Standard-Vorzimmerschaltung

• Layout
  • Gespräche an den Chef übergeben
  • Gespräche heranholen
  • Ruhe vor dem Telefon
  • Rufumleitungen konfigurieren
    • Beispiele
  • Anrufbeantworter konfigurieren
  • Bekannte Defizite, Einschränkungen
• Vorzimmer umleiten
• Sonder-Layout

Die Beauftragung der Vorzimmerschaltung erfolgt über ein Webformular.

Folgende Beziehungen sind mit der Standardvorzimmerschaltung möglich:

Andere Zusammenstellungen müssen individuell abgestimmt werden.

Layout

Jedes Telefon hat eine gewissen Anzahl an Funktionsplätzen. Diese Plätze können als Leitung, Schnellwahltaste oder Service-Knopf konfiguriert werden. Bei der Telefonen vom Typ 796x sind 6 solcher Plätze auf dem Telefon. Diese können mit dem Erweiterungsmodul 7914 (TAS) um 14 Plätze erweitert werden. Dies ist z. B. nötig, sobald das Sekretariat mehr als einen Chef hat.

Chef-Apparat

Platz	Funktion	Beispiel	Symbol	Beschreibung
1	Leitung	Hartmut Testnutzer 36671		persönliche Rufnummer des Chefs
2	Leitung	Testlehrstuhl 28110		Organigrammnummer, auf welcher nur die Sekretärin anrufen kann (aktustische Signalisierung)
3	Leitung	Rufe für Testlehrstuhl		Organigrammnummer, welche bei der Sek. klingelt, sobald jemand von Außen anruft (bei Chef nur optische Signalisierung)
4	Schnellwahl	→ Sek. Testlehrstuhl		Schnellwahltaste, um das Sekretariat zu erreichen

Apparat/e im Sekretariat

Platz	Funktion	Beispiel	Symbol	Beschreibung
1	Leitung	Heike Testfrau 36672		persönliche Rufnummer der Sekretärin
2	Schnellwahl	→ Testlehrstuhl		Schnellwahl um den Chef zu erreichen und zu vermitteln
3	Leitung	Sekretariat Testlehrstuhl		Organigrammnummer, welche bei der Sekretärin klingelt, sobald jemand von Außen anruft
4	Leitung	(Chef-Leitung)		Überwachung der Organigrammleitung vom Chef (siehe oben Nr. 2)
5	Leitung	(Hartmut Testnutzer)		Überwachung der persönlichen Leitung vom Chef (siehe oben Nr. 1)

• Die erste Leitung sollte immer die persönliche Rufnummer sein, da zahlreiche Mehrwertdieste mit dieser Rufnummer zusammenhängen.
• Sollten alle Tasten auf dem Erweiterungsmodul rot leuchten, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.
• Durch das Auswählen einer Leitung vor dem Rufaufbau bestimmt man, mit welcher abgehenden Rufnummer man telefoniert.

Gespräche an den Chef übergeben

Im folgenden wird ein Szenario beschrieben, wie ein externes Gespräch an den Chef vermittelt wird.

Sollte der Chef im Beispiel oben an Schritt 6 den Anrufer doch nicht sprechen wollen, so muss das Sekretariat wie folgt vorgehen:

Gespräche heranholen

Bei Vorzimmerschaltungen kann der Chef und der Sekretär / die Sekretärin jeweils alle Gespräche annehmen, indem einfach der Hörer abgenommen wird. Einzige Ausnahme ist die persönliche Leitung im Sekretariat. Sollte der Chef Rufe auf diese Nummern dennoch annehmen wollen, so muss das Leistungsmerkmal „Pickup“ beauftragt werden.

Ruhe vor dem Telefon

In dieser Ausprägung der Vorzimmerschaltung gibt es leider keinen einzelnen Knopf, welcher eine Ruhe vor dem Telefon beim Chef realisiert. Die „Ruhe vor dem Telefon“ wird durch gezieltes Setzen von Rufumleitungen erreicht. Siehe nächster Absatz.

Rufumleitungen konfigurieren

Prinzipiell sollten Rufumleitungen nicht mit dem Softkey „Rufuml.“ bearbeitet werden, da sich dieser immer nur auf die erste Leitung bezieht und man dort nur eine permanente Umleitung konfigurieren kann.

Bitte benutzen Sie zum Setzen der Rufumleitungen den Service „Rufumleitung konfigurieren“.

Dabei werden folgende Leitungen angezeigt:

Apparat im Sekretariat

Apparat des Chefs

Beispiele

Chef möchte persönliche Rufnummer selbst annehmen. Organigrammrufnummer soll aber nur bei Sekretär/in klingeln.

Es sind keine Rufumleitungen notwendig. Dies ist der Standardfall.

