Sachkontenbuchung
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Prinzipielles Vorgehen bei der Belegerfassung
Das im Folgenden beschriebene Vorgehen und die Beschreibung der einzelnen Felder bei der Erfassung gilt prinzipiell auch für Buchungen in den Kreditoren- und Debitorennebenbüchern.
Die
Vorgehensweise
beim
Erfassen von Belegen
ist sowohl im Haupt- als auch in den Nebenbüchern immer dieselbe:
  1. Zuerst wird die gewünschte Funktion zum Erfassen des Belegs aufgerufen. Das System bietet dabei mehrere, speziell auf den Geschäftsvorfall abgestimmte Funktionen an: Im Hauptbuch z. B. "Sachkontenbuchung" oder "Fremdwährg. Bewertung", im Nebenbuch z. B. "Rechnung" oder "Gutschrift".
  2. Danach werden die Daten des Belegkopfes eingegeben.
  3. Dem folgt die Eingabe der einzelnen Belegpositionen.
  4. Vor dem Buchen des Beleges empfiehlt es sich, diesen zu simulieren.
  5. In einem letzten Schritt wird der Beleg gebucht, woraufhin das System den Beleg "erzeugt" und die Verkehrszahlen der beteiligten Konten fortschreibt.
Näheres zu konkreten Eingaben und einzelnen Transaktionen erfolgt in der SAP-Anwendung und zur Bearbeitung der Übung.
(Neben-)Kontierung auf einer Kostenstelle
Bei einigen Buchungen müssen Sie beim Erfassen der Belegpositionen zusätzlich eine kostenrechnungsrelevante Nebenkontierung angeben. Aufwendungen bzw. Erträge werden damit als Kosten bzw. Erlöse entweder auf
  • einer Kostenstelle oder
  • einem (Innen-)Auftrag
bereits bei der Belegerfassung verbucht.

Die Felder im Belegkopf
  • Im Belegkopf erfolgt die Angabe des
    Belegdatums
    . Es ist das Datum des betreffenden Geschäftsvorfalls (z.B. das Rechnungsdatum) und ist nicht immer mit dem Buchungsdatum identisch (Beispiel: Buchungsdatum = Rechnungsdatum + 2 Tage Postweg). Es wird zu Informationszwecken erfasst.
  • Das
    Buchungsdatum
    ist das Datum, unter dem der Beleg buchhalterisch gültig im System verbucht wird. Voraussetzung: Es handelt sich um eine zulässige Buchungsperiode! Das Buchungsdatum könnte theoretisch auch in einem zurückliegenden Geschäftsjahr liegen - der Saldovortrag für das aktuelle Jahr wird dann automatisch korrigiert.
  • Die
    Belegart
    dient dazu, Geschäftsvorfälle zu unterscheiden. Von Bedeutung ist dies z. B. bei der Einzelpostenanzeige eines Kontos. Anhand der Belegart erkennt man sofort, um welche Art von Geschäftsvorfall es sich handelt. Des Weiteren steuert die Belegart die Bebuchung der einzelnen Kontoarten, also Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkonten. In der Debitorenrechnung, Kreditorenrechung bzw. Sachkontenbuchung wird die "richtige" Belegart standardmäßig vorgegeben.
  • Die Vergabe der
    Belegnummern
    erfolgt, je nach Belegart, entweder intern durch das System oder extern durch den Nutzer. Für jede Belegart gibt es ein bestimmtes Belegnummernintervall.
  • Beim Erfassen eines Belegs verlangt das System die Angabe eines
    Buchungskreises
    im Belegkopf.
  • Weiter muss die
    Währung
    angegeben werden, in der der Beleg gebucht werden soll. Die Eingabe erfolgt täglich mit dem ersten Beleg - dann wird ein regelmäßiger Vorschlag vom System erstellt. Eine etwaige Umrechnung erfolgt entsprechend den Kursen, die in einer Umrechnungstabelle hinterlegt sind.
Die Belegpositionsfelder
Nachdem die Daten des Belegkopfes erfasst wurden, erfolgt die Eingabe der einzelnen
Belegpositionen
. Erfassen Sie im Falle einer Sachkontenbuchung mindestens eine Soll- und eine Habenposition. Dazu geben Sie zwei Sachkonten, den S/H-Schlüssel, einen Betrag und ggf. ein Steuerkennzeichen sowie eine kostenrechnerische Kontierung (Kostenstelle, Innenauftrag) ein. Im Falle einer Debitoren- oder Kreditorenbuchung erfassen Sie das Nebenbuchkonto im Belegkopf (das ist die Soll- bzw. Haben-Buchung) und ergänzen mindestens eine Haben- bzw. Soll-Buchung, z.B. ein Aufwandskonto.
Zur Kontrolle der Eingaben sollte man einen Beleg vor dem Verbuchen immer erst simulieren. Wenn der Saldo aus Soll und Haben gleich null ist, können Sie den Beleg sichern und somit verbuchen.
Änderung und Stornierung von Belegen
Gebuchte Belege lassen sich nur begrenzt
ändern
, z.B. Belegtexte oder Zahlungsbedingungen. Ein Löschen ist nicht möglich. Es gibt eine spezielle Funktion für solche Korrekturverfahren: das
Stornieren von Belegen
.
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