Das maschinelle Zahlen dient einer regelmäßigen Begleichung offener Posten. Ein Zahlungsprogramm ist so ausgelegt, dass sowohl Eingangs- als auch Ausgangszahlungen abgewickelt werden können, also die Funktionen nicht nur für Kreditoren, sondern auch für Debitoren vorhanden sind.

Wichtig sind zur Bezahlung drei Fragen:

Die Frage nach dem ,Wann' ist z.B. dann interessant, wenn verschiedene Skontoabzugsmöglichkeiten vorliegen. Entsprechende Entscheidungen (z.B. immer volles Skonto realisieren) können im System hinterlegt werden und determinieren das Zahlprogramm.

Die Standardzahlwege sind zum Beispiel Scheck, Überweisung und Wechsel.

Mögliche Veränderungen verschiedener Konten durch ein Zahlprogramm werden durch folgende Abbildung gezeigt.