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Informationen zu PDF

Erzeugung von PDF-Dokumenten mit Textverarbeitungsprogrammen

Das Portable Document Format von Adobe ist seit einiger Zeit das Standardformat für die Veröffentlichung von (wissenschaftlichen) elektronischen Dokumenten. Dazu haben neben den Vorteilen der "Sprache" PDF auch das Marketing der Firma Adobe und die auf allen Rechnerplattformen kostenfrei nutzbaren Viewer beigetragen.
Aus Erfahrung müssen wir aber feststellen, dass die Verwendung von PDF-Dokumenten problembehaftet sein kann, insbesondere beim Drucken. Der Autor eines Dokuments sollte deshalb bei der Erzeugung des PDF-Formats einige wichtige Regeln beachten bzw. nur einen sicheren, erprobten Weg begehen. Der Autor sollte vor allem immer bedenken, dass die Ausgabe des Dokument möglichst auf allen relevanten Rechnerarchitekturen und mit den Werkzeugen des "Lesers" funktionieren muss! Das heisst, die Erzeugung des PDF-Dokuments muss so ablaufen, dass das Ergebnis streng plattform- und softwareunabhängig ist.
Die Benutzung des bei Installation des Programmes Adobe Acrobat (unter Windows) erzeugten Druckers Acrobat Distiller bzw. PDF-Maker und der entsprechenden Macros ist deshalb problematisch. Auch die programminterne Wandlung in PDF-Dateien aus einigen Anwendungsprogrammen sollte nicht genutzt werden.

Die sichere Methode ist, in zwei Schritten zu arbeiten:

  1. Die gewünschte Datei aus dem Programm heraus in eine Postscript-Datei zu wandeln. Das erfolgt mittels der Funktion "Drucken in File" unter Auswahl eines URZ-Druckers (z.B. zille, bosch oder nolde [HP Laserjet 5M]). Gegebenfalls sollten die erzeugten Seiten (möglichst auch die letzte Seite) zunächst am Bildschirm mit einem Postscript-Viewer (Ghostview/Ghostscript) betrachtet werden.
  2. Die Postscript-Datei wird mit der aktuellsten Version des Adobe Acrobat Distillers (Windows) bzw. mit dem Ghostscript-basierten Skript ps2pdf (Linux, Solaris) gewandelt.

OpenOffice, MS Office bzw. WordPerfect Office für Windows

Erster Schritt:

Im jeweiligen Programm die Datei einlesen. Im Menü "Drucken" den URZ-Drucker nolde o.ä. auswählen. Mittels Anhaken des Kästchens "Ausgabe in Datei umleiten" eine Postscript-Datei (name.ps) erzeugen.

Mittels gsview das Aussehen der Postscript-Datei kontrollieren.

Zweiter Schritt:

Adobe Acrobat Distiller aufrufen. Unter Menü "Datei - Öffnen" die Postscript-Datei auswählen, den Namen der gewünschten PDF-Datei angeben. Im Fenster "Optimierung" gewünschte Optimierung wählen (im Normalfall reicht eBook, Optimierung ist jedoch relativ unkritisch).

OpenOffice für Linux

Erster Schritt:

In OpenOffice die Datei einlesen. Im Datei-Menü unter "Drucken" den URZ-Drucker nolde o.ä. auswählen. Durch Anhaken des Kästchens "Ausdruck in Datei" eine Postscript-Datei name.ps erzeugen.

Mittels gv name.ps das Aussehen der Postscript-Datei kontrollieren.

Zweiter Schritt:

Eingabe: ps2pdf name.ps name.pdf.

LaTeX

Direkter Weg (empfohlen)

pdflatex file (für file.tex)
Dabei ist zu beachten:

  1. Fontauswahl:
    • unbedingt T1-Fonts benutzen! (\usepackage[T1]{fontenc})
      zusätzlich dazu: Einbinden des Zusatzpakets ae
    • ODER: ausschließlich Postscript-Fonts benutzen (Times, Helvetica o.a.)
      z.B. \usepackage{helvet}
  2. Einbindung von Bilder und Grafiken:
    Bilder müssen im PDF- oder PNG- oder JPG-Format vorliegen (PDFLaTeX kann EPS-Bilder nicht verarbeiten).
    Zur Einbindung selbst sollte das Kommando \includegraphics aus dem Zusatzpaket graphicx benutzt werden. Dieses Paket enthält das aktuelle Knowhow der Integration von Bildern und stellt sicher, dass das erzeugte PDF sicher und portabel ist.

