Internationales Universitätszentrum
Vor der Anreise

Step by Step-Anleitung für Visiting Scholars vor der Anreise

Wir freuen uns, dass Sie sich für die Technische Universität Chemnitz entschieden haben und einen Aufenthalt im Visiting Scholar Program unserer Universität planen! Um Ihnen die Bewerbung und Vorbereitung zu erleichtern, haben wir Ihnen die wichtigsten Meilensteine auf Ihrem Weg an unsere Universität zusammengefasst.  

Bitte wenden Sie sich unter visitingscholar@tu-chemnitz.de an das Internationale Universitätszentrum der TU Chemnitz (IUZ), wenn wir Ihnen bei weiteren Fragen behilflich sein können.

Das Visiting Scholar Program ist ein spezielles Programm für Tandems aus internationalen und Chemnitzer Wissenschaftlern und Wissenschaftlerinnen, die bereits langjährig erfolgreich zusammenarbeiten. Bitte prüfen Sie zuerst, ob Sie und Ihr Chemnitzer Partner die Voraussetzungen zur Teilnahme an diesem Programm erfüllen.

Ihr wichtigster Ansprechpartner ist dabei die gastgebende Professur an der TU Chemnitz.

Neben dem Visiting Scholar Program bietet die TU Chemnitz weitere Möglichkeiten an, Aufenthalte internationaler Gäste durchzuführen.

Wenn Sie die Anforderungen für die Aufnahme in das Visiting Scholar Program erfüllen, geht es nun an die inhaltliche Vorbereitung: Bitte besprechen Sie mit der gastgebenden Professur der TU Chemnitz, welche wissenschaftliche Fragestellung Sie bearbeiten wollen und welche gemeinsamen Aktivitäten dafür notwendig sind. Bitte stimmen Sie dabei auch ab, welche Ressourcen wie etwa Büro-/Laborausstattung oder Verbrauchsmaterialien Sie für einen erfolgreichen Aufenthalt benötigen.

Anschließend füllen Sie bitte den Antrag zur Aufnahme in das Visiting Scholar Program aus und senden diesen mit allen erforderlichen Anlagen an Ihre gastgebende Professur. Die Professur füllt ebenfalls ein Antragsformular aus und reicht alle Unterlagen im IUZ ein.

Bitte beachten Sie den Antragsschluss:
Alle Unterlagen sind vollständig im IUZ einzureichen. Bitte informieren Sie sich detailliert zur Antragsstellung.

Ihre wichtigsten Ansprechpartner sind dabei die Professur, an der Sie Ihren Gastaufenthalt durchführen wollen, und das IUZ.

 

Wenn Ihr Antrag auf Aufnahme in das Visiting Scholar Program bewilligt wurde, sind die folgenden Schritte notwendig

Ein Einladungsschreiben ist für die Visiting Scholars zwingend erforderlich, die ein Visum für die Einreise nach Deutschland und/oder einen Aufenthaltstitel für die Zeit des Aufenthalts in Chemnitz beantragen müssen. Das Einladungsschreiben gehört zu den Pflichtunterlagen, die bei den deutschen konsularischen Behörden einzureichen sind.

Bitte sprechen Sie uns rechtzeitig an, damit wir Ihnen das Einladungsschreiben ausstellen können. Dafür benötigen wir von Ihnen die folgenden Angaben:

  • Vorname(n) und Familienname(n) wie im Pass angegeben
  • Geburtsdatum
  • Passnummer

Am besten senden Sie uns einen Scan Ihres Passes.

Im Einladungsschreiben wird der Zeitraum Ihres Aufenthalts in Chemnitz genannt und die Höhe der Förderung, die Sie im Visiting Scholar Program erhalten werden. Außerdem findet sich in der Einladung ein Hinweis darauf, dass für ausreichenden Krankenversicherungsschutz in Deutschland zu sorgen ist.

Wenn auch Ihre Familienmitglieder mit nach Chemnitz kommen, weisen Sie uns bitte darauf hin. Dann sind die oben genannten Angaben auch für alle Ihre Familienmitglieder, die mit nach Chemnitz kommen, im Einladungsschreiben erforderlich.

Auch wenn Sie von der Visumspflicht ausgenommen sind, stimmen Sie bitte mit Ihrer Heimatinstitution ab, ob Sie ein Einladungsschreiben benötigen.

Ihre wichtigsten Ansprechpartner sind dabei das IUZ der TU Chemnitz und Ihre Heimatinstitution.

Dieser Schritt betrifft nur Visiting Scholars, die Staatsangehörige von Drittstaaten sind. Staatsangehörige der Europäischen Union und EWR-Staaten können diesen Schritt überspringen.

