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Nutzerforum 10.11.2010:
Zukünftiges Lizenz- und Software-Beschaffungsportal der TU Chemnitz

Inhalt:

• Ist-Stand Verwaltung von Softwarelizenzen aus Campusverträgen
• Geplant: Online-Shop
• Diskussion

Ist-Stand Lizenzverwaltung

• große Anzahl von "Campusverträgen"
  • Rahmenverträge
    • unbegrenzte Lizenzanzahl
    • viele Produkte
    • Lizenzkauf, keine Wartung
    • monatliche Abrechnung beim Lieferanten
    • Beispiele: MS Select, Adobe
  • Campuslizenzverträge "i.e.S."
    • begrenzte oder unbegrenzte Lizenzanzahl
    • meist ein Produkt
    • mit jährlicher Wartung
    • in der Regel "Mietlizenz"
    • Beispiele: Mathematica, Matlab, SPSS
  • Sammellizenzen
    • beschaffte Lizenzpakete (Mengenrabatt)
    • Kauflizenzen, keine Wartung
    • Beispiele: Citavi, MindManager, PVX
  • Übersicht

• einheitliche Schnittstelle für die Nutzer
  aufwändiger Workflow
  • Angebot über eine Webseite
  • "Bestellformular" → Überlassungsvereinbarung
    • Unterschrift LS-Leiter
  • ME-Schein
    • Unterschrift Kostenstellenverantwortlicher
  • beides an URZ schicken
  • Bearbeitung
    • Eintragen in Softwaredatenbank
    • automatische E-Mail an Besteller als Bestätigung (mit Lizenzschlüssel usw.)
    • Bedrucken ME-Schein
  • ME-Schein zurück an Besteller, Anfügen des Umbuchungsformulars
  • zurück an URZ
  • Weitergabe an FiBu, Geldtransformation
  • im URZ monatliche Abrechnung der ausgegebenen Lizenzen (aus Rahmenverträgen), generiert Rechnung

Ziel

• Das muss alles besser werden!
  • einfacher für Besteller
  • effektiver für URZ (und für die Verwaltung)
    • mit geringeren Personalresssourcen

Lösung

• Betrieb eines Online-Shops
  • betrieben durch externen Anbieter
  • ausgewählt nach langem Diskussions- und Entscheidungsprozess: CANCOM
  • Anbieten aller Produkte aus den vorhandenen Rahmenverträgen
  • Pre-Version
  • Angebotsportfolio = derzeitiges Angebot bei Rahmenverträgen
• Ablauf einer Bestellung
  1. Authentifizierung des Nutzers via Shibboleth
  2. Füllen des Warenkorbs aus den Angebotsartikeln
  3. "Bestellen"
  4. Generiert Info an "Entscheider" (Kostenstellenverantwortlichen)
  5. dieser hat besondere "Rolle" im Portal, er legt Daten für Rechnungslegung fest
  6. Bestellung landet bei CANCOM
  7. Auslieferung (Paket, Downloadlink) an Besteller, einschl. Lieferschein und Rechnung
  8. Info an URZ über Kauf (1x täglich)

Roadmap

• Testversion ab Dezember 2010
• Produktionsbetrieb Q1 2011
• später: Erweiterung des Angebots um die Artikel aus Campuslizenzen und Sammelbestellungen

Diskussion