Alternativer Weg

  1. Schritt: latex file (für file.tex)
  2. Schritt:  dvips -Ppdf -G0 -o file.ps file
  3. Schritt:  ps2pdf file.ps file.pdf

Bei dieser Verarbeitungsweise können weiterhin Bilder im EPS-Format benutzt werden, die Problematik der Fontauswahl ist aber die gleiche wie bei dem oben beschriebenen "direkten" Weg.

Eine ausführliche (aber englischsprachige) Darstellung des Problems schlechtqualitativer PDF-Files findet sich in der FAQ der UK TeX-Nutzer.

Konfiguration des Acrobat Readers

Beim ersten Aufruf des Acrobat Readers wird ein Konfigurationsfile geschrieben ($HOME/.acrobat/prefs), das der Nutzer durch Angabe von Optionen innerhalb des Programms indirekt modifiziert. Leider werden aber einige Standardwerte eingestellt, die für den praktischen Betrieb innerhalb unserer Infrastruktur zumindest hinderlich sind. Konkret bezieht sich diese Aussage auf zwei Angaben:

Option Bedeutung Standardwert sinnvoller Wert
PaperSize Papierformat Letter A4
es gibt in Europa kein Letter-Papier
OptimizeForSpeed Optimierung der Druckgeschwindigkeit
intern wir damit das Handling von Fonts beeinflusst		 true
(bestimmte Fonts werden nicht zum Drucker übertragen)		 false
(alle Fonts sollen zum Drucker übertragen werden
anderenfalls kann es zu Druckproblemen kommen, wenn der Drucker den betreffenden Font doch nicht kennt)
Damit nicht jeder Nutzer diese Einstellungen selbst vornehmen muss, haben wir uns entschlossen, diesen Schritt pauschal vorzubereiten: beim Aufruf von [/usr/local/bin/]acroread (unter Linux) wird der Nutzer gefragt, ob er mit der Anpassung seiner Konfiguration einverstanden ist. Wenn er zustimmt, wird das Konfigurationsfile geändert. Diese Anfrage erfolgt nur ein einziges Mal!

Konfiguration des Acrobat Readers ab Version 7

Beim ersten Aufruf des Acrobat Readers (zunächst acroread7) wird ein Konfigurationsverzeichnis $HOME/.adobe/Acrobat/7.0/ erstellt. Der Nutzer kann Optionen innerhalb des Adobe Readers ändern, vor allem im Menüpunkt Edit-Preferences. Dann werden diese im File $HOME/.adobe/Acrobat/7.0/Preferences/reader_prefs eingetragen.

Der Acrobat Reader7 benutzt beim Aufruf die volle Bildschirmgröße. Wenn man das nicht wünscht, kann man beim Aufruf die X-übliche Notation für das Einstellen von Fenstergrößen benutzen, z.B.:
acroread7 -geometry 550x800+100+0 file.pdf
Diese Form kann man sich auch als Alias hinterlegen. Sie ist leider nicht als Preferenz speicherbar.

Werden in PDF-Dokumenten WEB-URL's benutzt und man möchte diese aus dem Acrobat Reader heraus aufrufen, so kann man unter Edit/Preferences/Weblink einen WEB-Browser einstellen, z.B. mozilla oder opera. In der vorliegenden Version werden allerdings diese Einstellungen nicht gespeichert, sodass bei jedem Aufruf von acroread7 der Weblink neu eingestellt werden muss. Beim Anklicken eines URL wird man allerdings direkt zur Eingabe eines Browsers aufgefordert, sodass man diese Einstellung nur bei Bedarf machen muss.

Weitere Infos:

Anleitung zum Drucken von PDF