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FAQ – Antworten auf häufig gestellte Fragen

FAQ – Antworten auf häufig gestellte Fragen zu E-Mail

In Ihren Mail-Programmen (z. B. Thunderbird oder Outlook) und Smartphones können Sie den Zugang zur zentralen Mailbox selbst einrichten. Um schnell mal nach Ihren Mails zu schauen, haben Sie mit IMP-Webmail zusätzlich die Möglichkeit, über den Browser auf die zentrale Mailbox zuzugreifen.

Die Größenbegrenzung liegt in der Übertragungsfähigkeit der Netze, in den Speichermöglichkeiten der beteiligten Mailserver und in administrativen Beschränkungen. Diese Bedingungen sind netzweit sehr unterschiedlich.

Für das Senden und Empfangen von E-Mail ist momentan eine Beschränkung von 200 MBytes pro E-Mail festgelegt. Damit können Sie z.B. eine Datei von ca. 150 MByte versenden. Für Webmail gibt es ein Limit je Anhang von 100 MBytes.

Wenn Sie größere Dateien versenden wollen, benutzen Sie einen sicheren Cloud-Dienst, zu dem Sie Ihre Datei(en) hochladen. Dem Empfänger senden Sie dann die Adresse, unter der Ihre Datei(en) abrufbar sind. Empfohlene Dienste sind:

Für das Empfangen von E-Mail auf dem zentralen Mailbox-Server gibt es ebenfalls eine Größenbeschränkung - die maximale Größe Ihrer Mailbox, siehe Quota im IdM-Portal.

Die Übertragung von E-Mail erfolgt in den meisten Fällen im Sekunden oder Minutenbereich Ist ein Übermittlungs-Server jedoch nicht erreichbar (Netzstörung, Server-Überlastung oder -Ausfall, Fehlkonfiguration), verzögert sich die Zustellung. Die zentralen Mail-Relays der TU sind momentan so eingestellt, dass sie bei verhinderter Zustellung nach 24 Stunden eine kurze Information an den Absender über die Verzögerung senden, nach weiteren 24 Stunden eine weitere:

Ihre Nachricht an                        Your message to
                    user@tiefschlaf.net
konnte bisher nicht versandt werden,     has not yet been delivered.
sondern steht noch in der Mail-Warte-    The message is queued for processing
schlange am Mailserver                   on the TU Chemnitz mailserver
                    ....hrz.tu-chemnitz.de.
...

Kann nach 5 Tagen die Mail immer noch nicht zugestellt werden, wird sie an den Absender zurückgesendet.

Da es (noch) keine verlässliche Rückmeldung über die Auslieferung einer Mail beim Empfänger gibt, sollte man sich bei wichtigen Nachrichten mit dem Kommunikationspartner auf eine kurze Rückmeldung nach dem Empfang verständigen.

Spam-Mail Manchmal landet unerwünschte Spam-Mail in meiner Mailbox, die auf den ersten Blick gar nicht für mich bestimmt ist:

Wieso kommt diese Mail denn trotzdem bei mir an?

Eine E-Mail besteht neben dem vom Mail-Programm angezeigten Nachrichten-Kopf (Header-Zeilen To:, Subject: bzw. eingedeutscht An:, Betreff:) und dem eigentlichen Inhalt auch einem "Umschlag" (Envelope), der Absender und einen oder mehrere Empfänger enthält.

Das ist wie bei einem geschäftlichen Brief - dort hat das Schreiben auch einen Briefkopf, der häufig Absender, Empfänger, Datum, Betreff, ein Logo usw. beinhaltet. Das steckt dann in einem Briefumschlag, auf dem der Empfänger und Absender steht (und eine Briefmarke klebt). Nur diese Adress-Angaben auf dem Umschlag benutzt die Post zur Zustellung.

Das Übertragungssystem für E-Mail benutzt zur Zustellung der Mail genauso nur die Adressen des "elektronischen Umschlages". Im Normalfall sind nun die Adressen auf dem Umschlag und im Kopf identisch (analog zum Fenster-Kouvert bei Briefpost). Bei Spam-Mails werden jedoch die Umschlagadressen häufig unabhängig vom Kopf (der meist gefälschte Adressen enthält) gesetzt. Damit soll die Herkunft der dubiosen Botschaft verschleiert und der Empfänger verunsichert werden.

Die vollständigen Kopfzeilen einer E-Mail (im Mail-Programm mit Funktion "Nachrichten-Quelltext") enthalten übrigens auch Informationen des "Umschlages":

Return-Path: <dehumxxxxx@worldwide-database.com> 
  - der Absender vom "Umschlag" - auch der ist bei Spam-Mails meist gefälscht.

Received: from [81.91.65.XX] ... by lana.hrz.tu-chemnitz.de... for f.richter@hrz.tu-chemnitz.de; Tue, 16 Sep 2003 11;12:01 +0200
- Der "Eingangsstempel" der Einlieferung an die TU Chemnitz, hier taucht der einliefernde Rechner, der "Umschlag-Empfänger" und die Zeit auf.

Im IMP-Webmail sind gelöschte Mails zunächst nicht endgültig verschwunden, sondern erscheinen nur durchgestrichen. Wie sie endgültig gelöscht werden können, erklären wir in einem Blogbeitrag.

Vermutlich läuft auf Ihrem Rechner "Norton Antivirus 200x", welches ausgehende E-Mail überprüfen will. Dieser Viren-Prüfer versteht jedoch die verschlüsselte Übertragung nicht und liefert diesen Fehler (nicht der Mail-Server). Wenn Sie die Prüfung des der ausgehenden Mail ausschalten, funktioniert das verschlüsselte Senden.

Sie müssen die E-Mails aus Ihrem noch bestehenden Mail-Zugang herunterladen. Am besten geht das mit einem E-Mail-Programm, z.B. mit Mozilla Thunderbird:

  1. Herunterladen und Installieren: www.mozilla.org/de/thunderbird/, Hilfe
  2. Starten und Konto an der TU einrichten:
    weitere Hinweise
  3. Im Konto der TU sollten Sie alle E-Mails und Ordner sehen.
  4. Legen Sie unter Lokale Ordner einen neuen Ordner an:
    Rechtsklick auf Lokale Ordner → Neuer Ordner …, Name z. B. TU Chemnitz
  5. Nun können Sie Ordner aus dem TU-Konto in diesen lokalen Ordner kopieren:
    Mit der Maus klicken, gedrückt halten und ziehen.
  6. Andere Variante: Markieren Sie alle E-Mails eines Ordners in der Übersicht - Strg+A
    Klick rechts → Verschieben/Kopieren in ... → Lokalen Ordner auswählen.

Es gibt auch Werkzeuge, die einen Umzug unterstützen, z.B. IMAPSize (Windows). Bei manchen Webmail-Anbietern können Sie eine Funktion nutzen, mit der Sie die E-Mails vom TU-Konto abrufen und so beim neuen Anbieter speichern können, z.B. Lösung für Google Mail oder Outlook.com bzw. Outlook.de.

Siehe auch: Blog-Artikel zum Thema E-Mail