Sie benötigen eine Aufnahmevereinbarung, damit Ihr D-Visum bzw. Ihr Aufenthaltstitel ausgestellt werden kann. Bitte füllen Sie das Formular aus und senden es mit folgenden Unterlagen an das IUZ:

  • Urkunde über den letzten akademischen Abschluss (i.d.R. Promotionsurkunde; ggf. in deutscher oder englischer Übersetzung)
  • Kopie Ihres Passes
  • Krankenversicherungsnachweis

Hinweis für Visiting Scholars aus Australien, Israel, Japan, Kanada, Neuseeland, der Republik Korea und der Vereinigten Staaten von Amerika: Damit Sie möglichst schnell nach Ihrer Ankunft in Chemnitz Ihre Forschungstätigkeit aufnehmen können, benötigen Sie einen Aufenthaltstitel. Die Ausländerbehörde der Stadt Chemnitz prüft Ihren Antrag bereits vor Ihrer Ankunft und benötigt dafür die unterschriebene Aufnahmevereinbarung.

Hinweis für Visiting Scholars aus anderen Drittstaaten: Wir bitten im Einladungsschreiben die deutsche konsularische Behörde darum, dass Ihr D-Visum für die gesamte Dauer Ihres Aufenthalts in Chemnitz ausgestellt wird, und verweisen dabei auf die Aufnahmevereinbarung. Aus diesem Grund erfolgt der Abschluss der Aufnahmevereinbarung bereits im Vorfeld Ihrer Reise nach Chemnitz.

Das IUZ koordiniert den Abschluss der Aufnahmevereinbarung und setzt sich dazu auch mit Ihrer aufnehmenden Professur in Verbindung. Von Ihrer aufnehmenden Professur benötigen wir eine Zusage darüber, dass die Rahmenbedingungen zur erfolgreichen Durchführung Ihres Forschungsvorhabens gegeben sind.

Ihr wichtigster Ansprechpartner ist dabei das IUZ.

Für Ihren Aufenthalt in Chemnitz ist ein ausreichender Krankenversicherungsschutz essentiell! Der Nachweis des Krankenversicherungsschutzes ist vor allem auch für die Erteilung eines Visums notwendig.

Bitte beachten Sie grundsätzlich, dass Sie für eine relativ lange Zeit in Deutschland sein werden und damit andere Regelungen für den Krankenversicherungsschutz Ihres heimischen Versicherers gelten können als bei kurzen Geschäfts- oder Tagungsreisen! Reisekrankenversicherungen sind für Ihren Aufenthalt als Visiting Scholar in der Regel ungeeignet.

Staatsangehörige der EU-Mitgliedsstaaten und der EWR-Staaten

Bürger und Bürgerinnen der Europäischen Union und der EWR-Staaten, die in ihrem Heimatland gesetzlich krankenversichert sind, erhalten bei ihrer heimischen Krankenkasse auf Antrag den sogenannten Vordruck S1. Mit diesem Vordruck können Sie sich bei einer deutschen Krankenkasse anmelden. Sie erhalten dann über die deutsche Krankenkasse alle Leistungen, die auch deutschen Krankenkassenmitgliedern zustehen.

Sollten Sie nicht gesetzlich versichert sein, nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrer Krankenversicherung auf und erkundigen sich nach den Leistungen, die Ihre Versicherung für Deutschland übernimmt. Fragen Sie bitte auch nach, welche Möglichkeiten in Ihrem Heimatland bestehen, einen Krankenversicherungsschutz für Ihren Aufenthalt in Deutschland zu erhalten.

Drittstaatsangehörige

Da Sie sich im Visiting Scholar Program länger als 6 Wochen in Deutschland aufhalten und hier einen Wohnsitz anmelden, sind Sie verpflichtet, eine Krankenversicherung mit einem Versicherungsunternehmen abzuschließen, das in Deutschland zugelassen ist.

Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie während des Visiting Scholar Programs nicht an der TU Chemnitz sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind und damit zwingend eine private Krankenversicherung abschließen müssen. 

Sie können zwischen verschiedenen Anbietern privater Krankenversicherungen wählen, eine Übersicht finden Sie auf Schengen Visa Info Krankenversicherung in Deutschland.

Für internationale Gastwissenschaftler und Gastwissenschaftlerinnen, die nur für einen begrenzten Zeitraum nach Deutschland kommen, bieten einige Unternehmen spezielle Produkte an. Oft umfassen diese auch Unfall- und Haftpflichtversicherung.

Anbieter solcher spezieller Produkte sind u.a.:

Da der Nachweis des ausreichenden Krankenversicherungsschutzes eine Voraussetzung für die Erteilung eines Visums ist, treten Sie bitte rechtzeitig mit den Anbietern in Kontakt und informieren sich über die verschiedenen Optionen.

