Mailman: Hinweise für Listen-Administratoren

Wenn Sie zur Kommunikation mit Studierenden automatisch befüllte E-Mail-Verteilerlisten benötigen, richten wir das gern ein. Wenden Sie sich per E-Mail an support@hrz.tu-chemnitz.de. Siehe auch: Hinweise des Datenschutzbeauftragen

Als Administrator einer von Mailman verwalteten Mailing-Liste sollten Sie im Umgang mit E-Mail und dem Web geübt sein. Sie haben folgende Funktionen:

• Mit der Einrichtung haben Sie Zweck und gewisse Richtlinien der Mailing-Liste bestimmt. Greifen Sie regulierend ein, wenn die Teilnehmer die Liste zweckentfremden. Sie sollten daher selbst Mitglied der Liste sein.
• Nach dem Anlegen der Mailing-Liste (und auch sonst immer) können Sie die Eigenschaften der Mailing-Liste ändern. Dies erfolgt via Webbrowser: https://mailman.tu-chemnitz.de/mailman/admin/...
  Fügen Sie an dieser Adresse den Namen Ihrer Liste an ‒ oder über dieses Formular:
  Name der Mailing-Liste:

  Administratorzugang anzeigen
• Sorgen Sie insbesondere für einen aktuellen Einführungstext für neu angemeldete Teilnehmer.
• Falls die Mailing-Liste eine geschlossenen Liste ist, entscheiden Sie über die Aufnahme- und ggf. Abmeldewünsche.
• Fall E-Mails an die Liste kommen, die nicht automatisch verteilt wird (z. B. weil die Mail nicht von einem Listenteilnehmer kommt), entscheiden Sie, welche E-Mails an die Liste gesendet werden.
• Sie sind der technische Ansprechpartner, d.h. Sie sollten ständig unter der Mail-Adresse
  listenname-owner@lists.tu-chemnitz.de
  erreichbar sein. Sie können auch weitere Administratoren eintragen (z. B. bei Abwesenheit).
• Hilfe erhalten Sie von den Mailman-Admins, die Sie via mailman@tu-chemnitz.de erreichen.

Die technischen Aufgaben werden Ihnen durch Mailman abgenommen, für andere brauchen Sie gewisses Fingerspitzengefühl. Die Fülle der Möglichkeiten schlägt sich natürlich in der Komplexität der webbasierten Administratorschnittstelle nieder. Im Folgenden finden Sie einige Hilfestellungen.

Nutzungsmodus der Mailing-Liste

Gemeint ist damit: Wer darf E-Mail an die Liste schicken? Folgende Szenarien sind mit diesen Einstellungen realisierbar:

1. Geschlossene Diskussionen unter Teilnehmern — nur Listenmitglieder:

   Abo-Regeln und Adreßfilter → Absender-Filter:

   Sollen Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden? NEIN
   Anti-Spam Filter: Adressliste der Nichtmitglieder, deren Nachrichten automatisch akzeptiert werden: Muss leer sein

   Mitglieder-Verwaltung:

   „moderiert“ für alle Mitglieder AUS schalten.

2. Verteilung von Informationen an Teilnehmer, z.B. Newsletter — nur ausgewählte Absender:

   Mitglieder-Verwaltung:

   „moderiert“ EIN für alle Mitglieder, dann AUS schalten für jedes Mitglied, das senden darf.

   Abo-Regeln und Adreßfilter → Absender-Filter:

   Sollen Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden? JA
   Falls Senden für Nicht-Mitglieder erlaubt werden soll:
   Anti-Spam Filter: Adressen der Nichtmitglieder eintragen, deren Nachrichten automatisch akzeptiert werden.

3. Diskussionsliste — Kombination aus 1.+ 2. — alle Listenmitglieder und zusätzlich ausgewählte Absender:

   Abo-Regeln und Adreßfilter → Absender-Filter:

   Sollen Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden? NEIN
   Anti-Spam Filter: Adressen der Nichtmitglieder eintragen, deren Nachrichten automatisch akzeptiert werden.

   Mitglieder-Verwaltung:

   „moderiert“ für alle Mitglieder AUS schalten.

4. Offene Liste, z.B. Kontaktadresse — beliebige Absender — Vorsicht vor Spam:

   Abo-Regeln und Adreßfilter → Absender-Filter:

   Sollen Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden? NEIN
   Anti-Spam Filter: Adressliste der Nichtmitglieder deren Nachrichten automatisch akzeptiert werden: eintragen: ^.+

   Mitglieder-Verwaltung:

   „moderiert“ für alle Mitglieder AUS schalten.

FAQ: Antworten auf häufig gestellte Fragen

Meine Liste ist öffentlich und soll mit in der Übersicht auf https://mailman.tu-chemnitz.de erscheinen.

