Vorzimmerschaltung mit Andphone

• Basis-Layout
  • Apparat vom Chef
  • Apparat im Sekretariat
  • Statusfenster
  • Zusätzliche Services
  • Rufnummernanzeige
• Funktionen
  • Gespräche an den Chef übergeben
  • Gespräche "blind" übergeben
  • Gespräche heranholen
  • Ruhe vor dem Telefon
  • Rufumleitungen konfigurieren, Vertretung
  • Bekannte Defizite, Einschränkungen
• Erweiterungen
  • Eigene Orgleitung im Sekretariat
  • Durchsage (Gegensprechen)
  • Optische Überwachung

Die Beauftragung der Vorzimmerschaltung erfolgt über ein Webformular

Im folgenden wird exemplarisch das Telefonlayout von einem Team mit zwei Chefs und einer Sekretärin vorgestellt. Das Prinzip bleibt bei mehreren Chefs und / oder mehreren Sekretärinnen gleich.

Ziel der Andphone-Schaltung ist es, eine übersichtliche Basis-Schaltung anzubieten, welche durch Optionen ergänzt werden kann.

Weiterhin löst diese Schaltung folgende bekannte Defizite der „Standard-Schaltung“:

• Anrufe in Abwesenheit wird nur an einem Apparat gefüllt. Somit entstehen keine Komplikationen beim Rückruf von Partnern.
• Es kann unkompliziert eine Vertretung festgelegt werden oder die Sekretärin kann Ihren Arbeitsplatz umleiten, so dass sie trotzdem zum Chef verbinden kann.
• Ruhe vor dem Telefon kann vom Chef durch Drücken einer einzelnen Taste aktiviert werden.
• Auf dem Telefon werden im Basis-Layout nur wenige Plätze benötigt. Somit bleiben mehr Tasten für Kurzwahlen frei. Bis zu vier Chefs können gleichzeitig bedient werden.
• Übergeben ohne Rückfrage und Übergeben durch Auflegen des Hörers möglich.
• Sicherstellung der Erreichbarkeit des Chefs falls das Sekretariat abgemeldet ist.

Basis-Layout

Apparat vom Chef

Platz	Funktion	Beispiel	Symbol	Beschreibung
1	Leitung	Klaus Testfall 36713		persönliche Rufnummer des Chefs
2	Leitung	Dez 6.0 28130		Organigramm-Nummer, diese ist im Normallfall immer auf den Chef umgeleitet
3	Schnellwahl	→ Rosi Testschuh		Schnellwahltaste, um das Sekretariat zu erreichen oder um Gespräche direkt zu vermitteln
4
5	Funktionstaste	Ruhe		„Ruhe vor dem Telefon“ schalten
6	Funktionstaste	Team		Team-Funktionen aufrufen, Überwachungstatus anzeigen

Apparat im Sekretariat

Platz	Funktion	Beispiel	Symbol	Beschreibung
1	Leitung	Rosi Testschuh 36716		persönliche Rufnummer der Sekretärin
2	Schnellwahl	→ Klaus Testfall		Schnellwahl und direkt Übergeben zu Chef 1
3	Schnellwahl	→ Andreas Testmeise		Schnellwahl und direkt Übergeben zu Chef 2
4
5
6	Funktionstaste	Team		Team-Funktionen aufrufen, Überwachtungstatus anzeigen

Statusfenster

Alle wichtigen Informationen werden in einem Statusfenster angezeigt. Sollten andere Funktionen dieses Fenster verdecken, so kann es immer durch Drücken von „Team“ wieder in den Vordergrund geholt werden.

Im Fenster gibt es eine Statuszeile, die Informationen über den Anrufer anzeigt. Weiterhin ist jede Leitung in einem Team einer nummerierten Position in dem Fenster zugeordnet.

Ausschnitt	Funkion
	Statusleiste, Information über Anrufer und Zielnummer
	Team-Mitglied 1: persönliche Leitung vom ersten Chef
	Team-Mitglied 2: persönliche Leitung der Sekretärin
	Team-Mitglied 3: persönliche Leitung vom zweiten Chef
	Team-Mitglied 4: Org-Nummer vom ersten Chef
	frei
	Team-Mitglied 6: Org-Nummer vom zweiten Chef

Zustände

Die Anzeige im Statusfenster kann verschiedene Zustände haben, die im folgenden erläutert werden.

Beispiel	Beschreibung
	Leitung ist umgeleitet auf ein anderes Mitglied.
	Mitglied 2 erhält soeben einen Anruf. In Zusammenhang mit der Statuszeile ist zu erkennen, dass der Ruf für die persönliche Rufnummer vom ersten Chef war.
	Die Leitung ist umgeleitet – aber nicht zu einem Teammitglied.
	Auf dieser Leitung wird soeben gesprochen.

Zusätzliche Services

In dieser Art der Vorzimmerschaltung stehen weitere Funktionen im Service-Menü (Erde-Taste) zur Verfügung:

Rufnummernanzeige

Bei weitergeleiteten Gesprächen an das Sekretariat wird die Nummer des Chefs in der Rufnummer ergänzt (z. B. #1, #3). Somit kann in der Rufnummernliste „Anrufe in Abwesenheit“ unterschieden werden, für welche Chef der verpasste Anruf war.

