Wissen, was gut ist. Studieren in Chemnitz.

kalendar.png

GApps - Mein Kalender


Start

http://kalender.tu-chemnitz.de aufrufen oder auf die Kopfzeile "Google Kalender" im Kalender-Gadget des Portals klicken.

Grundlagen zum Umgang mit einem Kalender

Grundprinzip

  • Jeder Nutzer hat einen persönlichen Kalender (unter seinem Namen).
  • Jeder Nutzer kann beliebig viele weitere Kalender anlegen (z.B. für rein private Termine, ggf. auch für Gruppentermine, Urlaubsplanung u.a.).
  • Für jeden Kalender können Zugriffsrechte eingestellt werden (das Stichwort in den Menüs dazu heißt "freigeben").
  • Weiterhin kann jeder Nutzer beliebig viele andere Kalender benutzen:
    • Kalender von anderen Nutzern, die ihm explizit Zugriffsrechte gegeben haben
    • öffentliche Kalender (z.B. Feiertage, Schulferien)
  • Jedem Kalender wird automatisch eine andere Farbe zugeordnet.
  • Alle (aktiven) Kalender werden übereinander gelegt, so dass immer ein kompletter Überblick vorhanden ist.

Terminansichten

  • Auswahl der Ansicht oberhalb der Kalenderansicht: 'Tag, 'Woche', 'Monat', 'Die nächsten 4 Tage', 'Terminübersicht' (eine Listendarstellung der nächsten Termine)
  • In gleicher Höhe steht der Zeitraum des gerade angezeigten Kalenders.
  • Links davon sind Navigationsknopf für das Vor- und Zurückblättern der aktuellen Kalenderansicht.
  • In der Wochen- und Monatsansicht ist der aktuelle Tag ("heute") hellbeige hinterlegt.

Anlegen eines Termins (Einfache Form)

  • Mit gedrückter linker Maustaste einen Bereich (gewünschter Tag, gewünschte Beginn- und Endezeit) im Kalender markieren.
  • Es öffnet sich dann ein weißes Fenster mit dem entsprechenden Daten (Datum, Start-, Endezeit).
  • Im Feld "Was" eine Terminbezeichnung eingeben.
  • Auf "Termin einrichten" klicken.
  • Fertig - der Termin ist im Kalender sichtbar.
  • Zum Abbrechen des Vorgangs den Knopf 'X' im weißen Fenster anklicken.

Löschen eines Termins

  • Das Terminfeld in der Kalenderansicht anklicken.
  • Es öffnet sich wieder ein weißes Fenster.
  • Dort den Link "Löschen" anklicken.
  • Löschvorgang nochmal bestätigen.

Drucken einer Kalenderansicht

  • Link 'Drucken' oberhalb der Kalenderansicht
  • Druckvorschau wird automatisch geöffnet
  • Einstellen von Parametern möglich (Schriftgröße, Seitenorientierung, schwarz/weiß oder farbig)
  • "Drucken in Datei" durch den Button 'Speichern' möglich, erzeugt Postscript-Datei

