Datenschutzerklärung zur Anmeldung für die Orientierungsphase

Diese Datenschutzerklärung informiert nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Anmeldung, Verwaltung und Durchführung der Orientierungsphase des Fachschaftsrats Human- und Sozialwissenschaften an der Technischen Universität Chemnitz.

1. Verantwortliche Stelle

Technische Universität Chemnitz
vertreten durch den Rektor
Straße der Nationen 62
09111 Chemnitz
E-Mail: rektor@…

Die Organisation und Durchführung der Orientierungsphase erfolgt durch den Fachschaftsrat Human- und Sozialwissenschaften:
Thüringer Weg 9
09126 Chemnitz
E-Mail: fsr-hsw@…

2. Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter der Technischen Universität Chemnitz
Andreas Tews (ecoprotec GmbH Paderborn)
E-Mail: datenschutzbeauftragter@…
Web: https://www.tu-chemnitz.de/rektorat/dsb/

3. Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Anmeldung und Durchführung der Orientierungsphase können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• Studiengang
• ausgewählte Veranstaltungen und Touren
• Angaben zur Ernährung, sofern diese für Veranstaltungen mit Verpflegung erforderlich sind
• freiwillige Angaben im Kommentarfeld, z. B. organisatorische Hinweise, besondere Wünsche, Hinweise zur Barrierefreiheit oder Feedback
• technische Protokolldaten, soweit diese beim Aufruf der Website durch die Systeme der Technischen Universität Chemnitz verarbeitet werden

4. Zwecke der Verarbeitung

Die Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Entgegennahme und Verwaltung der Anmeldung zur Orientierungsphase
• Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen der Orientierungsphase
• Kapazitätsplanung für Veranstaltungen und Touren
• Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit der Anmeldung und der Durchführung der Orientierungsphase
• Berücksichtigung von Verpflegungsangaben bei Veranstaltungen mit Essen
• Berücksichtigung freiwilliger organisatorischer Hinweise, insbesondere zur Barrierefreiheit oder zu Unterstützungsbedarfen
• Dokumentation, Abrechnung und statistische Auswertung der Orientierungsphase in anonymisierter oder aggregierter Form
• Versand studien- und universitätsrelevanter Informationen, soweit hierfür eine gesonderte Einwilligung vorliegt oder ein entsprechender Kommunikationszweck im Rahmen der Orientierungsphase besteht

5. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Organisation und Durchführung der Orientierungsphase ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung von Aufgaben der Universität bzw. der studentischen Selbstverwaltung erforderlich ist.

Soweit Daten auf Grundlage einer freiwilligen Angabe oder Einwilligung verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, insbesondere im Zusammenhang mit Dokumentation, Nachweisführung oder Abrechnung, erforderlich ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage.

6. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Das Anmeldeformular ist nicht darauf ausgerichtet, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu erheben. Im Kommentarfeld können jedoch freiwillig Angaben gemacht werden, aus denen sich z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zu einer Behinderung oder Unterstützungsbedarfe ergeben können. Solche Angaben sind freiwillig und sollten nur gemacht werden, wenn sie für die Organisation oder barrierearme Durchführung der Orientierungsphase erforderlich sind.

Die Verarbeitung solcher freiwilligen Angaben erfolgt ausschließlich zum Zweck der Berücksichtigung im Rahmen der Orientierungsphase auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7. Empfänger*innen und Zugriff

Zugriff auf die Anmeldedaten erhalten nur Personen, die mit der Organisation und Durchführung der Orientierungsphase betraut sind, insbesondere berechtigte Mitglieder des Fachschaftsrats Human- und Sozialwissenschaften und des Organisationsteams.

Die technische Bereitstellung der Website und der Datenbank erfolgt innerhalb der Systeme der Technischen Universität Chemnitz. Weitere Informationen zur technischen Umsetzung und zu allgemeinen Datenschutzinformationen der Technischen Universität Chemnitz finden Sie unter: https://www.tu-chemnitz.de/tu/datenschutz.html

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt. An andere Stellen, z. B. andere Fachschaften, den Student_innenRat oder die Fakultät, werden nur anonymisierte oder aggregierte Angaben übermittelt, soweit dies für Dokumentation, Finanzierung, Abrechnung oder Planung erforderlich ist.

8. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Anmeldedaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Organisation, Durchführung, Nachbereitung, Dokumentation und Abrechnung der Orientierungsphase erforderlich sind. Sie werden spätestens zwei Jahre nach Ende der jeweiligen Orientierungsphase gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Dokumentationszwecke entgegenstehen.

Anonymisierte oder aggregierte Statistiken, insbesondere zu Teilnehmer*innenzahlen, Studiengängen, Veranstaltungsbelegung und Verpflegungsbedarf, können bis zu zehn Jahre gespeichert werden. Diese Statistiken lassen keinen Rückschluss auf einzelne Personen zu.

Wenn eine gesonderte Einwilligung in den Erhalt weiterer Informationen oder in die Aufnahme in eine Mailingliste erteilt wurde, werden die dafür erforderlichen Kontaktdaten bis zum Widerruf, zur Abmeldung oder bis zum Wegfall des Zwecks gespeichert.

9. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der im Formular als erforderlich gekennzeichneten Daten ist notwendig, um die Anmeldung zur Orientierungsphase bearbeiten und die Teilnahme organisatorisch ermöglichen zu können. Ohne diese Angaben ist eine Anmeldung in der Regel nicht möglich. Freiwillige Angaben, insbesondere im Kommentarfeld, sind nicht erforderlich und können weggelassen werden.

10. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Voraussetzungen vorliegen
• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft

Zur Wahrnehmung dieser Rechte können Sie sich an den Fachschaftsrat Human- und Sozialwissenschaften oder an den Datenschutzbeauftragten der Technischen Universität Chemnitz wenden.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
E-Mail: saechsdsb@…
Web: https://www.datenschutz.sachsen.de/

12. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Orientierungsphase oder die rechtlichen Anforderungen ändern.