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GApps - Kalendereinstellungen

Zugriffsrechte - "Freigeben"

  • Link "Kalender verwalten" (links unten) zeigt eine Übersicht aller Kalender des Nutzers. Dort beim entsprechenden Kalender "Freigeben / Einstellungen bearbeiten" anklicken.
  • 3 Klassen von Nutzern
    1. Alle Personen (weltweit!)
    2. Alle Personen in der Domäne (TU Chemnitz)
    3. Einzeln bestimmte Personen
  • 3 Stufen der Freigabe
    1. Nicht freigeben - d.h. dieser Kalender ist für den betreffenden Personenkreis nicht sichtbar, also defacto "nicht vorhanden".
    2. Verfügbar/Beschäftigt-Informationen freigeben - die betreffenden Personen können über 'Termindetails bearbeiten' - 'Gast- und Ressourcenverfügbarkeit überprüfen' feststellen, ob der Kalendereigentümer zu einem bestimmten Zeitpunkt frei hat oder schon belegt ist.
    3. Informationen freigeben - die betreffenden Personen können alle Termine des Kalenders mit Details (insbesondere dem Termintitel) sehen
  • Bei Einzelpersonen ist die Freigabe nochmals in 4 Abstufungen möglich
    1. Anzeigen, ob ich verfügbar/beschäftig bin (keine Details)
    2. Alle Termindetails anzeigen (Leserecht)
    3. Änderungen an Terminen vornehmen (Schreibrecht)
    4. Änderungen vornehmen UND Freigabe verwalten (Adminrecht; derjenige wird damit zum Miteigentümer dieses Kalenders)
  • Wenn einer Einzelperson Rechte gegeben werden, wird diese per E-Mail darüber informiert und der Kalender wird automatisch in seine Kalenderansicht integriert.
  • Standardmäßig ist jeder persönliche Kalender allein durch den Eigentümer les- und schreibbar.

Benachrichtigung

  • Link "Kalender verwalten" (links unten), dort "Benachrichtungen" für den entsprechenden Kalender anklicken
  • "Terminerinnerungen": hier wird festgelegt, ob und wie die Erinnerung an einen herannahenden Termin erfolgen soll
    • per Popup-Fenster
    • per E-Mail
      • die Mail geht an nkz@tu-chemnitz.eu
      • empfehlenswert ist die in Empfohlene Basiseinstellungen unter 2. beschriebene Konfiguration der Mailweiterleitung
  • eine weitere Form der Erinnerung ist innerhalb der TU Chemnitz realisiert worden: Anzeige auf dem VoIP-Telefon
  • dazu ist Folgendes einzustellen:
    • Link "E-Mail" in der Kalenderansicht (ganz oben links)
    • "Anpassen", Reiter "Filter"
    • "Neuen Filter erstellen"
      • 'Von': calendar-notification@google.com
      • 'An': notify1@tu-chemnitz.eu
      • Link 'Nächster Schritt'
      • 'Posteingang überspringen' und 'Löschen' anhaken
  • zu beachten ist jedoch, dass diese Form der Benachrichtigung nur wirksam wird, wenn ein Termin mit 'Erinnerung per E-Mail' angelegt wurde.

Farben

  • Jedem Kalender wird automatisch beim Anlegen bzw. Integrieren eine Farbe zugeordnet, damit die Unterscheidung der einzelnen Kalender in der Gesamtansicht gegeben ist.
  • Klick auf das farbige Dreieck hinter dem Kalendernamen öffnet eine Übersicht der vorhandenen Farben.
  • Dort eine auswählen - Farbeinstellung fertig.

Sichtbare Kalender

  • Jeder Kalender kann temporär ausgeblendet werden, um die Übersichtlichkeit in der Gesamtkalenderansicht nicht zu gefährden. Dazu den Haken vor dem Kalendernamen entfernen. Zum Wiedereinblenden analog den Haken setzen.
  • Jeder Kalender kann auch dauerhaft ausgeblendet werden: farbiges Dreieck hinter dem Kalendernamen, ""Diesen Kalender in der Liste ausblenden"
  • In der Kalenderübersicht (Link "Kalender verwalten") kann für jeden Kalender "Verbergen" (=dauerhaft ausblenden) bzw. "Anzeigen" (=wieder sichtbar machen) aktiviert werden.