Sachkontenbuchung
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Das Belegprinzip im R/3 System
Das SAP System orientiert sich konsequent am
Belegprinzip
. Im Einzelnen bedeutet dies:
  • Buchungen werden generell als eindeutig durch einen Schlüssel identifizierbarer Geschäftsvorfall gespeichert.
  • Jeder Geschäftsvorfall ist somit als vorgangsbezogener Buchungsbeleg im System abgelegt.
  • Der Beleg bildet eine in sich geschlossene und zusammenhängende Einheit.
Gebucht werden können nur vollständige Belege, um inkonsistente Eingaben zu verhindern.
Vollständig
heißt, dass der Saldo aus den Soll- und Habenpositionen Null ergeben muss. Die vom System vorgesehenen Mindestkontierungen, wie z.B. Belegdatum, Buchungsdatum, Belegart, Buchungsschlüssel, Kontonummer und Beträge müssen eingegeben worden sein. Alle Mussfelder, die darüber hinaus über die Systemeinstellung festgelegt werden können, müssen gefüllt worden sein.

Das System prüft außerdem die
Konsistenz
der Eingaben. Sollte ein Schlüssel eingeben werden, der im System nicht definiert ist, gibt das System eine Fehlermeldung aus. Die Belegerfassung kann erst nach der Korrektur fortgesetzt werden.
Aufbau eines Beleges
Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens zwei Belegpositionen (nämlich Soll und Haben).
Im
Belegkopf
stehen die Informationen, die den gesamten Beleg betreffen, wie zum Beispiel das Belegdatum, das Buchungsdatum und die Belegnummer oder auch steuernde Informationen wie die Belegart.

In einer
Belegposition
stehen nur Informationen zu dieser Position. Ein Buchungsschlüssel, ein Betrag und eine Kontonummer sind immer erforderlich. Weitere Angaben hängen von dem zu buchenden Vorgang ab. Dies kann beispielsweise ein Kostenträger oder einen erläuternden Text sein.
Das System kennt neben dem beschriebenen
Buchhaltungsbeleg
viele andere Belege wie Materialbelege, Controllingbelege, Musterbelege oder Dauerbuchungsbelege.
Zu nennen sind noch zwei Besonderheiten:
  • Wie schon bei Kreditorenstammdaten erwähnt, sind auch bei der Belegerfassung in Nebenbüchern keine zusätzlichen Eingaben zur Saldenübertragung in das Hauptbuch erforderlich. Alle Positionen, die Nebenbücher betreffen, werden automatisch über ihre Abstimmkonten in der Hauptbuchhaltung mitbebucht.
  • Bestimmte Belegpositionen wie Umsatzsteuer, Skonto oder Währungsdifferenzen können vom System automatisch erzeugt und in den Beleg übernommen werden. Sie lassen sich jedoch vor Buchung des Beleges auch manuell ändern. Voraussetzung sind entsprechende Steuerkennzeichen in den Buchungspositionen.
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