Datenschutzerklärung für den Videokonferenz-Dienst BigBlueButton an der TU Chemnitz

Diese Datenschutzerklärung klärt Sie in Ergänzung zu den auch insoweit zu beachtenden allgemeinen Hinweisen über die Datenverarbeitung durch die Technische Universität Chemnitz über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Videokonferenz-Dienstes BigBlueButton auf. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Datenschutzerklärung auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für alle Geschlechter.

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Technische Universität Chemnitzi
vertreten durch den Rektor
Prof. Dr. Gerd Strohmeier
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz

E-Mail: rektor@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-10000
Telefax: +49 371 531-10009
Web: www.tu-chemnitz.de

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte der Technischen Universität Chemnitz ist:

Gernot Kirchner
Datenschutzbeauftragter der TU Chemnitz
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz

E-Mail: datenschutzbeauftragter@tu-chemnitz.de
Telefon: +49 371 531-12030
Telefax: +49 371 531-12039
Web: www.tu-chemnitz.de/rektorat/dsb/

III. Technische Umsetzung des Dienstes

Die technische Umsetzung des Videokonferenz-Dienstes BigBlueButton erfolgt intern durch das Universitätsrechenzentrum (URZ) der Technischen Universität Chemnitz, welches über folgende E-Mail-Adresse zu erreichen ist: support@hrz.tu-chemnitz.de

IV. Bereitstellung des BigBlueButton Videokonferenzsystems

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Ergänzend zur Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles verarbeiten wir folgende Daten für das BigBlueButton Videokonferenzsystem:

• Log- und Systemdaten
• Raumname der besuchten Videokonferenz
• Telefonnummer, bei Nutzung der Telefoneinwahl
• Beginn und Ende der Konferenz
• Teilnehmeranzahl der jeweiligen Konferenz
• Datenübertragung des Webkonferenzsystems(*)
• Anzeigename
• Audiodaten (Sprachübertragung)
• Videodaten (Bilderübertragung WebCam)
• hochgeladene Präsentationen oder Bilder
• Abstimmungsergebnisse
• Chatbeiträge
• Inhalte der geteilten Notizen
• Optionale Aufzeichnung von Videokonferenzen
• Übertragung an Drittanbieter (bei Telefoneinwahl)
• Telefonnummer
• Audiostream
• Session-Cockies
• Name, Benutzerkennung (im Folgenden EPPN) und E-Mail-Adresse angemeldeter Nutzer*

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Das Universitätsrechenzentrum ist berechtigt, personenbezogene Daten eines Benutzers mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren zu verarbeiten, d.h. beispielsweise zu erheben, zu erfassen, zu ordnen, zu speichern, abzufragen oder zu löschen, sofern und soweit die Verarbeitung für die Erfüllung des öffentlich-rechtlichen Benutzungsverhältnisses mit dem Benutzer – u.a. zur Bereitstellung des BigBlueButton Videokonferenzsystems – erforderlich ist.

Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch das Universitätsrechenzentrum ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutzgrundverordnung - DSGVO) i.V.m. §§ 14, 92 Abs. 3 SächsHSFG i.V.m. der Benutzungsordnung des Universitätsrechenzentrums (URZ) der Technischen Universität Chemnitz.

Rechtsgrundlage für die Erhebung und vorübergehenden Speicherung der Daten in den Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung eines berechtigten Interesses). Zudem erlaubt auch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i. V. m. § 100 TKG eine Datenspeicherung.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Sie können den den Videokonferenz-Dienst BigBlueButton anonym nutzen, wenn Sie Einladungslinks zu Videokonferenzen folgen, ohne ein Login durchzuführen. In diesem Fall kann ein selbst gewählter Name hinterlegt werden. Hier werden von den in Punkt 1 aufgezählten Daten das BigBlueButton Session-Cookie sowie die Daten zur Bereitstellung der Webseite verarbeitet. Wenn Sie sich am BigBlueButton Videokonferenzsystem anmelden, werden zusätzlich dazu Name, EPPN und E-Mail-Adresse von der Heimathochschule übertragen, nachdem Sie sich bei Ihrer Heimathochschule authentifiziert haben. Heimathochschule ist diejenige Hochschule, die den Account ausgestellt hat, mit dem der BigBlueButton Videokonferenzdienst genutzt wird. Bei erstmaliger Benutzung wird im Videokonferenzdienst automatisch ein Account angelegt.

Die E-Mail-Adresse angemeldeter Nutzer wird dazu verwendet, Raumzugänge zu teilen sowie mit Nutzern im Fall von technischen Problemen kommunizieren zu können.

4. Dauer der Speicherung

Ergänzend zur Dauer der Speicherung im Rahmen der Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles gilt für den BigBlueButton Videokonferenz-Dienst:

Logdaten werden für eine Woche zum Zweck der Fehlerdiagnose auf den BigBlueButton-Servern gespeichert und an einen zentralen Logserver weitergeleitet. Dort werden sie nach einer Woche verschlüsselt und für weitere 3 Wochen aufgehoben.

Für die Audioverbindungen sammeln wir Qualitätsmetriken, die eine Woche mit Personenbezug gespeichert werden. Nach einer Woche wird der Personenbezug entfernt.

Aufzeichnungen werden gespeichert, bis sie vom Raumeigentümer gelöscht werden. Aufzeichnungen, die vom Raumeigentümer nicht veröffentlicht wurden und älter als 1 Jahr sind, werden zum Beginn jedes Semesters gelöscht.