Sachkontenbuchung
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Prinzipielles Vorgehen bei der Belegerfassung
Das im Folgenden beschriebene Vorgehen und die Beschreibung der einzelnen Felder bei der Erfassung gelten prinzipiell auch für Buchungen in den Kreditoren- und Debitoren-Nebenbüchern.
Die
Vorgehensweise
beim
Erfassen von Belegen
ist sowohl im Haupt- als auch in den Nebenbüchern ähnlich:
  1. Zuerst wird die gewünschte Funktion (Belegart) zum Erfassen des Belegs aufgerufen. Das System bietet dabei mehrere, speziell auf den Geschäftsvorfall abgestimmte Funktionen an: Im Bereich der Sachkonten z. B. "Allgemeine Erfassung" oder "Anlagevermögen", im Bereich Kreditoren & Debitoren z. B. "Rechnungserfassung" oder "Zahlungserfassung" und Kostenrechnung z.B. "Kostenrechnung Erfassung".
  2. Danach wird das entsprechende Erfassungsjournal für den Erfassungsnamen ausgewählt.
  3. Dem folgt die Eingabe der Beschreibung des Erfassungsbelegs.
  4. Anschließend werden dem Erfassungsbeleg die einzelnen Belegpositionen hinzugefügt.
  5. Vor dem Buchen des Beleges empfiehlt es sich, diesen zu prüfen.
  6. In einem letzten Schritt wird der Beleg gebucht, woraufhin das System den Beleg "erzeugt", den Erfassungsbeleg als "gebucht" deklariert und die Verkehrszahlen der beteiligten Konten fortschreibt.
Näheres zu konkreten Eingaben und einzelnen Transaktionen erfolgt in der Axapta-Anwendung und zur Bearbeitung der Übung.
(Neben-)Kontierung auf einer Kostenstelle
Bei einigen Buchungen müssen Sie beim Erfassen der Belegpositionen zusätzlich eine kostenrechnungsrelevante Nebenkontierung angeben. Aufwendungen bzw. Erträge werden damit als Kosten bzw. Erlöse entweder auf
  • einer Kostenstelle oder
  • einem Kostenträger
bereits bei der Belegerfassung verbucht.

Die Felder im Beleg
  • Im Belegkopf erfolgt die Angabe des
    Belegdatums
    . Es ist das Datum des betreffenden Geschäftsvorfalls (z.B. das Rechnungsdatum) und ist nicht immer mit dem Buchungsdatum identisch (Beispiel: Buchungsdatum = Rechnungsdatum + 2 Tage Postweg). Es wird zu Informationszwecken erfasst.
  • Das
    Buchungsdatum
    ist das Datum, unter dem der Beleg buchhalterisch gültig im System verbucht wird. Voraussetzung: Es handelt sich um eine zulässige Buchungsperiode! Das Buchungsdatum könnte theoretisch auch in einem zurückliegenden Geschäftsjahr liegen - der Saldovortrag für das aktuelle Jahr wird dann automatisch korrigiert.
In Microsoft Axapta wird das Buchungsdatum automatisch vom System generiert.
  • Die
    Kontenart
    des Kontos und des dazugehörigen Gegenkontos dient der Unterscheidung der Konten, die über den jeweiligen Beleg verbucht werden sollen. Damit wird die Bebuchung der einzelnen Kontoarten, also Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkonten etc. gesteuert
  • Die Vergabe der
    Belegnummern
    erfolgt intern durch das System. Für jede Belegart gibt es ein bestimmtes Belegnummernintervall.
  • Zur Unterscheidung der Buchungen sollte entweder ein aussagekräftiger
    Buchungstext
    eingegeben oder ein vom System vorgegebener Wert ausgewählt werden.
  • Die Eingabe des
    Betrages
    , der vom Konto auf das Gegenkonto verbucht werden soll erfolgt je nach Buchungsvorgang entweder im Feld
    Soll
    oder im Feld
    Haben
    .
  • Weiter muss die
    Währung
    angegeben werden, in der der Beleg gebucht werden soll. Als Standardwert wird vom System ,EUR' vergeben.
Sie können innerhalb des Erfassungsbeleges mehrere
Belegpositionen
eingeben. Erfassen Sie im Falle einer Sachkontenbuchung mindestens eine Soll- und eine Haben-Position. Dazu geben Sie zwei Sachkonten, einen Betrag, einen Buchungstext, den Betrag und das Belegdatum sowie eine kostenrechnerische Kontierung (Kostenstelle) ein. Im Falle einer Debitoren- oder Kreditorenbuchung erfassen Sie das Nebenbuchkonto im Beleg (das ist die Soll- bzw. Haben-Buchung).
Zur Kontrolle der Eingaben sollte man einen Beleg vor dem Verbuchen immer erst prüfen. Wenn Sie als Systemmeldung ,Erfassung OK' erhalten, können Sie den Beleg verbuchen.
Änderung und Stornierung von Belegen
Gebuchte Belege lassen sich nicht
ändern
. Ein Löschen ist ebenfalls nicht möglich. Um einmal verbucht Belege rückgängig zu machen, empfiehlt es sich eine entsprechende Gegenbuchung durchzuführen. Eine spezielle Funktion wie das
Stornieren von Belegen
existiert in Axapta nicht.
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