Dienste
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung stehen Ihnen an unserer Hochschule zahlreiche digitale Dienste zur Verfügung, die Ihre Arbeitsprozesse gezielt unterstützen. Auf diesen Seiten finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Dienste, die von uns koordiniert und ausgerollt wurden, sowie Informationen zur Beantragung und den Ansprechpartnern bei weiteren Fragen.
TUCideas – Prozessoptimierung
Unsere Universität lebt von engagierten Mitarbeitenden, die Chancen zur Verbesserung erkennen und aktiv mitgestalten. Mit TUCideas möchten wir Ihnen die Möglichkeit geben, Vorschläge für effizientere, klarere und digital unterstützte Abläufe einzubringen, und zwar einfach, strukturiert und nachvollziehbar. Ziel ist es, Potenziale in bestehenden Prozessen sichtbar zu machen und gemeinsam Wege zu finden, wie Abläufe optimiert werden können.
Die besten Hinweise für Verbesserungen kommen aus der Praxis: aus den Fakultäten, zentralen Einrichtungen und Verwaltungsbereichen. Sie erleben täglich, wo es hakt, welche Informationen fehlen oder wo Medienbrüche den Ablauf verlangsamen.
Jede Idee ist willkommen! Ob kleine Vereinfachung im Arbeitsalltag oder umfassender Vorschlag zur Digitalisierung eines Prozesses.
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Hochschulen stehen vor dynamischen Veränderungen: steigende Anforderungen aufgrund neuer rechtlicher Vorgaben, Digitalisierung, Einsatz von KI oder sich wandelnder Arbeitsformen nehmen zu, während Budgets sich drastisch reduzieren und Personal aufgrund demografischen Wandels und Fachkräftemangel unter Druck steht.
Damit wir als TU Chemnitz handlungsfähig und zukunftsorientiert bleiben, müssen wir bestehende Aufgaben regelmäßig hinterfragen.
Aufgabenkritik heißt nicht, bestehende Arbeit infrage zu stellen, sondern sie weiterzuentwickeln:
- Was war einmal sinnvoll, ist es heute aber vielleicht nicht mehr?
- Wo gibt es Doppelarbeit?
- Was lässt sich digital oder einfacher organisieren?
Damit Ihr Vorschlag bestmöglich verstanden und bewertet werden kann, bitten wir Sie, das Formular „Prozessentwicklung“ möglichst vollständig auszufüllen.
Es werden u. a. folgende Punkte abgefragt:
- Zuständige oder betroffene Organisationseinheiten
- Beschreibung des Problems im Ablauf
- Auswirkungen auf Mitarbeitende oder Studierende
- Idee oder Lösungsvorschlag
- Potenziale (z. B. Zeitersparnis, Servicequalität, Nachhaltigkeit)
Zum Formular „Prozessentwicklung“
Nach Einreichung prüfen wir Ihren Vorschlag. Je nach Thema ziehen wir die zuständigen Fachstellen hinzu und bewerten Umsetzbarkeit und Wirkung.
Ob Ihre Idee umgesetzt werden kann, können wir nicht versprechen.
Was wir versprechen, ist jedoch eine offene, konstruktive Auseinandersetzung mit Ihrem eingereichten Vorschlag sowie eine Rückmeldung hinsichtlich der Entscheidung, ob eine, möglicherweise durch die Stabsstelle für Digitale Transformation und Steuerung begleitete, organisatorische Veränderungsmaßnahme erfolgen kann.
TUCprocesses – Universitätsweites Prozessmanagement
Prozessmanagement ist ein zentrales Element für die Qualitäts- und Organisationsentwicklung. Generelles Ziel ist es, die Strukturen der Universität so zu gestalten, dass Leistungen effektiv und effizient erbracht werden können. Hierfür ist es sinnvoll, Verwaltungsprozesse zu identifizieren, zu dokumentieren und kontinuierlich hinsichtlich Verbesserungsmöglichkeiten zu prüfen.
Unser Prozessmanagement konzentriert sich schwerpunktmäßig auf die folgenden Themen:
Organisationsentwicklung und Digitalisierung
Die Aufnahme und Analyse der Arbeitsabläufe ist eine Grundvoraussetzung in Projekten zur Organisationsentwicklung wie bspw. der Digitalisierung von Prozessen. Dadurch können die notwendigen Aktivitäten, mit ihren Anforderungen und Schnittstellen gut verstanden und kleinere wie auch größere Stolpersteine rechtzeitig identifiziert werden.