Chef möchte, das sein Telefon überhaupt nicht klingelt (Ruhe vor dem Telefon)

Chef ist unterwegs und möchte, dass er auf seinem Handy erreicht wird, wenn das Sekretariat ein Gespräch vermitteln möchte.

Chef möchte, dass alle Anrufe bei ihm klingeln.

Sekretär/in ist kurzzeitig in anderem Raum.

Achtung: Gespräche am Apparat 981234 können nicht an den Chef durchgestellt werden, da diese von der Vorzimmerschaltung wieder „abgefangen“ werden.

Anrufbeantworter konfigurieren

Grundsätzlich kann auch bei Vorzimmerschaltungen bzw. bei Organigramm-Rufnummern der Anrufbeantworter konfiguriert werden. Die Aktivierung des Anrufbeantworters erfolgt durch das Setzen einer Rufumleitung bei „frei“ (Bedeutung: nach Zeit) auf die zentrale Nummer des Anrufbeantworters 991100.

Spruch aufsprechen:

1. Wählen Sie die entsprechende Leitung vor, indem Sie den Knopf neben dieser drücken (z. B. „Testlehrstuhl 28110“).
2. Drücken Sie die "Brief-Taste" oder wählen Sie 991100.
3. Sie sind nun mit dem Anrufbeantworter verbunden. Bitte folgend Sie den Sprachanweisungen.

Anrufbeantworter aktivieren:

Setzen Sie einfach eine Umleitung bei „frei“ auf die 991100. Dies ist bei folgenden Leitungen möglich:

Abhören der Sprüche:

1. Wählen Sie die entsprechende Leitung vor, indem Sie den Knopf neben dieser drücken (z. B. „Testlehrstuhl 28110“).
2. Drücken Sie die "Brief-Taste" oder wählen Sie 991100.
3. Der Anrufbeantworter sagt alle gespeicherten Nachrichten An. Bitte folgend Sie den Sprachanweisungen.

Bekannte Defizite, Einschränkungen

Anrufliste

Da die Organigrammleitung und die persönliche Leitung des Chefs auf beiden Apparaten konfiguriert sind, werden bei einem Anruf in Abwesenheit sowohl die Anrufliste des Chefs als auch des/der Sekretär/in gefüllt. Die kann bei der Abarbeitung der Anruflisten zu Verwirrung führen.

Keine Vertretung

Es ist mit dieser Schaltung nicht möglich, flexibel eine Vertretung zu definieren oder Teile der Vorzimmerfunktion kurzfristig in einen anderen Raum zu verlegen. Prinzipiell können Rufumleitungen zu anderen Teilnehmern gesetzt werden. Jedoch kann der Sekretär /  die Sekretärin von dem Rufumleitungsziel auch keine Gespräche an den Chef durchstellen.

Ruhe vor dem Telefon

„Ruhe vor dem Telefon“ ist leider nur sehr aufwändig (Setzen von Rufumleitungen) einzustellen.

Platzbedarf auf dem Telefon im Sekretariat

Pro Chef werden mindestens vier Plätze auf dem Telefon belegt. Ab zwei Chefs wird ein Erweiterungsmodul am Telefon benötigt.

Vorzimmer umleiten

Durch die Unterscheidung zwischen persönlichen und organisatorischen Rufnummern sind auf den Sekretariatstelefonen mehrere Rufnummern konfiguriert. Diese einzelnen Rufnummern sind vergleichbar mit separaten Telefonanschlüssen – sogenannte „Leitungen“.

Bei einer kurzen Abwesenheit oder bei kurzfristigen Vertretungen ergibt sich nun das Problem, dass Sekretäre / Sekretärinnen bis zu fünf Leitungen (Rufnummern) einzeln zur Vertretung umleiten müssen. Diese Arbeit kann man zwar komfortabel per Webseite realisieren – dennoch muss man mehrere Leitungen von Hand umstellen.

Seit kurzen bieten wir eine Abkürzung für dieses Tätigkeit an. Dabei wird auf dem Telefon ein Service-Knopf „Vorzimmer umleiten“ eingerichtet. Sobald man diesen einfach zu erreichenden Knopf drückt, werden alle relevanten Leitungen zu einem Ziel umgeleitet. Gleichzeitig merkt sich der Service das zuletzt benutzte Ziel. Somit ergibt sich bei häufig benutzten Umleitungen zusätzlich ein Zeitgewinn.

Den Service-Knopf „Vorzimmer umleiten“ können Sie bestellen, indem Sie eine Mail an voip@… schreiben.

Sonder-Layout

Die oben beschriebene Vorzimmerschaltung ist für die meisten Vorzimmerschaltungen ausreichend. Dennoch können besondere Konstellationen auftreten, welche ein besonderes „Layout“ benötigen. Diese Einstellungen müssen alle individuell besprochen werden. Bitte nehmen Sie bei Bedarf mit uns Kontakt auf.