Abo-Regeln und Adreßfilter → Abo-Regeln: Diese Liste auch bekanntmachen... JA

Einige Listenteilnehmer erhalten die Mail-Anhänge nicht.

In der Mitglieder-Verwaltung schauen, ob für diese Mitglieder Sammlung eingestellt ist (damit erhält der Teilnehmer nur einmal am Tag eine Zusammenfassung der Mails i.a. ohne Anhänge) → AUSschalten

An die Liste kommen viele Spam-Mails.

Kontrollieren Sie den Nutzungsmodus (s.o.). Eine Liste, die zur Diskussion unter den Teilnehmern dient, sollte nur E-Mails der Teilnehmer akzeptieren (1.), ggf. Ausnahmen eintragen (3.).
Falls eine offene Liste nötig ist (wenn die Adresse z.B. als Kontaktadresse verwendet werden soll):

Abo-Regeln und Adreßfilter... → Spam-Filter:

Spam-Filter Regeln mit entsprechenden Aktionen anlegen, z.B. Nutzung der Spam-Einstufung:
Spam-Filter Regexp: x-spam-level: \*\*\*\*\*
Aktion: Wegwerfen
Vorsicht — gut testen!

In meine Liste sollen sich nur Teilnehmer mit einer E-Mail-Adresse der TU Chemnitz eintragen dürfen.

Stellen Sie im Administrator-Webzugang unter „Abo-Regeln und Adreßfilter …“ → Abo-Regeln ein:
Liste der Adressen, die vom Bezug der Mailingliste ausgeschlossen sind ('verbannt'): ^(?!.*tu-chemnitz\.de$)

Meine Liste ist Mitglied einer anderen Liste. Wie kann ich erreichen, dass die Mail von der übergeordneten Liste automatisch verteilt wird?

Abo-Regeln und Adreßfilter → Empfänger-Filter:

Name dieser übergeordneten Liste als Aliasnamen eintragen oder in der ersten Frage NEIN einstellen.

Siehe auch: How do I set up an umbrella list?

Als Abo-Regel habe ich „Rückbestätigung durch den User“ eingestellt. Der Benutzer erhält aber keine Bestätigungs-E-Mail ...

Schauen Sie nach, dass die Einstellung zur „Regenschirm-Liste“ (umbrella_list) auf NEIN steht.

Kann ein Administrator einer (großen) Mailing-Liste alle Mitglieder der Liste sehen?

Leider etwas umständlich, aber machbar:

1. In der Admin-Seite bei „Mitglieder-Verwaltung...“ sieht man ja nur einige Mitglieder. Die Anzahl der gezeigten Mitglieder auf einer Seite kann man einstellen in „Allgemeine Optionen“ — „Maximale Anzahl der Listenmitglieder die zeitgleich auf der Seite der Mitgliederliste angezeigt werden“ (admin_member_chunksize) Wenn man die Zahl hoch genug setzt, sieht man in der „Mitglieder-Verwaltung“ alle auf einer Seite. Das ist aber keine gute Lösung für sehr viele Mitglieder.
2. In der Admin-Seite rechts oben auf „Zur allgemeinen Listen-Informationsseite gehen“, dort fast unten bei „Abonnenten der Liste ...“ das Admin-Passwort nochmal eintragen, dann „Abonnentenliste anschauen“ — da bekommt man die Mailadressen auf einer Seite.
3. E-Mail senden an listenname-request@lists.tu-chemnitz.de mit Inhalt:
   who Listen-Adminpasswort
   Dann bekommt man eine Antwort-Mail mit den Mitgliedern (falls das erlaubt ist).

Ich möchte jemanden anderes als Listen-Administratorin ernennen. Was muss ich tun?

Melden Sie sich im Webbrowser auf der Admin-Seite der Liste an (siehe oben), tragen Sie bei „Die E-Mailadresse des Administrators der Liste.“ die E-Mail-Adresse der neuen Adminstratorin ein und speichern Sie das (ganz unten). Der neuen Administratorin müssen Sie das Listen-Passwort übermitteln (ggf. vorher ein neues setzen). Gleichzeitig sollten Sie einige Hinweise und Erfahrungen vermitteln.

Möchten Sie einen anderen Ressourcenverantwortlichen für die Liste festlegen (z.B. die Liste jemanden anderen übergeben oder eine Vertretung eintragen), erledigen Sie das im IdM-Portal unter E-Mail → Mailinglisten: Klicken Sie auf den Namen der Liste, dann „Ressourcenverantwortlichen hinzufügen“ bzw. „Ressourcenverantwortliche verwalten“.

Weitere Hinweise

• Mailing-Listen mit öffentlichem Archiv