Wissensmanagement
Gut dokumentierte Prozesse sind Teil des internen Wissensmanagements. Sie geben Transparenz und Klarheit und bewahren das Knowhow der einzelnen am Prozess teilnehmenden Struktureinheiten bzw. Stellen auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen (relevant beispielsweise bei Mitarbeiterfluktuation/Fachkräfte- mangel).
Prozessüberblick
Die Prozesslandkarte visualisiert die gesamte Prozesslandschaft der Universität und ermöglicht eine übergeordnete Sicht auf relevante Hochschulprozesse. Sie bildet die Ablauforganisation ab und kann daher alternierend zum klassischen Organigramm, welches die Aufbauorganisation darstellt, verstanden werden.
Praxisbeispiel
Prozessmanagement, Organisationsentwicklung, Wissensmanagement...
das klingt alles gut, aber doch recht abstrakt.
Ein praktisches Beispiel wäre gut. Alles klar! Hier geht’s zum Erklärvideo:
Film ab!
Unser Team koordiniert das Prozessmanagement der TU Chemnitz. Wir möchten mit unserer Arbeit die Transparenz von Arbeitsabläufen erhöhen, Prozessknowhow sichern und im Rahmen von Organisationsentwicklungsprojekten bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung unterstützen.
Sie möchten Ihre Prozesse verbessern, dokumentieren oder digitalisieren? Dann kontaktieren Sie uns gern.
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Als zentrales Werkzeug für die Umsetzung des Prozessmanagements an der TU Chemnitz dient die PICTURE-Prozessplattform (eGovernment-Basiskomponente des Freistaates) und steht allen universitären Struktureinheiten zur Nutzung zur Verfügung. So können sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Prozessmanagements an einem Ort dokumentiert und archiviert werden.
In der Software werden Geschäftsprozesse dokumentiert und modelliert. Die Modellierung und Dokumentation der Arbeitsabläufe erfolgt im BPMN-2.0 Standard (Business Process Model and Notation 2.0). Diese Modellierungssprache gewährleistet eine gute Lesbarkeit, ein hinreichend gleiches Verständnis sowie weitreichende Möglichkeiten der technischen Interoperabilität.
Die Prozessplattform ist eine eGovernment-Basiskomponente des Freistaates Sachsen und dient als Werkzeug für die Erfassung von Informationen über Prozesse und Prozessnetze der öffentlichen Verwaltungen. Damit stellt sie einen wesentlichen Baustein der praktischen Umsetzung von Prozessmanagement dar.
Zugang zum TUC-Arbeitsbereich der PICTURE-Prozessplattform
Ihre Ansprechpartnerin: Katja Zweigler
Wie wird ein Prozess in BPMN-2.0 modelliert?
Dieses Video gibt einen ersten Überblick.
Für das Prozessmanagement an der TU Chemnitz wurden Modellierungskonventionen erarbeitet. Im TUCwiki ist hierzu ein ausführliches Handbuch zum Thema Prozessmanagement und zur Nutzung der PICTURE-Prozessplattform hinterlegt.
Um eine gute Qualität, Transparenz und Vergleichbarkeit der dokumentierten Prozesse zu gewährleisten, sollten die vereinbarten Konventionen bei der Modellierung beachtet werden.
Die Sächsische Staatskanzlei hat zum Thema Prozessmanagement in Öffentlichen Verwaltungen ebenfalls ein umfassendes Handbuch entwickelt.
Die Prozessmodellierungen erfolgen immer in Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen bzw. -durchführenden.
Das Knowhow und das Verständnis über die tatsächlichen Verwaltungsprozesse und deren Veränderungspotentiale liegen in den Struktureinheiten selbst. Wer einen Prozess regelmäßig ausführt, weiß am besten, wie er in Gänze aber auch en détail funktioniert.
Sehr gern unterstützt Sie das zentrale Prozessmanagement der Stabsstelle DTS bei Ihren Dokumentationen und Modellierungen in der PICTURE-Prozessplattform.
