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Maximale Größe und Zustellzeit einer E-Mail

Immer häufiger werden große Dokumente per E-Mail versendet und es taucht die Frage auf: Gibt es eine Maximalgröße? Einfache Antwort: Eigentlich nicht, aber...

Die Begrenzung liegt in der Übertragungsfähigkeit der Netze, in den Speichermöglichkeiten der beteiligten Mailserver und in administrativen Beschränkungen. Diese Bedingungen sind netzweit sehr unterschiedlich. Ist die Übertragung von mehreren MegaBytes zwischen Universitäten eine Sache von Sekunden, so sieht das schon anders aus, wenn man diese Datenmenge via Modem an den heimischen PC holt.

Steht ein Mailserver Tausenden von Benutzern zur Verfügung, kommt man ohne solidarisches Verhalten nicht aus, es sei denn, man führt empfindliche Beschränkungen ein. Deshalb appellieren wir an alle E-Mail-Nutzer, diesen Dienst verantwortungsbewußt im Sinne der Benutzerordnung einzusetzen. "Mail-Bomben" oder ähnliche "Spielereien" beeinträchtigen andere Nutzer und werden von uns geahndet.

Für das Senden und Empfangen von E-Mail ist momentan eine Beschränkung von 100 MegaBytes pro Mail festgelegt. Damit sollen unbeabsichtigte "Pannen" vermieden werden ("Ich hab' doch nur die Datei angeklickt..."), ohne den Dokumentenaustausch wesentlich zu beeinträchtigen. Größere Dokumente müssen geeignet geteilt werden.

Für das Empfangen von E-Mail auf dem zentralen Mailserver mailbox.hrz.tu-chemnitz.de gibt es ebenfalls eine Größenbeschränkung. Größenbeschränkungen anderer Mailbox-Server sind bei den Administratoren der Bereiche zu erfragen.

Einige Grundregeln:

  • Vor dem Senden großer E-Mails unbedingt mit dem Empfänger abstimmen, ob er die Daten empfangen kann und will! Beachten Sie, daß durch Kodierung die entstehende Datenmenge größer als die Dateigröße wird -
          Regel: Größe der E-Mail = Dateigröße * 1.33
  • Vorher auch über das Dokumentenformat abstimmen - E-Mail löst das Problem der inkompatiblen Dateiformate diverser Textverarbeitungsprogramme nicht.
  • Vorsicht beim Empfang von Word-Dateien - Prüfen auf Macro-Viren.
  • E-Mails, die bearbeitet sind, vom Mailserver (aus der "INBOX") löschen, evtl. in einen Ordner (Folder) schaffen.

Schließlich noch ein Ausschnitt aus der Statistik, der zeigt, dass die allermeisten E-Mails kurze Nachrichten unter 5 KBytes sind, die wenigen großen Mails jedoch für das meiste Datenaufkommen sorgen: 

Mail-Größe      < 5kB     < 20kB    < 100kB    < 200kB    > 200kB
Anzahl Mails     84.8%      10.5%       2.7%       0.5%       1.4%
Datenaufkommen    7.9%       4.0%       4.9%       3.4%      79.8%

Verzögerungen bei der Übermittlung von E-Mail

Die Übertragung von E-Mail erfolgt in den meisten Fällen im Minutenbereich (siehe Mailstatistiken). Dieser exemplarische Ausschnitt aus der Statistik zeigt dies: 

                                                           % der Mails
           An                                             übertragen in
         Mailserver                  #Mails   #kByte   1Min 5Min 1Std 1Tag
---------------------------------------------------------------------------
 mailbox.hrz.tu-chemnitz.de          106190 2363858.6    94   98   99   99
   ...
 t-online.de                           4093  338276.7    88   97   99  100
 aol.com                               2321   77229.7    79   92   99   99
 htwm.de                                559   18498.3    86   94   97  100
 fh-zwickau.de                          546   20365.1    87   97   99  100

Ist ein Übermittlungs-Server jedoch nicht erreichbar (Netzstörung, Server-Überlastung oder -Ausfall, Fehlkonfiguration), verzögert sich die Zustellung. Die zentralen Mail-Relays der TU sind momentan so eingestellt, daß sie bei verhinderter Zustellung nach 24 Stunden eine kurze Information an den Absender über die Verzögerung senden, nach weiteren 24 Stunden eine weitere: 

Ihre Nachricht an                        Your message to 
                    user@tiefschlaf.net
konnte bisher nicht versandt werden,     has not yet been delivered.
sondern steht noch in der Mail-Warte-    The message is queued for processing
schlange am Mailserver                   on the TU Chemnitz mailserver
                    jack.hrz.tu-chemnitz.de.
...

Kann nach 5 Tagen die Mail immer noch nicht zugestellt werden, wird sie an den Absender zurückgesendet.

Diese Zeiten sind so gesetzt worden, um auch ein langes Wochenende zu überbrücken (an denen werden manche Mailserver ausgeschaltet oder sie bevorzugen, den Betrieb ohne den Administrator einzustellen...), andererseits aber auch den Absender über die Verzögerung einer möglicherweise dringenden E-Mail zu informieren.

Da es (noch) keine verlässliche Rückmeldung über die Auslieferung einer Mail beim Empfänger gibt, sollte man sich bei wichtigen Nachrichten mit dem Kommunikationspartner auf eine kurze Rückmeldung nach dem Empfang verständigen.