Beispiele

• 31224#1 … von 31224 für Chef mit der Nummer 1 in dem Statusfenster
• 00172123456#3 … von 00172123456# für Chef mit der Nummer 3 im Statusfenster

Funktionen

Gespräche an den Chef übergeben

Folgendes Beispiel bezieht sich darauf, dass der Chef „Ruhe vor dem Telefon“ aktiv hat ().

Schritt	Aktion	Telefon im Sekretariat	Telefon des Chefs
1	Anrufer ruft die Org.Nummer an, z. B. 28130	Im Sekretariat klingelt es.	Chef sieht im Statusfenster, das es im Sekr. klingelt
2	Sekretär/in nimmt Gespräch entgegen	Gespräch mit Anrufer	Chef sieht im Statusfenster, das im Sekretariat gesprochen wird
	Anrufer möchte Chef sprechen
	Sekretär/in möchte an Chef übergeben
3		Sek. drückt „Team“ um zu sehen, ob Chef frei ist
4	Sekretär/in drückt „→ Klaus Testfall“	Anrufer wird gehalten.	Beim Chef klingelt es.
An dieser Stelle kann die Sekretärin den Hörer auflegen und übergibt das Gespräch direkt.
5	Chef nimmt Ruf von Sekretariat entgegen	Sekretariat spricht mit Chef	Chef spricht mit Sekretariat
6	Sekretariat legt Hörer auf	Sekretariat hat kein Gespräch mehr	Anrufer klingelt bei Chef
7	Chef drückt „Annehmen“		Chef spricht mit Anrufer

Gespräche „blind“ übergeben

Sobald ein Anruf kommt, kann (ohne abzuheben) das Gespräch „blind“ übergeben werden, indem man einfach die Schnellwahltasten zum Chef drückt.

Gespräche heranholen

Sollte der Chef „Ruhe vor dem Telefon“ deaktiviert haben, kann die Sekretärin Gespräche heranholen, indem sie einfach „Pickup“ drückt.

1. „Team“ drücken
2. Nummer des Gespräches drücken, welches herangeholt werden soll

Ruhe vor dem Telefon

Der Chef kann „Ruhe vor dem Telefon“ schalten, indem er einfach den Funktionsknopf „Ruhe“ drückt. Ob die „Ruhe“ aktiviert ist, erkennt man im Statusfenster anhand der Umleitungs-Symbole.

• Ruhe aus (alle Gespräche klingeln beim Chef):
• Ruhe an (alle Gespräche gehen zum Sekretariat):

Über das Service-Menü (Erde-Taste) kann die Sekretärin alle Umleitungen auch für den Chef setzen.

1. Erde-Taste drücken
2. „C/S: Ruhe vor dem Telefon“ wählen
3. Chef-Nummer wählen
4. „Ruhe vor dem Telefon“ wird umgeschaltet

Rufumleitungen konfigurieren, Vertretung

Bei kurzzeitiger Abwesenheit von Sekretär oder Sekretärin bzw. im Vertretungsfall kann das Sekretariat bzw. der Chef flexibel eine anderes Sekretariat wählen.

1. Erde-Taste drücken
2. „Sek. wählen“
3. Im Sekretariat muss an dieser Stelle noch der Chef gewählt werden.
4. „anderes Ziel“ wählen
5. Rufnummer der Vertretung eingeben

Ab diesem Zeitpunkt hat das Vertretungs-Sekretariat das Recht, den Chef direkt zu erreichen und somit Gespräche zu ihm durchzustellen.

Bekannte Defizite, Einschränkungen

Die optische Erkennung, ob ein Chef spricht oder nicht, erfolgt nicht über farbige Leuchttasten, sondern über das Statusfenster. Optional kann die herkömmliche Überwachung aktiviert werden. Dies hat jedoch wieder andere Nachteile (siehe unten).

Manchmal erscheint ein kaputtes Statusfenster. Um das Problem zu beheben, nehmen Sie bitte den Hörer ab und legen ihn wieder auf. Danach ist das Statusfenster wieder i. O.

Erweiterungen

Eigene Orgleitung im Sekretariat

Sollte es notwendig sein, dass im Sekretariat die Organigramm-Rufnummer für abgehende Gespräche nutzbar sein soll, kann dies konfiguriert werden. Dabei ist jedoch nicht die Funktion „direktes Übergeben“ nutzbar, sondern nur eine herkömmliche Schnellwahltaste.

Durchsage (Gegensprechen)

Optional kann die Funktion „Durchsagen“ konfiguriert werden. Mit dieser Funktion kann der Chef der Sekretärin Informationen mitteilen, ohne dass die Sekretärin den Hörer abnehmen muss.

Optische Überwachung

Die Leitung des Chefs (persönlich und/oder Organigramm) kann zusätzlich auf dem Apparat im Sekretariat konfiguriert werden. Durch diese Option kann die Sekretärin wie herkömmlich anhand der bunten Funktionstasten sehen, ob der Chef spricht oder nicht.

• Dadurch werden jedoch wieder die Anruflisten von Chef und Sekretariat gefüllt und es kann zu Konflikten bei der Abarbeitung der „Anrufe in Abwesenheit“ kommen.
• Die Funktion „direktes Übergeben“ ist nicht mehr nutzbar.