Weitere Informationen zum Prozessmanagement, der PICTURE-Prozessplattform und der Modellierungssprache BPMN-2.0 erhalten Sie in der Stabsstelle Digitale Transformation und Steuerung. Bitte kontaktieren Sie hierzu Katja Zweigler.
TUCrecruiting
Als innovative Wissenschafts- und Bildungseinrichtung sucht die Technische Universität Chemnitz – von der Ausbildung bis zur Professur – Menschen mit fachlicher und persönlicher Kompetenz, die konstruktiv und engagiert an der Weiterentwicklung der Hochschule mitwirken möchten.
Zu diesem Zwecke werden an der TU Chemnitz pro Jahr mehrere Hundert Stellenbesetzungsverfahren durchgeführt. Zur Stärkung der Arbeitgeberattraktivität wurde von der Stabsstelle für digitale Transformation und Steuerung daher im Auftrag des Dezernates 2 – Personal eine Softwarelösung zur medienbruchfreien Digitalisierung des Prozesses eingeführt.
Ab sofort können Bewerbungen über ein Online-Portal eingehen und von der zuständigen Struktureinheit medienbruchfrei digital verwaltet werden. Dies bietet zum einen für Bewerberinnen und Bewerber einen schnellen Weg, die nötigen Bewerbungsunterlagen einzureichen, und zum anderen für die am Stellenbesetzungsverfahren beteiligten Beschäftigten mehr Transparenz und Effizienz.
Gut zu wissen
Bei der bereitgestellten Software handelt es sich um eine SaaS-Anwendung (Software as a Service) der Firma BITE GmbH, welche auch bei über 100 anderen deutschen Hochschulen im Einsatz ist. Die Rechtskonformität ist gegeben.
Neben den personalverwaltenden Stellen im Dezernat Personal können je nach Fortschritt des Rollouts ebenso alle Personen anderer Struktureinheiten, welche an Stellenbesetzungsprozessen beteiligt sind, dieses Angebot nutzen. Es richtet sich explizit auch an Beschäftigte in den Fakultäten.
Das digitale Bewerbungsmanagementsystem wurde seit August 2024 bei Stellenausschreibungen einzelner Bereiche im Rahmen der Pilotierungsphase angewandt und getestet. Zu den Pilotbereichen zählten die Dezernate der Zentralen Universitätsverwaltung, weitere zentrale Bereiche, die Fakultät für Informatik sowie einzelne Institute der Fakultät für Maschinenbau. Im Zuge des flächendeckenden Rollouts sollen je nach Priorität, Bedarf an Stellenausschreibungen und personeller Kapazität sukzessive alle Bereiche/Struktureinheiten der TUC einbezogen werden. Das Dezernat Personal stimmt das Verfahren hierzu mit den einzelnen Bereichen ab. Das Rollout soll innerhalb von 1,5 Jahren abgeschlossen sein.
Bewerbungen gehen nicht mehr postalisch oder per E-Mail ein, sondern vorrangig über ein Online-Formular. Bewerberinnen und Bewerber tragen dort Ihre persönlichen Daten ein (oder übertragen diese alternativ von Xing oder LinkedIn) und laden die nötigen Unterlagen hoch. Mit Absenden der Bewerbung wird automatisch im System diese Bewerberin bzw. dieser Bewerber angelegt und es wird eine Eingangsbestätigung versendet. Schritte der Bewerbungsverwaltung wie die Erstellung des Bewerberspiegels, die Bewertung, das Einladungsmanagement und die Gremienbeteiligung können direkt in der Software erfolgen. Der Zugriff ist von jedem beliebigen Endgerät aus möglich und unterstützt somit die abteilungsübergreifende, ortsunabhängige Zusammenarbeit. Um allen Bewerberinnen und Bewerbern die gleichen Chancen zu gewähren, bleibt die Bewerbung per Post jedoch weiterhin erlaubt.
Die URL für den Zugang zum Dienst lautet: https://www.b-ite.com/recruitingmanager/session/identifier
Dort klicken Sie auf den Button „Shibboleth“ und wählen beim erstmaligen Besuch aus der Dropdown-Liste die TU Chemnitz aus. Diese Auswahl können Sie permanent speichern (Häkchen setzen). Somit werden Sie per Single-Sign-On angemeldet und benötigen keine zusätzlichen Anmeldedaten. Voraussetzung ist lediglich, dass Sie im Web-Trust-Center angemeldet sind.
