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GApps - Kontaktverwaltung

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Die Kontaktverwaltung ist erreichbar über den Link "Kontakte" im Kontakt-Gadget des GApps-Portals oder über den Link "Kontakte" auf der Kopfzeile jeder GApps-Anwendung.

Direkter URL: http://www.google.com/contacts/a/tu-chemnitz.eu

Grundprinzipien

  • Als 'Kontakte' werden E-Mail-Adressen (und andere Daten) von Personen gesammelt, mit denen man kommuniziert.
  • Diese Kontakte werden zur Personenauswahl bei verschiedenen Applikationen benutzt, u.a.:
    • GApps-Kalender
    • GMail
    • andere Mail-Programme (wie z.B. MS Outlook)
    • Applikationen auf mobilen Geräten (Kalender, Mail)

  • welche Daten werden als "Kontakt" gespeichert
    • mindestens: Name, Vorname + E-Mailadresse
    • zusätzlich möglich:
      • Titel
      • Firmenname
      • weitere E-Mailadressen, dabei Klassifizierung 'geschäftlich', 'privat', 'sonstige'
      • Telefonnummer, auch mehrere sind möglich mit Klassifizierung
      • Adresse, auch mehrere sind möglich mit Klassifizierung
      • Instant Messaging, auch mehrere sind möglich mit Klassifizierung
      • Notizen
      • Sonstiges

  • Google führt für jeden Nutzer 3 Kontaktlisten
    1. "Meine Kontakte": eine Liste von Kontakten, die jeder Nutzer für sich selbst zusammenträgt
    2. "Am häufigsten kontaktiert": Liste von 20 Kontakten, die am häufigsten als E-Mail-Empfänger benutzt wurden
      • als "E-Mail" ist hier nur Kommunikation mit Google-Mailadressen (z.B. nutzer@tu-chemnitz.eu) gemeint
      • bei Beginn der Nutzung der Kontaktverwaltung (wenn also die Kontaktlisten noch "neu" sind), stehen u.U. auch Mailadressen von "unbekannten" Personen in den Listen, mit zunehmender Nutzungsintensität klärt sich das von allein oder man kann explizit Kontakte aus den Listen entfernen (s.u.)
    3. "Vorgeschlagene Kontakte": Liste von 100 Kontakten, die Google bildet
      • im Anfangszustand scheint auch der Inhalt dieser Liste aus der Menge der GApps-Nutzer der Domäne eigenartig zusammengestellt
      • es empfiehlt sich, diese Liste zu überarbeiten (s.u.)
  • ein Kontakt kann nur in einer der 3 Listen liegen
  • darüberhinaus können nutzerspezifisch Kontaktlisten definiert werden, die sich zumindest teilweise mit den Standardlisten überschneiden können

  • Kontaktlisten sind immer "persönlich", es gibt keine Möglichkeit, Zugriffsrechte für andere Nutzer auf die eigenen Kontaktlisten zu konfigurieren. Ein Datenaustausch kann nur mittels "Export/Import" erfolgen.

Verwendung der Kontaktlisten

Terminplanung im GApps-Kalender

  • Durch die Einführung der Kontaktverwaltung findet sich im Anlegefenster für einen neuen Termin (und beim Bearbeiten eines vorhandenen Termins) unter "Gäste hinzufügen" (zusätzlich zu dem Eingabefeld für Mailadressen) ein Link "Aus Kontaktliste auswählen"
  • In einem neuen Fenster stehen alle definierten Kontaktlisten in einem Aufklappmenü
  • davon eine Liste auswählen
  • jetzt können einzelne Personen aus der Liste oder über den Link "Alle" die Teilnehmer am betreffenden Termin festgelegt werden

(Google-)Mail-Schnittstelle

  • Der übliche Link "E-Mail schreiben" am linken Rand des Mailfensters führt auf eine Eingabemaske, die zwar die Eingabe der Empfängermailadresse ermöglicht, aber keinen Zugriff auf Kontaktlisten hat.
  • Weiter unten am linken Rand befindet sich "Kontakte", dieser Link führt in die beschriebene Kontaktverwaltung
  • Wenn aus einer Kontaktliste mehr als 1 Adresse ausgewählt worden ist (anhaken), wird ein Link "E-Mail" sichtbar, der zur Mail-Eingabemaske führt, als Empfänger aber automatisch alle ausgewählten Adressen enthält.

Synchronisation mit MS Outlook bzw. mit mobilen Geräten

Entsprechend der in Kalender: Synchronisation beschriebenen Einstellungen werden auch Kontaktdaten abgeglichen.

Bearbeiten von Kontakten und Kontaktlisten

In jeder Bearbeitung von Kontaktlisten muss durch Anklicken eine entsprechende Liste aktiviert werden

Einfügen zusätzlicher Kontakte

  • Grafischer Button "Neuer Kontakt" links oben
  • gewünschte Formularfelder ausfüllen (zumindest Name und Mailadresse)
  • "Speichern"
  • dieser neue Kontakt landet immer in der Liste "Meine Kontakte"

Bearbeiten vorhandener Kontakte

  • eine Zeile in der aktiven Kontaktliste anklicken
  • Button "Bearbeiten"
  • Korrektur der bisherigen oder Eingabe zusätzlicher Daten
  • "Speichern"

Verschieben von Kontakten in eine andere Liste

  • Kontakte in der Liste "Meine Kontakte" können nicht verschoben werden
  • Kontakte in der Liste "Am häufigsten kontaktiert": neben dem Button "Bearbeiten" gibt es noch
    • "Gruppen": damit wird ein Kontakt aus der aktuellen Kontaktliste in eine vorhandene oder in eine in diesem Zuge neu angelegte Gruppen-Kontaktliste kopiert
    • "In meine Kontakte verschieben": der Kontakt wird in diese Liste verschoben
  • Kontakte in der Liste "Vorgeschlagene Kontakte":
    • es gibt nur die Möglichkeit, den Button "In meine Kontakte verschieben" auszuwählen

Löschen von Kontakten

  • weiterer Button: "Löschen"
  • öffnet ein Fenster mit einer Sicherheitsabfrage und dem Hinweis, dass der Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann
  • einen versehentlich gelöschten Kontakt kann man nur reaktivieren, indem er über den Button "Neuer Kontakt" definiert wird

Erzeugen zusätzlicher Kontaktlisten

  • Grafischer Button "Neue Gruppe" links oben
  • Name festlegen
  • "Speichern"

  • Änderung des Listennamens: Anklicken der Kontaktliste, "Bearbeiten", "Speichern"
  • Löschen einer Kontaliste: Button "Gruppe löschen"

Delegieren von Kontakten

In Chef-Sekretärin-Szenarien besteht häufig der Wunsch, die Kontakte des Chefs durch das Sekretariat pflegen zu lassen.
Diese Funktionalität kann mittels Delegierte Kontakte realisiert werden.

Hinweise zur Konfiguration und Nutzung finden Sie unter: http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=de&answer=2590392]]

(Als Kontaktbevollmächtigte können ausschließlich Nutzer unserer GAPPs-Domäne eingesetzt werden.)