TU Chemnitz: Universitätsarchiv: Informationen: Gesetze/Ordnungen: Ordnungen
Archivordnung der Technischen Universität Chemnitz
Vom 30. Mai 2000
In: Amtliche Bekanntmachungen der Technischen Universität Chemnitz,
Nr. 124/2000, S. 1496 f.
Geändert durch Satzung zur Änderung von Ordnungen für das Universitätsarchiv der Technischen Universität Chemnitz vom 20.07.2004
In: Amtliche Bekanntmachungen Nr.6/2004, S. 230
Geändert durch Satzung zur Änderung der Archivordnung der Technischen Universität Chemnitz vom 7. Juni 2007
In: Amtliche Bekanntmachungen Nr. 5/2007, S. 209
(Änderungen mit Kursivierung und * kenntlich gemacht)
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Präambel § 1 Begriffsbestimmungen § 2 Rechtsstatus § 3 Leitung § 4 Organisation und Dienstbetrieb § 5 Zuständigkeit und Aufgaben § 6 Benutzung und Gebühren § 7 Schlußbestimmungen |
Archivordnung der Technischen Universität Chemnitz
Präambel
Gemäß § 14 des Archivgesetzes für den Freistaat Sachsen (SächsArchivG) vom 17. Mai 1993 (SächsGVBl. S. 449) in der Fassung vom 25. Juni 1999 und
§ 101 des Sächsischen Hochschulgesetzes (SächsHG) vom 11.06.1999 (SächsGVBl. S. 294) gibt sich die Technische Universität Chemnitz folgende Archivordnung:
§ 1 Begriffsbestimmungen
(1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen. Zum Archivgut zählt auch Dokumentationsmaterial, das vom Universitätsarchiv ergänzend gesammelt wird. Archivwürdig sind Unterlagen, denen ein bleibender Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Regierung und Verwaltung, für Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Belange betroffener Personen und Institutionen oder Dritter zukommt.
(2) Zwischenarchivgut sind die zur vorläufigen Aufbewahrung durch das Universitätsarchiv übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und aus denen das Archivgut noch nicht ausgewählt worden ist. Auf Zwischenarchivgut finden insbesondere die Vorschriften der Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift der Sächsischen Staatskanzlei und der Staatsministerien über die Verwaltung des Schriftgutes (Registraturordnung) vom 02. Februar 2000 (SächsABl. Nr. 8/2000, Seite 158 ) in ihrer jeweils geltenden Fassung, die allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften und die Regelungen des Geheimnisschutzes Anwendung.
(3) Unterlagen im Sinne dieser Ordnung sind insbesondere Urkunden, Schriftgut, Bilder, Karten, Pläne, Risse, Filme und Tonträger sowie die auf rechnergestützten Datenträgern gespeicherten Daten einschließlich der dazugehörigen Dokumentationen.
§ 2 Rechtsstatus
Das Universitätsarchiv ist eine zentrale Einrichtung der Technischen Universität Chemnitz, die dem Rektoratskollegium untersteht.
§ 3 Leitung
Das Universitätsarchiv wird hauptamtlich von einem Leiter, der die Befähigung zum höheren Archivdienst oder eine entsprechende archivfachliche Ausbildung besitzt, geführt. Dieser ist für die fachliche Leitung, für die Verwaltung des Archivs und die Planung und Verwendung der finanziellen Mittel zuständig. Gleichzeitig ist er Fachvorgesetzter für die dem Archiv zugeordneten Mitarbeiter. Der Leiter ist dem Rektoratskollegium gegenüber verantwortlich. Er berichtet ihm mindestens einmal jährlich über die Tätigkeit des Archivs. *
§ 4 Organisation und Dienstbetrieb
(1) Das Universitätsarchiv untergliedert sich in seinen Beständen in die
Abteilung 1836 - 1945,
Abteilung 1945 - 1990,
Abteilung 1990 ff.,
Sammlungen,
Nachlässe und Schülermitschriften,
Verwaltungsarchiv.
Das Universitätsarchiv umfaßt auch das Archivgut von Bildungseinrichtungen, mit deren Auflösung und Übernahme von Aufgaben die Technische Universität Chemnitz beauftragt worden ist.
(2) Die Geschäftsordnung für die Zentrale Universitätsverwaltung gilt sinngemäß.
(3) Die Öffnungszeiten werden vom Rektoratskollegium im Benehmen mit dem Leiter des Universitätsarchivs festgelegt. **
§ 5 Zuständigkeit und Aufgaben
(1) Das Universitätsarchiv hat die Aufgabe eines öffentlichen Archivs für das Archivgut und die eines Verwaltungsarchivs (Altregistratur) für das Zwischenarchivgut.