Das Dezernat Personal wird im Rahmen des Rollouts auf die einzelnen Bereiche zugehen und weitere Informationen mitteilen. Bei Fragen oder Problemen können Sie sich auch an die Stabsstelle für Digitale Transformation und Steuerung oder an den URZ-Nutzerservice wenden. Eine Klickanweisung zur Software finden Sie hier. Ebenso steht Ihnen ein Schulungsvideo zur Verfügung:
Beteiligungsportal
Das Beteiligungsportal ist eine eGovernment-Basiskomponente des Freistaates Sachsen und bietet unterschiedliche Formate für die Planung und Verwaltung von und Teilnahme an Veranstaltungen, Diskussionen und Umfragen rund um Themen aus Politik, Gesellschaft und Verwaltung. Der Dienst teilt sich auf in:
- das Portal des Freistaates Sachsen
- das Backend für Administratoren
Für die TU Chemnitz wurde ein eigener Mandant eingerichtet, in dem alle von unserer Universität verantworteten Verfahren und Veranstaltungen einsehbar sind: Portal TUC
Antworten auf die wichtigsten Fragen
- die Organisation von Veranstaltungen, vom Versand der Einladung bis zum Feedbackbogen,
- die Mitwirkung an Entscheidungsprozessen, Meinungsumfragen und Stellungnahmen sowie
- das Erstellen von Fragebögen, Statistiken und Auswertungen.
Weitere Einsatzmöglichkeiten können auf der Website der Sächsischen Staatskanzlei zur Basiskomponente nachgelesen werden.
Wählen Sie auf der Startseite unterhalb der Landkarte das jeweilige Format (Dialoge, Veranstaltungen etc.) und anschließend aus der Liste eine Beteiligungsmöglichkeit aus.
Einige Funktionen wie das Verfassen von Stellungnahmen erfordern eine Anmeldung als Portalnutzer. Sie können sich als Privatperson oder als Träger öffentlicher Belange auf der Portalseite registrieren.
Um eine eigene Veranstaltung erstellen zu können, wird ein Administratorkonto benötigt. Bitte nehmen Sie Kontakt zur Stabsstelle Digitale Transformation und Steuerung auf.
Weitere häufig gestellte Fragen werden auf der Portalseite beantwortet.
Aktuell fungieren das URZ und die Stabsstelle DTS als TUC-interne Ansprechpartner für die Nutzung der eGovernment-Basiskomponenten. Kontaktieren Sie also gern den URZ-Nutzerservice oder die Stabsstelle DTS.
Erklärvideos – Simpleshow Videomaker
Lohnt es sich, für mein Thema ein Erklärvideo zu erstellen? Sinn oder Unsinn?
Erklärvideos kurz erklärt – mit einem Simpleshow Erklärvideo:
Ok. Erklärvideos machen Sinn. Aber kann ich das selbst? Wie aufwändig sind Vorbereitung, Erstellung, Vertonung? Und dann sind auch noch Gestaltungsrichtlinien zu beachten?
Das Ganze ist eigentlich ganz simple – hierzu folgende Simpleshow:
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Mit dem Videomaker von simpleshow lassen sich kurzweilige Erklärvideos erstellen. Dies erfolgt aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit in hohem Maße selbsterklärend, sodass ein Einsteig in die Software sehr leicht gelingt.
Simpleshows können aufgrund der Kombination aus kompakter Informationsvermittlung und unterhaltsamem Stil sehr gut für folgende Zwecke eingesetzt werden:
- Vorstellen von Produkten, Diensten und Konzepten,
- Veranschaulichen von Zusammenhängen,
- Aufzeigen von Problemen und Lösungsmöglichkeiten,
- und vieles mehr.
Ein Thema ist zu umfangreich und passt nicht in ein 3-minütiges Erklärvideo? Dann hilft die Umbrella-Methode. Es wird ein Startvideo erstellt, um einen inhaltlichen Überblick und einen schnellen Einstieg zu ermöglichen. Dieses wird dann mit weiteren Videos untersetzt, welche sich jeweils den dazugehören Einzelthemen widmen.
