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GApps - Basiseinstellungen (empfohlen)

Kalender

  1. Zugriffsrechte (für meinen persönlichen Kalender)
    • Standardmäßig ist eingestellt:
      • kein Zugriff auf den Kalender von Nutzern außerhalb der TU Chemnitz
      • Nur anzeigen, ob ich frei/beschäftigt bin meines Kalenders von Nutzern innerhalb der TU Chemnitz
        d.h. jeder Mitarbeiter kann sehen, wann ich Termine habe und wann nicht, er kann aber nicht sehen, was ich da habe
        diese Einstellung ist sinnvoll, um Gruppentermine planen zu können, anderenfalls wäre nicht vorab die Prüfung auf Verfügbarkeit der Teilnehmer einer Veranstaltung möglich.
    • Es muss aber jeder selbst entscheiden, ob er diese Voreinstellungen beibehält oder ändern will.
    • Zusätzlich dazu kann man (später!) Zugriffsrechte am Kalender an Einzelpersonen vergeben (bis hin zum Schreibrecht, was in Chef-Sekretärin-Konstellationen sicherlich sinnvoll ist).
  2. Mailweiterleitung
    Mit der Aktivierung des Google-Accounts wird eine Google-Mailadresse angelegt (nkz@tu-chemnitz.eu), die bei der Einladung von Teilnehmern von Gruppenterminen und bei der Benachrichtigung anstehender Termin benutzt wird. Es wird empfohlen, hier eingehende Nachrichten prinzipiell auf die TU-Mailadresse weiterzuleiten.
    • in der Kalenderansicht, ganz oben links: Link "E-Mail"
    • damit wird die Mailschnittstelle von Anwendungen.GoogleApps gestartet
    • in der Titelzeile der Mailansicht ganz rechts: Link "Anpassen" (Link ist etwas blass!)
    • Reiter "Weiterleitung und POP/IMAP"
    • "Kopie der eingehenden Nachricht weiterleiten an" aktivieren und die übliche TU-Mailadresse als Ziel angeben
    • "Änderungen speichern"
    • fertig
    • Rücksprung zum Kalender: Link "Kalender" ganz oben links
  3. Übernahme vorhandener Kalenderdaten aus anderen Groupwaresystemen
    • MS Exchange / Outlook, Apple iCal-Kalender
    • Andere Kalenderprogramme (z.B. Korganizer)
      1. Vorhandene Termine im ical -Format exportieren
      2. im GApps
        • in der linken Spalte auf das Dreieck hinter "Hinzufügen" klicken
        • "Kalender importieren"
        • Datei auswählen, "importieren"
        • fertig

Danach sollten die "alten" Kalender nicht mehr angefasst werden ...