Fortgeschrittene Kalendernutzung

Termindetails festlegen

  1. Allgemeines
    • Das Definieren von Details ist möglich:
      • gleich beim Anlegen eines Termins, Link 'Termindetails bearbeiten', oder
      • beim Anlegen eines Termins über den Link 'Termin einrichten' oben links, oder
      • nachträglich durch Klick in das Terminfeld in der Kalenderansicht
        Dann öffnet sich wieder ein weißes Fenster, Link 'Termindetails bearbeiten'.
    • Eingetragen werden können jetzt folgende Termindetails
      • 'Was': Terminbezeichnung
      • 'Wann': Start-/Endezeit; alternativ ist das Aktivieren der Zeitangabe "ganztägig" möglich.
      • 'Wo': kann durch Anklicken des dahinterstehenden Links "Klicken Sie hier, um einen Ort hinzuzufügen." eine Ortsbezeichnung oder -beschreibung für den Termin angegeben werden. Es empfiehlt sich dabei eine postalisch komplette Bezeichnung zu verwenden (z.B: "Straße der Nationen 62, 09111 Chemnitz (Raum 1/068)"), in der Terminansicht kann dann dieser Ort mittels Google Maps grafisch lokalisiert werden.
      • 'Beschreibung': Beim Bearbeiten eines Termin kann durch Anklicken des dahinterstehenden Links eine genauere Beschreibung des Termins angegeben werden; beim Neueintragen eines Termins ist das Eingabefeld sofort vorhanden. Gegebenfalls kann hier auch ein URL hinterlegt werden, dieser ist als komplettes HTML-Tag zu schreiben.
        Achtung: beim Ändern von Zeilen mit HTML-Tags werden diese nicht mit angezeigt und müssen deshalb immer neu eingegeben werden.
  2. Terminwiederholungen (Serientermine)
    • Hinter 'Wiederholungen' kann eine Wiederholungsangabe ausgewählt werden:
      • 'Täglich', 'Wöchentlich', 'Monatlich', 'Jährlich' u.a.
      • die Wiederholfrequenz ('aller 2 Jahre', 'aller 5 Tage', ...)
      • bei 'wöchentlich': Angabe, an welchem/n Wochentag(en)
      • bei 'monatlich': Angabe, ob sich die monatliche Wiederholung auf den Tag des Monats ("jeden 3. des Monats") oder auf den Wochentag ("jeden 2. Dienstag im Monat) beziehen soll.
      • Zuletzt kann noch spezifiziert werden, wann die Wiederholung enden soll.
    • Ausnahmeregeln
      Ausnahmen von einer spezifizierten Wiederholserie können nicht explizit formuliert werden; Ausnahmen werden erreicht, indem der betreffende Termin an den fraglichen Tagen einfach gelöscht oder geändert wird.
      Bei der Sicherheitsabfrage sollte in diesem Fall natürlich "Nur diesen Eintrag" gewählt werden.
  3. "Optionen"
    • Terminerinnerung
      • verschiedene Formen der "Erinnerung", dass ein geplanter Termin bevorsteht (Alarmierung)
      • als Pop-Up (das Google-Kalender-Browserfenster wird zum aktiven Bildschirmfenster, ganz gleich was man gerade am Computer macht, zusätzlich erscheint ein kleines Fenster mit den Termindaten)
      • per E-Mail (wenn entsprechend konfiguriert, kann die Erinnerung per E-Mail auch eine optische Anzeige auf dem VoIP-Telefon bewirken)
      • per SMS ans Handy
      • Zeitpunkt der Erinnerung
      • Standardmäßig ist 'PopUp', '10 Minuten' eingestellt.
      • Es können auch mehrere Erinnerungen kombiniert werden.
    • "Mich anzeigen als"
      • "Nicht verfügbar" bedeutet, dass ich durch den Termin "belegt" bin, also nicht verfügbar für andere Anforderungen * "Verfügbar" ist sinnvoll für Termine, bei denen ich aber trotzdem am Arbeitsplatz und damit ggf. für andere Dinge verfügbar bin
      • Die Angabe ist aber nur für den "persönlichen Kalender" relevant, nur damit erfolgt eine Verfügbarkeitsprüfung!
    • Datenschutz
      • Standardmäßig ist eine Termin so nach außen sichtbar, wie es in der Einstellung für diesen Kalender festgelegt ist (Link "Kalender verwalten" -> "Freigeben, Einstellungen bearbeiten")
