Im Geschäftsverkehr kommt es häufiger vor, dass ein Kunde seine Verbindlichkeiten nicht fristgerecht erfüllt und damit in Zahlungsverzug gerät. Um ihn an die Außenstände zu erinnern, werden Sie ihm Zahlungserinnerungen oder Mahnungen schicken. Um diesen Teilbereich der Debitorenbuchhaltung effektiv zu gestalten, sollte das Verschicken der Mahnungen automatisch mit dem Mahnprogramm abgewickelt werden. Mit dem Mahnprogramm sollten aber nicht nur Debitoren, sondern auch Kreditoren gemahnt werden können, wenn es sich zum Beispiel um Gutschriften handelt.

In der Regel wird bei Nichtleistung des Schuldners mehrmals gemahnt. Die Texte der einzelnen Mahnstufen nehmen dabei an Schärfe zu. Am Anfang steht meist eine freundliche Erinnerung, während auf der letzten Stufe oft ein gerichtlicher Mahnbescheid angedroht wird.