Zoom - Zoom X

Bei Zoom handelt es sich um einen Videokonferenzdienst der amerikanischen Firma zoom.us. Lizenzen für die Nutzung des Dienstes können kostenpflichtig (ab September 2023) über das URZ bezogen werden.

Zoom X ist eine von der Telekom angebotene und in deutschen Rechenzentren betriebene Zoom Version.

Lizenzerwerb

1. Die Bestellung der Software erfolgt über die Software-Datenbank im Menüpunkt „Neue Bestellung“.
2. Das Überlassungsentgelt ist für kostenpflichtige Software über einen „Materialschein/Lagerentnahme“ (sog. ME-Schein) abzurechnen. Der ME Schein wird für die Bestellung in der Software-Datenbank bereitgestellt.
3. Der ME Schein ist vom Zeichnungsberechtigten der Kostenstelle zu unterschreiben und an das URZ zu schicken. (gern per Mail und Umbuchungsanweisung)
4. Nach kurzer Bearbeitungszeit erhält der Besteller per E-Mail eine Bestätigung der erfolgten Lizenzüberlassung.
5. An die benannten E-Mail-Adressen wird von Zoom eine Mail gesendet, um den Zoom-Account einzurichten.

Funktionen

• Audio-/Video-Multipoint-Konferenzen
• Shared Whiteboard
• Application und Desktop Sharing
• Chat
• Echtzeit-Anmerkungen
• Aufzeichnung von Konferenzen
• Onlinebesprechungen
• Schulung
• technischer Support

Systemvoraussetzungen

• Headset und Webcam (optional, für Audio und Video)
• Flash-Plugin v8 oder höher für PC und Mac
• Browserunterstützung Windows: IE7+, Firefox, Chrome, Safari5+
  Mac: Safari5+, Firefox, Chrome
  Linux Firefox, Chrome
• Hinweis: Linux benötigt einen Prozessor oder eine Grafikkarte, die OpenGL 2.0 oder höher unterstützen kann
• Weitere Informationen auf der Zoom-Webseite

Zugang und generelle Nutzung:

• Sie erhalten die Zugangsdaten zum Zoomaccount per E-Mail direkt von Zoom
• Legen Sie ein individuelles Passwort fest, verwenden Sie auf keinen Fall Ihr TUC Passwort
• Die Nutzung von Zoom erfolgt mittels dienstlicher E-Mail-Adresse und einem selbstgewähltem Passwort.
  • Nur Moderatoren müssen sich zur Nutzung anmelden
  • Teilnehmende benötigen keinen Account
  • Es können nicht mehrere Sitzungen zeitgleich über einen Account laufen
• Bei der Nutzung des Zoom-Clients ist die jeweils aktuellste Version zu verwenden.
• Regeln zum Datenschutz sind den Seiten des Datenschutzbeauftragten zu entnehmen.
• žZoomœ ist ein Dienst, der von einem Anbieter auߟerhalb der EU erbracht wird.
• Alternativ empfehlen wir auch die Verwendung des an der TU Chemnitz betriebenen BigBlueButton-Systems.

Veranstaltung (Meeting):

• Für die Teilnahme per Zoom an einer Veranstaltung ist keine Registrierung bei Zoom Video Communications Inc. erforderlich. Bei reiner audiovisueller Teilnahme werden nur technische Verbindungsdaten temporär erfasst.
• Generell wird empfohlen, den Zugang zu Zoom-Videokonferenzen (Meetings) für Lehrveranstaltungen zu kontrollieren. Soweit im Rahmen der Lehre urheberrechtlich geschützte Werke im zulässigen Maß verwendet werden, ist die wirksame Beschränkung des Nutzerkreises auf die Veranstaltungsteilnehmer*innen gesetzlich vorgeschrieben. Neben dem obligatorischen Passwortschutz haben Sie die Möglichkeit, die Registrierung der Teilnehmenden in den Meeting-Optionen vorzusehen und/oder einen Warteraum einzurichten, aus dem Sie die Teilnehmenden einzeln zur Veranstaltung zulassen. Die Warteraumoption darf nicht zum Führen von Teilnahmelisten verwendet werden.

Aufzeichnung:

• Die Aufzeichnung einer Videokonferenz mit Zoom, auch in Teilen, darf nur mit ausdrücklichem Einverständnis aller Teilnehmenden erfolgen und nur insofern dies für dienstliche Zwecke und die konkrete Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Hierunter fallen zum Beispiel Vorlesungsaufzeichnungen zum Nachhören oder für verhinderte Teilnehmende und die Protokollierung von Ergebnissen. Teilnehmende sind im Vorfeld über die geplante Aufzeichnung zu informieren.
• Aufzeichnungen (Video, Audio, Chat) werden in der Zoom-Cloud in den USA zwischengespeichert und sind zeitnah zu transferieren und in Zoom zu löschen.
• Die Nutzung anderer Möglichkeit zur Aufzeichnung von Bild, Ton und Chatverläufen ist nicht gestattet.

Folgende Einstellungen können vor der ersten Verwendung oder jedem Meeting umgestellt werden:

• Teilnehmervideo [deaktivert]
• Teilnehmende beim Betreten muten [aktiviert]
• Beitritt vor Moderator [deaktiviert]
• E-Mail-Versand nur vom PC
• Peer-to-Peer-Verbindung, während sich nur zwei Personen in einem Meeting befinden [aktiviert]
• Deaktivieren der Desktop-/Bildschirmfreigabe für Benutzer [aktiviert]
• Cloud-Aufzeichnung [deaktiviert]

zentrale Datenschutzkonforme Konfiguration Zoom (keine Änderung möglich):

• Wasserzeichen hinzufügen [deaktiviert]
• Feedback an Zoom [deaktivert]
• Ende-zu-Ende Verschlüsselung
• Kalender- und Kontakt-Integration [deaktiviert]
• Beim Anberaumen neuer Meetings Kennwort verlangen [aktiviert]
• Verschlüsselung für Endpunkte von Drittanbietern erforderlich (H323/SIP) [aktiviert]
• Verhindern, dass Teilnehmer den Chat speichern [aktiviert]
• Chats automatisch speichern [deaktiviert]
• Whiteboards automatisch speichern [deaktiviert]
• Fernsteuerung [deaktiviert]
• Remoteunterstützung [deaktivert]
• Kamerafernsteuerung [deaktiviert]
• Datacenter Regionen:Europa, United States
• Mehrere Audiobenachrichtigungen bei der Aufzeichnung des Meetings/dem Beenden der Aufzeichnung [aktiviert]
• Teilnehmende müssen Ihr Einverständnis zur Aufzeichnung eines Meetings geben.

Aktuelle Hinweise zum Thema Datenschutz auch bei Videokonferenzen finden Sie im FAQ-Bereich auf den Webseiten des Datenschutzbeauftragten.

Vorgehensweise

Zoom Help Center

Die verwendete Lizenz gestattet eine gleichzeitige Nutzung von max. 300 aktiven Teilnehmern.