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Nutzungsvarianten

Nutzungsvarianten

Wenn Sie am Exchange-Dienst teilnehmen, erhalten Sie zusätzlich zu Ihrem bereits bestehenden Postfach (im Folgenden URZ-Postfach) ein Exchange-Postfach. Im Abschnitt „E-Mail“ des IdM-Portals treffen Sie eine Entscheidung, welches Ihrer Postfächer das Hauptpostfach darstellt. Alle an Ihre Unimailadresse gerichteten E-Mails werden in das Hauptpostfach ausgeliefert. Beachten Sie, dass sich ein Wechsel des Hauptpostfachs allerdings nur für zukünftige Mails auswirkt. Mails, die bereits in ein Postfach zugestellt wurden, verbleiben auch nach einer Umstellung dort. Je nach Wahl des Hauptpostfachs ergeben sich zwei unterschiedliche Nutzungsvarianten, die im Folgenden näher beleuchtet werden.

Nutzung des Exchange-Postfachs für E-Mail und Termine

Mit der Auswahl des Exchange-Postfachs als Hauptpostfach wickeln Sie sowohl den E-Mail-Versand als auch ihre Terminplanung über den Exchange-Dienst ab. Diese Variante ist in der Benutzung auf Dauer am einfachsten, erfordert jedoch anfangs einen gewissen Umstellungs- und Umgewöhnungsaufwand. Wenn Sie Ihren Arbeitsalltag mittels Exchange organisieren wollen oder Microsoft Outlook zum Mailversand benutzen, raten wir Ihnen dringend zu dieser Variante.

Die alleinige Nutzung des Exchange-Postfachs bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Unkomplizierte Terminverwaltung
  • Zugriff auf Mails und Termine über dieselbe Schnittstelle
  • Nutzung des vollen Leistungsumfangs von Microsoft Outlook

Im Vergleich zu bisher ergeben sich für Sie folgende Veränderungen:

  • Der Zugriff auf Ihr Postfach erfolgt nun über Outlook Web App und nicht mehr über Horde Webmail.
  • Sie müssen die Konfiguration aller von Ihnen benutzen Mail-Programme und Mobilgeräte auf das neue Postfach ändern.
  • Mails aus dem alten URZ-Postfach müssen mittels eines herkömmlichen Mail-Programms in das neue Exchange-Postfach verschoben werden. Alternativ können Sie das URZ-Postfach als Zweitkonto in Ihrem Mail-Programm einrichten. Ein Verschieben der Mails entfällt dann.
  • Mail-Filter und Abwesenheitsbenachrichtigungen im URZ-Postfach müssen händisch in das neue Exchange-Postfach übernommen werden.
  • Gruppenpostfächer werden weiterhin über den URZ-Postfachserver bereitgestellt. Als Nutzer von Gruppenpostfächern müssen Sie deshalb Ihr URZ-Postfach als Zweitkonto in Ihrem Mail-Programm einrichten.

Nutzung des Exchange-Postfachs ausschließlich zur Terminplanung

Wenn Sie Ihre URZ-Mailbox weiterhin als Hauptpostfach benutzen wollen, steht Ihnen die Verwendung des Exchange-Dienstes zur Terminplanung dennoch offen. Allerdings können Sie Exchange ausschließlich zur Terminplanung nutzen. Der Versand und der Empfang von E-Mails erfolgt dann wie gewohnt über Ihr bisheriges URZ-Postfach. Umstellungs- und Umgewöhnungsaufwand sind in dieser Variante minimal, allerdings sind bei der Terminplanung einige Besonderheiten zu beachten. Wir empfehlen diese Variante für alle Nutzer, die ausschließlich Termine mit Exchange-Nutzern innerhalb der TU Chemnitz vereinbaren oder lediglich Zugriff auf andere Exchange-Kalender (z. B. von Vorgesetzen oder Kollegen) benötigen und den Umstellungsaufwand für die obige Variante scheuen. Beachten Sie aber, dass diese Variante gewisse Nachteile aufweist, die sich auf die Benutzbarkeit niederschlagen.

Die technische Umsetzung dieser Variante basiert darauf, dass alle Termineinladungen bzw. Zu- und Absagen, die an Ihrem Exchange-Postfach eingehen, automatisch an das URZ-Postfach weitergeleitet werden. Eine Überwachung beider Postfächer ist somit nicht zwangsläufig notwendig. Da die weitergeleiteten Mails nun als Duplikat im Exchange-Postfach vorliegen, werden Sie dort nach Ablauf von 31 Tagen automatisch gelöscht.

Zusammengefasst bietet Ihnen diese Variante folgende Vorteile:

  • Verwendung von Horde Webmail weiterhin möglich
  • Beibehaltung von Mailfiltern und Einstellung für Abwesenheitsnachrichten

Folgende Nachteile bzw. Besonderheiten müssen Sie jedoch beachten:

  • Greifen Sie möglichst nur mit der Outlook Web App auf Termine zu.
  • Bereinigen Sie den Postausgangs- und den Entwürfeordner im Exchange-Postfach regelmäßig
  • Benachrichtungsmails über für Sie freigegebene Kalender müssen innerhalb von 31 Tagen bearbeitet werden. Diese Mails sind im Papierkorb aufzusuchen und können nur von Outlook Web App korrekt verarbeitet werden.
  • Einladungen externer Partner werden nicht ohne Weiteres von Ihrem Exchange-Kalender verarbeitet.
  • Verwenden Sie bitte nicht den Kalender von Horde Webmail. Dieser steht in keiner Verbindung mit dem Exchange-Kalender.
  • Von der Verwendung von Outlook 2013 im Rahmen dieser Variante wird abgeraten, da diese Outlook-Version in einigen Fällen Mailordner des URZ-Postfachs nicht korrekt darstellt.

Weiterleitung externer Termine an das Exchange-Postfach

Sie können Einladungen bzw. Zu- und Absagen externer Partner, die im Cyrus-Postfach landen, auch direkt an das Exchange-Postfach zustellen. Hierzu müssen Sie die betreffende Mail an folgende Mail-Adresse umleiten (bouncen): „nkz@msx.tu-chemnitz.de“. Ersetzen Sie hierbei „nkz“ durch Ihr Nutzerkennzeichen.

Sofern Sie mit der Bedienung von Sieve vertraut sind, können Sie in Ihrem Cyrus-Postfach folgenden Sieve-Filter einrichten.

# Mindestens folgende Module muessen geladen werden, ggf. eigene Liste ergaenzen
require ["body"];

# Externe Termine an das Exchange-Postfach weiterleitern
if allof ( body :content "text/calendar" :contains "", not header :comparator 
"i;ascii-casemap" :matches "X-MS-Exchange-Inbox-Rules-Loop" "*tu-chemnitz.de" 
) {
    redirect "nkz@msx.tu-chemnitz.de";
    stop;
}

Achtung: dieser Filter lässt sich nicht über Horde Webmail anlegen und wird gelöscht, sobald Sie die Filtereinstellungen über Horde Webmail ändern.