(2) Das Universitätsarchiv ist als Verwaltungsarchiv zuständig für die gesamten, für den Geschäftsbetrieb nicht mehr ständig benötigten Unterlagen der Organisationseinheiten der Technischen Universität Chemnitz. Diese sind verpflichtet, die Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ständig benötigen, dem Universitätsarchiv zu übergeben. Unabhängig davon sind alle Unterlagen jedoch spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Universitätsarchiv zu übergeben. Ihnen ist es nicht gestattet, Unterlagen zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten. Das Universitätsarchiv erfasst und übernimmt als Verwaltungsarchiv die Unterlagen mit von den abgebenden Organisationseinheiten gefertigten Verzeichnissen als Zwischenarchivgut. Dauernd aufzubewahrende Unterlagen werden mit der Übernahme in das Universitätsarchiv Archivgut. Sofern der Zeitpunkt der geplanten Übergabe mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist zusammenfällt und die Unterlagen nach Feststellung des Universitätsarchivs nicht archivwürdig sind, werden sie durch die jeweilige Organisationseinheit vernichtet oder der Vernichtung zugeleitet.
(3) Das Universitätsarchiv bewertet die Unterlagen spätestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit. Unterlagen, welche nicht als Archivgut zur dauernden Aufbewahrung bestimmt sind, sind zu vernichten. Dies gilt nicht, wenn Rechtsvorschriften oder schutzwürdige Belange Betroffener entgegenstehen. Über die Vernichtung ist ein Nachweis zu fertigen, der dauernd aufzubewahren ist.
(4) Das Universitätsarchiv verwahrt und erhält das Archiv- und Zwischenarchivgut. Es schützt das Archiv- und Zwischenarchivgut nachhaltig durch die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor unbefugter Benutzung, vor Beschädigung oder vor Vernichtung. Archivgut ist Teil des Kulturgutes der Technischen Universität Chemnitz und damit des Freistaates Sachsen. Es ist unveräußerlich.
(5) Das Universitätsarchiv erschließt das Archivgut und macht es nutzbar. (Satz 2 und 3 gestrichen)
(6) Das Universitätsarchiv kann Unterlagen Dritter, soweit sie einen Bezug zur Technischen Universität Chemnitz bzw. deren Vorläufer haben, übernehmen. Die Übernahme der Unterlagen erfolgt durch Kauf, Schenkung oder sonstiges Rechtsgeschäft.
(7) Das Universitätsarchiv wertet Archivgut aus und wirkt an der Erforschung und Vermittlung der Universitätsgeschichte und der Geschichte der ihr eingegliederten Lehr- und Forschungseinrichtungen mit.
(8) Das Universitätsarchiv stellt Bescheinigungen insbesondere über Studienzeiten, Zeugnisse, belegte Vorlesungen, Examina, Diplome aus, soweit sie durch Unterlagen im Archiv belegt sind.
§ 6 Benutzung und Gebühren
(1) Die Nutzung des Archivgutes ist in der Benutzungs- und Gebührenordnung für das Universitätsarchiv der Technischen Universität Chemnitz vom 07. Juni 2007 geregelt. Rechtsansprüche im Sinne von § 6 SächsArchG sowie §§ 17 und 18 des Sächsischen Datenschutzgesetzes in ihrer jeweils geltenden Fassung von Personen, deren Rechte durch das Vorhandensein sie betreffender Daten im Universitätsarchiv betroffen sind, bleiben unberührt.
(2) Das Universitätsarchiv erhebt für die von ihm erbrachten Leistungen und für die Benutzung seiner Einrichtungen Gebühren und Auslagen gemäß § 13 der Benutzungs- und Gebührenordnung für das Universitätsarchiv der Technischen Universitätsarchiv Chemnitz.*
§ 7 Schlussbestimmungen
(1) Diese Archivordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Technischen Universität Chemnitz in Kraft.
(2) Gleichzeitig treten alle bisherigen Ordnungen und Regelungen für das Universitätsarchiv und die darin aufgegangenen Archive mit Ausnahme der Benutzungsordnung für das Universitätsarchiv außer Kraft.
Chemnitz, den 30. Mai 2000
Der Rektor
der Technischen Universität Chemnitz
Prof. Dr. C. von Borczyskowski
Änderungen:
* Ergänzung
** Neufassung
