Universitätsweites Prozessmanagement
Prozessmanagement ist ein zentrales Element für die Qualitäts- und Organisationsentwicklung. Generelles Ziel ist es, die Strukturen der Universität so zu gestalten, dass Leistungen effektiv und effizient erbracht werden können. Hierfür ist es sinnvoll, Verwaltungsprozesse zu identifizieren, zu dokumentieren und kontinuierlich hinsichtlich Verbesserungsmöglichkeiten zu prüfen.
Unser Prozessmanagement konzentriert sich schwerpunktmäßig auf die folgenden Themen:
Organisationsentwicklung und Digitalisierung
Die Aufnahme und Analyse der Arbeitsabläufe ist eine Grundvoraussetzung in Projekten zur Organisationsentwicklung wie bspw. der Digitalisierung von Prozessen. Dadurch können die notwendigen Aktivitäten, mit ihren Anforderungen und Schnittstellen gut verstanden und kleinere wie auch größere Stolpersteine rechtzeitig identifiziert werden.
Wissensmanagement
Gut dokumentierte Prozesse sind Teil des internen Wissensmanagements. Sie geben Transparenz und Klarheit und bewahren das Knowhow der einzelnen am Prozess teilnehmenden Struktureinheiten bzw. Stellen auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen (relevant beispielsweise bei Mitarbeiterfluktuation/Fachkräfte- mangel).
Prozessüberblick
Die Prozesslandkarte visualisiert die gesamte Prozesslandschaft der Universität und ermöglicht eine übergeordnete Sicht auf relevante Hochschulprozesse. Sie bildet die Ablauforganisation ab und kann daher alternierend zum klassischen Organigramm, welches die Aufbauorganisation darstellt, verstanden werden.
Praxisbeispiel
Prozessmanagement, Organisationsentwicklung, Wissensmanagement...
das klingt alles gut, aber doch recht abstrakt.
Ein praktisches Beispiel wäre gut. Alles klar! Hier geht’s zum Erklärvideo:
Film ab!
Unser Team koordiniert das Prozessmanagement der TU Chemnitz. Wir möchten mit unserer Arbeit die Transparenz von Arbeitsabläufen erhöhen, Prozessknowhow sichern und im Rahmen von Organisationsentwicklungsprojekten bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung unterstützen.
Sie möchten Ihre Prozesse verbessern, dokumentieren oder digitalisieren? Dann kontaktieren Sie uns gern.
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Als zentrales Werkzeug für die Umsetzung des Prozessmanagements an der TU Chemnitz dient die PICTURE-Prozessplattform (eGovernment-Basiskomponente des Freistaates) und steht allen universitären Struktureinheiten zur Nutzung zur Verfügung. So können sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Prozessmanagements an einem Ort dokumentiert und archiviert werden.
In der Software werden Geschäftsprozesse dokumentiert und modelliert. Die Modellierung und Dokumentation der Arbeitsabläufe erfolgt im BPMN-2.0 Standard (Business Process Model and Notation 2.0). Diese Modellierungssprache gewährleistet eine gute Lesbarkeit, ein hinreichend gleiches Verständnis sowie weitreichende Möglichkeiten der technischen Interoperabilität.
Die Prozessplattform ist eine eGovernment-Basiskomponente des Freistaates Sachsen und dient als Werkzeug für die Erfassung von Informationen über Prozesse und Prozessnetze der öffentlichen Verwaltungen. Damit stellt sie einen wesentlichen Baustein der praktischen Umsetzung von Prozessmanagement dar.
Zugang zum TUC-Arbeitsbereich der PICTURE-Prozessplattform
Ihre Ansprechpartnerin: Katja Zweigler
Wie wird ein Prozess in BPMN-2.0 modelliert?
Dieses Video gibt einen ersten Überblick.
Für das Prozessmanagement an der TU Chemnitz wurden Modellierungskonventionen erarbeitet. Im TUCwiki ist hierzu ein ausführliches Handbuch zum Thema Prozessmanagement und zur Nutzung der PICTURE-Prozessplattform hinterlegt.
Um eine gute Qualität, Transparenz und Vergleichbarkeit der dokumentierten Prozesse zu gewährleisten, sollten die vereinbarten Konventionen bei der Modellierung beachtet werden.
Die Sächsische Staatskanzlei hat zum Thema Prozessmanagement in Öffentlichen Verwaltungen ebenfalls ein umfassendes Handbuch entwickelt.
Die Prozessmodellierungen erfolgen immer in Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen bzw. -durchführenden.
Das Knowhow und das Verständnis über die tatsächlichen Verwaltungsprozesse und deren Veränderungspotentiale liegen in den Struktureinheiten selbst. Wer einen Prozess regelmäßig ausführt, weiß am besten, wie er in Gänze aber auch en détail funktioniert.
Sehr gern unterstützt Sie das zentrale Prozessmanagement der Stabsstelle DTS bei Ihren Dokumentationen und Modellierungen in der PICTURE-Prozessplattform.
Weitere Informationen zum Prozessmanagement, der PICTURE-Prozessplattform und der Modellierungssprache BPMN-2.0 erhalten Sie in der Stabsstelle Digitale Transformation und Steuerung. Bitte kontaktieren Sie hierzu Katja Zweigler.