Bitte fragen Sie beim Abschluss der Krankenversicherung den Anbieter, ob der Vertrag bis zu einem bestimmten Enddatum geschlossen werden kann. Damit müssen Sie am Ende Ihres Aufenthalts die Krankenversicherung nicht gesondert kündigen.

Einen Überblick über das Gesundheitssystem in Deutschland finden Sie auf der Website des GKV Spitzenverbands, dieser ist in Deutsch und Englisch verfügbar.

Bitte beachten Sie, dass alle diesbezüglichen Kosten im Rahmen der Aufwandsentschädigung abgedeckt und durch Sie zu tragen sind.

Ihre wichtigsten Ansprechpartner sind dabei Ihre heimische Krankenkasse und Krankenversicherungs-Unternehmen in Deutschland.

Ob dieser Schritt für Sie relevant ist, hängt von Ihrer Staatsangehörigkeit ab. Bürger und Bürgerinnen der Europäischen Union und der EWR-Staaten können diesen Punkt überspringen. Visiting Scholars aus Australien, Israel, Japan, Kanada, Neuseeland, der Republik Korea und den Vereinigten Staaten von Amerika benötigen ebenfalls kein Visum, sie beachten aber bitte die Hinweise unter 7. Beantragen eines Aufenthaltstitels. Staatsangehörige der Schweiz können auch visumsfrei nach Deutschland einreisen und sie beantragen die Aufenthaltserlaubnis-Schweiz nach ihrer Ankunft in Chemnitz. Hinweise dazu finden Sie bei Einreise, Visum und Aufenthaltstitel.

Staatsangehörige aller anderen Staaten benötigen für die Einreise nach Deutschland ein D-Visum zum Zwecke der Forschung. Am besten beantragen Sie dieses Visum für die gesamte Dauer Ihres Aufenthalts in Chemnitz. Alle wichtigen Informationen dazu haben wir Ihnen bei unseren Hinweisen zu Einreise, Visum und Aufenthalt zusammengestellt.

Für die Beantragung eines Visums planen Sie bitte eine Bearbeitungszeit von 4 bis 6 Wochen bei der Deutschen Botschaft oder dem deutschen Konsulat ein. Teilweise erstrecken sich die Bearbeitungszeiten über mehrere Monate. Informationen dazu erhalten Sie bei der zuständigen deutschen Vertretung im Ausland.

Die Kosten, die für das Beantragen eines Visums entstehen, sind durch Sie zu tragen.

Ihr wichtigster Ansprechpartner ist dabei die deutsche Vertretung im Ausland.

Dieser Schritt ist nur relevant, wenn Sie

  • Staatsangehöriger Australiens, Israels, Japans, Kanadas, Neuseelands, der Republik Koreas und der Vereinigten Staaten von Amerika sind oder
  • Ihr D-Visum nicht für den gesamten Zeitraum Ihres Aufenthalts in Chemnitz erhalten haben.

Damit Sie Ihren Aufenthaltstitel möglichst schnell nach Ihrer Ankunft in Chemnitz erhalten, können Sie Ihren Antrag bereits vor Ihrer Reise nach Deutschland bei der Ausländerbehörde der Stadt Chemnitz einreichen. Alle Informationen dazu haben wir Ihnen im Bereich Einreise, Visum und Aufenthalt zusammengestellt.

Staatsangehörige der Schweiz können die Aufenthaltserlaubnis-Schweiz nach ihrer Ankunft in Chemnitz beantragen.

Ihr wichtigster Ansprechpartner ist dabei die Ausländerbehörde der Stadt Chemnitz.

Bitte beachten Sie unbedingt, dass die Auszahlung des Zuschusses zum Lebensunterhalt (Aufwandsentschädigung) seitens der TU Chemnitz ohne Abzug von Steuern erfolgt, da der Abzug der Steuern sich nach Ihren persönlichen Umständen richtet. Die Technische Universität Chemnitz ist jedoch verpflichtet, die zuständigen Finanzbehörden über die Gesamtsumme jährlicher Zahlungen, welche die Grenze von 1.500 EUR übersteigen (Mitteilungsverordnung vom 7. September 1993, BGBI. I S. 1154 in der jeweils gültigen Fassung) zu informieren. Sie erhalten daraufhin höchstwahrscheinlich ein Anschreiben vom zuständigen Finanzamt mit der Aufforderung, eine persönliche  Einkommenssteuererklärung einzureichen. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, die Verpflichtungen, die Ihnen nach deutschem und internationalem Steuer- und Sozialversicherungsrecht obliegen, eigenverantwortlich zu prüfen und ihnen nachzukommen. Hierzu können Sie sich gegebenenfalls im Heimatland oder während Ihres Aufenthalts in Chemnitz steuerlich beraten lassen. Die Technische Universität Chemnitz kann leider keine individuelle Beratung diesbezüglich durchführen.

