UMS – Unified Messaging System
Datenschutzhinweise zum Fax-Dienst
Lesen Sie bitte die Hinweise auf der Webseite des Datenschutzbeauftragten.
Fax empfangen und senden
Ein „Unified Messaging System“ (UMS) fasst Nachrichten in verschiedenen Formen (E-Mail, Fax, Voice-Mail = Anrufbeantworter, SMS) zusammen und stellt den Benutzern einheitliche Zugänge zur Verfügung. Das UMS der TU Chemnitz stellt den Zugang via E-Mail bzw. Webmail zur Verfügung.
Fax-Empfang - Fax2Mail
Jeder Mitarbeiter hat eine persönliche Faxnummer: 531 8 + persönliche Rufnummer. Empfangene Faxe werden als E-Mail mit PDF-Anhang in die persönliche Mailbox zugestellt.
Für aufgabenbezogene Faxnummern ist die Nutzung ebenfalls möglich. Es wird aber die Zustellung der empfangenen Faxe in eine Gruppen-Mailbox empfohlen, da dadurch die Bearbeitung der eingegangenen Faxe durch mehrere Personen einfacher und übersichtlicher wird.
Fax-Versand – Mail2Fax
Über Webmail https://mail.tu-chemnitz.de können Sie Dateien im PDF- oder PostScript-Format als Fax versenden: „Neue Nachricht“
Bei der Angabe der Rufnummer des Empfängers ist zu berücksichtigen, dass bei externen Rufnummern eine
Vornull (Amtsholung) anzugeben ist.
Z. B. müssen Sie für die Fax-Nummer: 030 123456 als Empfängeradresse eintragen:
0030123456@fax.tu-chemnitz.de
Wenn das Fax an mehr als einen Empfänger gesendet werden soll, sind mehrere derartige Adressen einzutragen. Löschen Sie die Signatur und lassen Sie den Inhalt lerr, wenn Sie kein extra Titelblatt versenden wollen.
Für den externen Fax-Versand mit der persönlichen Faxnummer ist eine separate Beantragung mit Bestätigung durch den Kostenstellenverantwortlichen beim Dezernat 3 notwendig. Dabei ist die Berechtigung national/international identisch zur Amtsberechtigung der persönlichen Telefonnummer.
Diese Funktion ist auch für Organigramm-Faxnummern möglich. Dazu genügt ein formloser Antrag an voip@.... Dabei ist die Berechtigung national/international identisch zur Amtsberechtigung der Organigramm-Faxnummer.
Fax-Versand per E-Mail
Es ist möglich, mit jedem E-Mail-Program Fax zu versenden, wenn es folgendermaßen eingestellt ist:
- Server für ausgehende Mail (SMTP):
mail.tu-chemnitz.de - Port: 587
- verschlüsselte Verbindung verwenden
- Authentifizierung mittels Nutzerkennzeichen und Passwort
Die Empfänger des Faxes sind in der Form faxnummer@fax.tu-chemnitz.de
anzugeben.
Ist mehr als ein Empfänger vorgesehen, können diese durch Komma getrennt angegeben werden.
Umlaute im Namen der zu versendenden Dokumente bringen den Faxserver durcheinander und können dazu führen, das Fehlermeldungen der Art „Es ist ein Fehler bei der Konvertierung aufgetreten“ erscheinen.
Berechtigung zum Benutzen von UMS
Jeder VoIP-Teilnehmer erhält automatisch einen Zugang zur Mail2Fax-Schnittstelle. Damit kann er intern Faxe versenden. Die Berechtigung zum Versenden von Faxen nach außerhalb über dieses System kann beim Dezernat 3 beantragt werden.
Nach Freischaltung zu diesem Dienst gilt die gleiche Berechtigung wie sie bei der persönlichen Rufnummer eingestellt ist.
Faxgeräte
Prinzipiell sollte UMS genutzt werden. Die Fax2Mail- und Mail2Fax-Funktionen sind sehr flexibel nutzbar, kostensparend und ortsunabhängig.
Sollten Sie dennoch ein Faxgerät benötigen, so nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.
SMS senden
Das Versenden von SMS erfolgt analog dem Versand von Fax-Versand per Email.
Die Empfänger des SMS sind in der Form rufnummer@sms.tu-chemnitz.de
anzugeben.
Ist mehr als ein Empfänger vorgesehen, können diese durch Komma getrennt angegeben werden.
Es ist keine Amtsnull voranzustellen.
