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GApps - Gruppentermine

Gruppenterminplanung

Gruppentermine sind Termine mit einem festen Teilnehmerkreis, z.B. Beratung innerhalb einer Arbeitsgruppe.

  • 1. Variante - für einmalige Veranstaltungen: Der Organisator plant den Termin in seinem persönlichen Kalender und lädt alle Teilnehmer (einzeln) ein; damit ist die Verfügbarkeitsprüfung gegen die Kalender der Teilnehmer möglich.
    • Dies ist allerdings ziemlich arbeitsaufwändig, da alle Teilnehmer einzeln als Gäste hinzugefügt werden müssen.
    • In der englischen Version von GApps ("Einstellungen": Sprache: English" und in einer späteren deutschsprachigen Versionen von GApps können als Gäste vordefinierte Gruppen (aus Kontaktliste) benannt werden.

Gruppenkalender

Dieses Modell könnte genutzt werden, wenn beispielsweise innerhalb einer Arbeitsgruppe gemeinsame, regelmäßige Termine (z.B. Beratungen) abgelegt werden sollen.

Vorteile:

  • Dieser Kalender kann leicht von allen Mitgliedern der Arbeitsgruppe benutzt werden.
  • Der Kalender hat eine zugeordnete Farbe, die Termine sind damit optisch gut identifizierbar.

Nachteil:

  • Die Verfügbarkeitsprüfung der Gruppenmitglieder muss immer noch gegen die persönlichen Kalender dieser Personen gemacht werden. Das heißt, durch einen Eintrag in den Gruppenkalender ist keiner der eingeladenen Teilnehmer (für andere Anforderungen) gesperrt!

Der Organisator legt diesen Gruppenkalender als zusätzlichen, "sekundären" Kalender an und vergibt geeignete Zugriffrechte.

  • Variante 1:
    • alle Mitglieder der Gruppe einzeln aktivieren (lesen, schreiben, je nach Verantwortungsbereich)
    • Dann veröffentlicht er die "geheime" Kalender-ID (Google-interne Mailadresse) dieser Kalender innerhalb seiner Struktureinheit.
    • Die Gruppenmitglieder können jetzt den Kalender in ihre Kalenderansicht einfügen
      • Button 'Hinzufügen' - 'Kalender von Freunden hinzufügen'
      • Eingabe der Mailadresse dieses globalen Kalenders
      • "Hinzufügen"
  • Variante 2:
    • mit Hilfe eines Pythons-Skripts können die Zugriffsrechte für einen Kalender für alle Personen vergeben werden, die Mitglieder einer AFS-Gruppe sind.
    • damit wird der Gruppenkalender automatisch in die Kalenderansicht aller Gruppenmitglieder eingetragen.
      Interessenten an dieser Technik wenden sich bitte an das URZ.

Soll ein Gruppenkalender "nur" lesenderweise, informativ benutzt werden, dann sollte dieser gemäß dem nächsten Abschnitt "veröffentlicht" werden.

Nutzung von globalen Kalendern einer Struktureinheit

Gemeint sind Veranstaltungskalender, Urlaubspläne u.ä., die Daten sind für die betreffenden Nutzer nur informativ, die Nutzer sind zu diesen Zeiten (zumindest nicht automatisch) belegt.

Der Eigentümer des Kalenders muss:

  1. "Kalender verwalten"
  2. entsprechenden Kalender auswählen (linke Spalte)
  3. Abschnitt "Diesen Kalender einbetten"
  4. Link "Passen Sie Farbe, Größe und andere Optionen an" anklicken und Sicht geeignet einstellen (Wochenansicht, den/die anzuzeigenden Kalender auswählen usw.)
  5. "HTML aktualisieren"
  6. den HTLM-Code im Anzeigetext darunter in eine Webseite integrieren
  7. für diese Webseite Zugriffsrechte einstellen (z.B. per .htaccess)