Wissen, was gut ist. Studieren in Chemnitz.

GApps - Chef-Sekretärin-Szenario

Allgemeines

  • Besonderheit: Im allgemeinen hat die Sekretärin Schreibrechte im Kalender ihres Chefs.
  • Der Chef muss dazu bei seinem Kalender die Zugriffsrechte für die Sekretärin eingestellt haben.
  • Alle Aktionen der Sekretärin sind analog zur Arbeit mit ihrem persönlichen Kalender.
  • Zu beachten ist für sie lediglich, dass die betreffenden Termine im Kalender des Chefs eingetragen werden: Link "Termindetails bearbeiten", Formularzeile "Kalender" (und nicht in ihrem eigenen, persönlichen Kalender).

Sekretärin mit mehreren Chefs

  • Die Sekretärin kann problemlos Schreibrechte in mehreren Kalendern bekommen.
  • Sie muss nur beim Eintragen von Terminen noch genauer darauf achten, dass das im richtigen Kalender passiert.

Chef mit mehreren Funktionen (und mehreren Sekretärinnen)

  • Ein Chef mit mehreren Funktionsbereichen hat i.allg. mehrere Sekretärinnen.
  • Variante 1: Der Chef hat nur einen Kalender, in dem die Termine für alle Funktionsbereiche eingetragen werden.
    • Jede dieser Sekretärinnen hat Schreibrechte in dem einen Kalender.
    • In GApps ist leider keine farbliche Unterscheidung der Termine nach Funktionsbezug möglich; der Bezug müsste ggf. textuell hergestellt werden.
    • Die optische Gesamtübersicht über alle Termine ist vorhanden.
    • Wenn eine andere Person diesen Chef zu einem gemeinsamen Termin einladen will, ist eine Verfügbarkeitsprüfung (gegen den einen Chef-Kalender und damit gegen den "gesamten Chef") möglich.
  • Variante 2: Der Chef hat für die Funktionsbereiche getrennte Kalender.
    • Davon kann maximal ein Kalender der persönliche sein, gegen den eine Verfügbarkeitsprüfung möglich ist.
    • Jede Sekretärin hat ggf. nur Schreibrechte in dem sie betreffenden Kalender.
    • Die optische Gesamtübersicht über alle Termine ist vorhanden, da die Kalender übereinander gelegt werden können.
    • Eine Vorab-Verfügbarkeitsprüfung ist nicht möglich.