Qualifizierte eSignatur (QES)
Die (qualifizierte) eSignatur und Verschlüsselung ist eine eGovernment-Basiskomponente des Freistaates Sachsen und ein Hilfsmittel für die rechtssichere und datenschutzgerechte Abbildung elektronischer Prozesse und Übermittlung von Daten. Aktuell wird von der TU Chemnitz die Teilkomponente Elektronische Signatur (eSignatur) genutzt. Diese ermöglicht, Dokumente nach EU-VO eIDAS durch das Aufbringen einer qualifizierten eSignatur elektronisch rechtsgültig zu unterschreiben.
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Es gibt drei Klassifikationen von eSignaturen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bildet dabei die höchste Vertrauensstufe. Sie ist gleichwertig der händischen Unterschrift, ist einer natürlichen Person zuordenbar und die Urheber werden durch ein qualifiziertes Zertifikat und einen zugelassenen Drittanbieter nachgewiesen.
Eine ausführliche Anleitung (PDF) zum Beantragen einer QES finden Sie unter diesem Link (TUCcloud).
Das nebenstehende Erklärvideo fasst alle wichtigen Schritte im Beantragungsprozess kompakt zusammen.
Zum Erstellen einer QES an einem Dokument werden benötigt:
- die Signaturkarte (darauf befindet sich Ihr persönliches digitales Zertifikat).
- ein einfacher Chipkartenleser zum Auslesen von elektronischen IDs. Dieser ist individuell über die jeweilige Strukturheinheit zu beschaffen. Im URZ und in der Stabsstelle DTS sind bereits Kartenleser mit der Bezeichnung "Gemalto IDBridge CT30" im Einsatz.
- die PDF-Signatursoftware DATA Boreum. Diese ist auf allen ZUV-Desktop-Rechnern installiert. Nutzen Sie kein ZUV-Endgerät, so wenden Sie sich bitte an den URZ-Nutzerservice.
Die Stabsstelle Digitale Transformation und Steuerung empfiehlt eine qualifizierte eSignatur stets in einem PDF-Dokument zu erstellen. Dafür steht an der TUC die Software DATA Boreum (Linux, MacOS, Windows) lizenzkostenfrei zur Verfügung. Diese ist auf allen ZUV-Desktop-Rechnern installiert. Nutzen Sie kein ZUV-Endgerät, so wenden Sie sich bitte an den URZ-Nutzerservice.
Eine ausführliche Anleitung (PDF) zum Erstellen einer QES in einer PDF-Datei finden Sie unter diesem Link (TUCcloud).
Das nebenstehende Erklärvideo zeigt Schritt für Schritt, wie eine QES mit DATA Boreum in einem digitalen Dokument angebracht wird.
Für die Validierung eine EU-eIDAS-konformen QES steht an der TUC die Software DATA Boreum lizenzkostenfrei zur Verfügung. Diese lässt sich auf den Betriebssystemen Linux, MacOS und Windows installieren. Alternativ lassen sich Signaturen auch in Adobe Acrobat Reader validieren.
Eine ausführliche Anleitung (PDF) zum Validieren einer QES einer PDF-Datei mittels Adobe Acrobat Reader sowie DATA Boreum finden Sie unter diesem Link (TUCcloud).
Das nebenstehende Erklärvideo zeigt Schritt für Schritt, wie eine QES mit Adobe Acrobat Reader und DATA Boreum überprüft wird.
Beim elektronischen Signieren eines Dokuments werden unter anderem Informationen und Referenzen, die zur Validierung der Signatur benötigt werden, in das Dokument eingebettet. Sobald das elektronische Dokument auf Papier ausgedruckt wird, gehen diese Signaturdaten verloren. Man spricht von einem Medienbruch, also einem Wechsel zwischen digitalen und analogen Formaten. Deshalb sind elektronisch signierte Dokumente unter Nutzung von Speicherdiensten des URZ dauerhaft elektronisch aufzubewahren. Bei einem Ausdruck auf Papier hat die/der ausdruckende Beschäftigte das Vorhandensein einer zugelassenen elektronischen Signatur handschriftlich auf dem ausgedruckten Dokument zu quittieren.
Aktuell fungieren das URZ und die Stabsstelle DTS als TUC-interne Ansprechpartner für die Mitnutzung der eGovernment-Basiskomponenten. Kontaktieren Sie also gern den URZ-Nutzerservice oder die Stabsstelle DTS über das Kontaktformular.