      • mit der Angabe hier kann die Sichtbarkeit dieses konkreten Termins gegenüber der Standardeinstellung geändert werden
        Anwendungsfall: privater Termin im dienstlichen Kalender
  4. Planung von Terminen mit anderen Teilnehmern ("Gäste")
    • Grundprinzip: Um einen Teilnehmer für einen Termin mit vorzusehen, muss er über "Gast hinzufügen" spezifiziert werden.
      Dieser Gast wird "eingeladen", er bekommt dazu eine E-Mail, die er beantworten sollte (s.u.)
    • (Teil des) Loginkennzeichen oder Namen in das Eingabefeld schreiben
    • Darunter öffnet sich ein blau hinterlegtes Feld mit den Namen und Google-Mailadressen der Personen, auf die das (bisher eingegebene) Muster passen.
    • Durch Anklicken einer Zeile wird diese Person als Gast übernommen.
    • Danach ggf. weitere "Gäste" spezifizieren.
    • Sinnvoll ist, jetzt die Verfügbarkeit der vorgesehenen Teilnehmer zu prüfen, Link "Gast- und Ressourcenverfügbarkeit überprüfen"
      • darauf achten, dass das richtige Zeitfenster sichtbar ist
      • bereits verplante Zeiten der Teilnehmer sind durch farbliche Balken erkenntlich
      • erst so ist eine Terminfestlegung eigentlich sinnvoll.
        Die Wirksamkeit dieses Mechanismus setzt voraus, dass die Gäste alle ihre Termine im persönlichen Kalender stehen haben und dass sie die "Frei/Belegt"-Information ihres Kalenders für die Domäne freigegeben haben!
    • Beim "Speichern" des Termins kommt Abfrage, ob die Gäste jetzt per Mail eingeladen werden sollen - das sollte positiv beantwortet werden: "Senden".
    • In der Kalenderansicht der Eingeladenen ist der Termin sofort an der richtigen Stelle sichtbar, die Terminbox enthält aber ein großes Fragezeichen.
      • Ein Klick darauf öffnet ein Fenster mit möglichen Reaktionen auf die Einladung: 'Ja', 'Nein', 'Vielleicht'.
      • Bei 'Ja' wird der Termin in den persönlichen Kalender übernommen.
      • Bei 'Nein' ist der Termin nur noch ganz hell sichtbar ("abgelehnt").
      • Die zugeschickte E-Mail enthält einen Link zum Google-Kalender, über den man ebenso auf der Terminansicht landet.
      • Der Termineigentümer sieht den Stand der Reaktion der Eingeladenen in seinem Kalender unter 'Termindetails'.
    • Für Planung von Terminen mit einem festen Personenkreis siehe Kapitel Gruppentermine.
  5. Benutzung von "Ressourcen"
    • Ressourcen sind (Beratungs-)Räume, Technik (Beamer, Notebook etc.) und ähnliches, die im Zusammenhang mit der Terminplanung mit gebucht werden, sofern sie nicht schon belegt sind. Eine "Nur-Planung" von Ressourcen ist nicht möglich.
    • Link "Gast- und Ressourcenverfügbarkeit prüfen" im Termindetails-Fenster
    • Alle eingeladenen Gäste sind aufgeführt.
    • Darunter ist eine Tabelle der (in der gesamten Domäne) verfügbaren Ressourcen.
    • Ggf. eine Ressource anklicken, Knopf "Hinzufügen".
    • Anzeige der Belegtzeiten wie oben erklärt.
    • Ressourcen werden in der Reihenfolge der Anforderung vergeben, es ist keine Mehrfachvergabe möglich
      bei sich überschneidendem Bedarf müssen das die Interessenten individuell (außerhalb von GApps) klären!
    • Detaillierte Beschreibung der Ressourcennutzung in der Google-Hilfe

Ändern eines Termins

  1. Ändern des Zeitpunkts
    • Verschieben der gesamten Terminbox mit gedrückter Maustaste - sowohl innerhalb eines Tages als auch über Tagesgrenzen hinweg..
    • Ziehen der 2 waagerechten Striche am unteren Rand der Terminbox verändert den Endzeitpunkt des Termins.
  2. Ändern von Termindetails
    • Klick in die Terminbox -> Link 'Termindetails bearbeiten' oder direkt auf die Kopfzeile der Terminbox klicken
    • Modifizierbar sind alle Details durch Anklicken der entsprechenden Zeile.