Ihr wichtigster Ansprechpartner ist ein/e Steuerberater/in ihres Vertrauens mit Kenntnissen im internationalen Steuerrecht.

Die TU Chemnitz unterstützt Sie gern bei der Wohnungssuche. Hierbei bieten sich verschiedene Möglichkeiten an, angefangen beim Einzelzimmer im Studentenwohnheim bis hin zur möblierten Wohnung für Sie und Ihre Familie.

Hier eine Auswahl verschiedener Anbieter:

Ihre wichtigsten Ansprechpartner sind dabei die Wohnungsanbieter.

Für Visiting Scholars, die mit ihrer Familie nach Chemnitz kommen, stellt sich die Frage der Kinderbetreuung. Die TU Chemnitz ist seit vielen Jahren als familienfreundliche Hochschule ausgezeichnet und bietet Ihnen vielfältige Unterstützungsmöglichkeiten.

Bitte teilen Sie uns so früh wie möglich mit, ob Sie für Ihren Nachwuchs einen Platz in einer Kindertagesstätte oder in einer Schule benötigen. Der Familienservice der TU Chemnitz setzt sich dann mit den Ansprechpersonen der Stadt Chemnitz in Verbindung und organisiert die weiteren Schritte.

Ihr wichtigster Ansprechpartner ist dabei der Familienservice der TU Chemnitz.

Die Gastwissenschaftliche Vereinbarung ist ein wichtiges internes Dokument an der TU Chemnitz, um Ihren Aufenthalt als Visiting Scholar durchzuführen. Unser Dezernat Personal ist verantwortlich dafür, diese Vereinbarung auszustellen, und arbeitet dazu eng mit Ihrer aufnehmenden Professur und dem IUZ zusammen.

Damit die Vereinbarung vorbereitet werden kann, sind folgende Unterlagen erforderlich:

Die Professur bereitet dann gemeinsam mit dem Dezernat Personal die Vereinbarung vor, die Sie nach Ihrer Ankunft in Chemnitz unterschreiben.

Bitte reichen Sie alle Unterlagen mindestens 6 Wochen vor Beginn Ihres Aufenthalts beim IUZ ein.

Mit dem Abschluss der Gastwissenschaftlichen Vereinbarung veranlasst das Dezernat Personal u.a., dass Sie über das Universitätsrechenzentrum einen Account der TU Chemnitz erhalten.

Ihr wichtigster Ansprechpartner ist dabei das IUZ und die aufnehmende Professur.

Um alle Formalitäten, die mit Ihrem Aufenthalt verbunden sind, zu erledigen, benötigen Sie verschiedene Dokumente, die Sie mit nach Chemnitz bringen müssen.

Dazu gehören vor allem:

  • Ihr Reisepass mit Ihrem Visum (falls ein Visum erforderlich ist)
  • der Nachweis Ihrer Qualifikation, z.B. abgeschlossene Promotion (ggf. mit Übersetzung ins Englische oder Deutsche)
  • Bescheinigung Ihrer Heimatinstitution (Universität oder Forschungseinrichtung), dass Ihr Beschäftigungsverhältnis für die Dauer des Aufenthalts in Deutschland fortbesteht (in englischer oder deutscher Sprache)
  • ggf. Bescheinigung Ihrer Krankenkasse
  • Ihr EU-Führerschein oder ein internationaler Führerschein, wenn Sie in Deutschland mit dem Auto fahren wollen

Sollte Ihre Familie Sie nach Deutschland begleiten, bringen Sie bitte auch Ihre Heiratsurkunde und/oder Geburtsurkunde Ihres Kindes/Ihrer Kinder mit.

Das IUZ ist die zentrale Anlaufstelle für internationale Gastwissenschaftler und Gastwissenschaftlerinnen sowie die aufnehmenden Professuren bei organisatorischen Fragen. Sie können selbstverständlich bereits vor Ihrer Anreise nach Chemnitz unter visitingscholar@tu-chemnitz.de Kontakt mit uns aufnehmen, z.B. bei Fragen zum Visum oder zur Wohnungssuche. Auch während des Aufenthalts unterstützen wir gern und begleiten Sie bei Behördengängen.

 

Jetzt haben Sie alle notwendigen Vorbereitungen getroffen, um Ihr Forschungsprojekt an der Technischen Universität Chemnitz durchzuführen. Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen und angenehmen Aufenthalt an unserer Universität!

TUCaktuell