Hinweise für Abgaben an das Archiv
Hinweise zum Archivieren
Einige
Gesetzliche Aufbewahrungsbestimmungen
Hinweise zum
Archivieren
Das in den Lehrstühlen, Fakultäten und der Verwaltung entstehende Schriftgut ist Eigentum der
Universität und damit des Freistaates Sachsen, und somit muß es nach dem Sächsischen
Archivgesetz und der
Archivordnung der Technischen
Universität Chemnitz dem zuständigen Archiv, d.h. dem Universitätsarchiv, zur
Übernahme angeboten werden. Diese Anbietungspflicht ist gegeben, wenn es nicht mehr für
den laufenden Dienst- bzw. Lehrbetrieb benötigt wird, wobei gesetzliche
Aufbewahrungsbestimmungen zu berücksichtigen sind, spätestens jedoch 30 Jahre nach dem
Entstehen des betreffenden Schriftgutes. Wenn eine Aktenübergabe an das Archiv geplant
ist, sollte man sich einige Zeit vorher ins Benehmen mit dem zuständigen Archivleiter
setzen. Vom Universitätsarchiv erhalten Sie
Abgabelisten, die in dreifacher
Ausfertigung anzufertigen sind.
Dabei sind die Akteneinheiten für die gesamte Ablieferung
(von 1 - n) durchgehend zu nummerieren, und wenn es mehr als eine Liste wird, diese
ebenfalls fortlaufend zu nummerieren. Durch die anbietende Stelle sind die Spalten 1, 2,
3, 6, 7 und 8 auszufüllen, wobei in Spalte 8 eventuell vorhandene gesetzliche
Aufbewahrungspflichten vermerkt werden sollen. Die Listen sind von dem Verantwortlichen
der aktenführenden Stelle zu unterschreiben. Aus den Akten sind eventuell vorhandene
Metallteile, wie Büro- und Heftklammern, zu entfernen, soweit dadurch nicht der
Zusammenhalt von Vorgängen gefährdet wird. Von den Abgabelisten ist eine schon vor der
Aktenübergabe dem Universitätsarchiv zu übersenden, damit hier bereits an Hand der
aufgeführten Aktentitel eine erste Bewertungsentscheidung durch den Archivar getroffen
werden kann. Danach kann je nach dem Umfang der zu übernehmenden Akten, ein
Archivmitarbeiter sich das Schriftgut vor Ort ansehen und bereits bei der abgebenden
Stelle entscheiden, was durch eine vereinfachte Kassation sofort vernichtet werden kann.
Diese ist durch ein entsprechendes Protokoll nachzuweisen. Die Aktenübergabe selbst
erfolgt an einem vereinbarten Termin durch den für die Ablieferung festgelegten
Sachbearbeiter des Registraturbildners aufgrund der vorliegenden Abgabelisten im
Universitätsarchiv, Untergeschoß der Reichenhainer Straße 41. Nach der vorläufigen
Einarbeitung des Materials erhalten die abgebenden Stellen ein Exemplar der Abgabeliste
zurück, in der durch das Archiv für eine mögliche spätere Recherche eine Zugangsnummer
festgehalten wurde. Nach Möglichkeit ist ein fakultätseinheitlicher Abgabezeitraum
festzulegen, da das Archiv selbst unmöglich den Überblick über alle Lehrstühle und
Verwaltungseinrichtungen der Universität behalten bzw. die Abgabe geordnet koordinieren
kann.
Einige gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Dauernde
Aufbewahrung
| Aktenverzeichnisse,
Amtsübergabeakten, Amtsübergabeprotokolle, Archivverzeichnisse, Ausschußprotokolle,
Bauaufsichtsakten, Benutzungsordnungen, Besoldungslisten, Beurkundungen, Unterlagen über
Bibliotheksverzeichnisse, Chroniken, Datenschutz-Unterlagen, Dienstverträge leitender
Personen, Disziplinarvorgänge, Verleihung von Ehrenbezeichnungen, Erklärungen zur
Wahrung des Datenschutzes, Errichtung eigener Einrichtungen, Akten über Festschriften,
Gebührenordnungen, Gründungsakten, Gutachterausschüsse, Akten der Jubiläen,
Lohnlisten, Mitgliederverzeichnisse, Mitteilungsblätter der eigenen Verwaltung,
Öffentlichkeitsarbeit, Vorgänge zu Personalakten der leitenden Dienstkräfte und
Wahlbeamten, Protokollbücher, Rechnungsbücher, Rechnungsführung, Unterlagen über die
Rechnungslegung, Unterlagen der Rechnungsprüfungen, Rechtsnormen, Hauptakten, Satzungen,
Statistische Berichte, Stellenpläne, Stiftungen, Akten über Verträge, über Erwerb,
Verkauf und Dienstbarkeiten an Grundbesitz und Gebäuden, Verwaltungsberichte |
100 Jahre
| Personalakten der vorzeitig
ausgeschiedenen Bediensteten (Die Frist rechnet ab dem Tage der Geburt) |
50 Jahre
| Akten über
Dienststrafsachen, Akten über Versorgungsausgleiche |
30 Jahre
| Allgemeines Kapitalvermögen,
Angelegenheiten nach Art. 131 des Grundgesetzes, Beihilfen. Hauptakten, Denkmäler,
Errichtung von Denkmalschutz, Denkschriften, Depotbescheinigungen, Ehrenzeichen und Orden,
Eide, Akten über Entscheidungen grundsätzlicher Bedeutung, statistische Erhebungen,
Festliche Begebenheiten geschichtlicher Bedeutung, Finanzaufsicht, Akten der Gedenktafeln,
Gehaltskonten, Gewährleistungsverzeichnisse, Grunderwerbsurkunden, Grundstücksakten,
Grundstücksverkaufsurkunden, Grundstücksverbindlichkeiten, Hauptakten, Hauptbücher zu
den Jahresrechnungen, Haushaltspläne, Haushalts- und Vermögensrechnungen,
Haushaltssatzungen, Jahresberichte, Jahresrechnungen, Krankengeschichten, Kunstwerke
(Erwerb und Veräußerung), Lagepläne, Miet- und Pachtverträge, Ordnung der Vertretung
der Dienststellen, Planungsangelegenheiten, Prüfungsakten der Verwaltungsschulen,
Satzungen, Akten über den Erlaß von Schenkungen, Bau von Sportanlagen, Urkunden,
Veröffentlichungen der Verwaltungen, Verträge |
20 Jahre
| Amtsblätter,
Aufgabengliederungen der Organisationseinheiten, Gerichtliche Vergleiche,
Geschäftsberichte der Verwaltungen, Geschäftsordnungen, Geschäftsverteilungspläne,
Lehr- und Lernmittel für Schulen, Organisation der Verwaltung, Stellenplanunterlagen,
Verwaltungsgliederungspläne, Verwaltungsstreitverfahren |
10 Jahre
| Aktenordnungen, Aktenpläne,
Arbeitszeitregelungen, Aufstellung der Haushaltspläne, Außerordentliche
Rechnungsprüfungen, Ausweise, Buchhaltungskonten, Bußgeldverfahren, Dienstanweisungen,
Diensträume, Akten über Dienstsiegel, Unterlagen zu Dienstwohnungen, Eingangsbücher,
Finanzierungsunterlagen, Gebührennachweise, Geschäftsanweisungen, Geschäftsbücher,
Geschäftsgang, Kontrollunterlagen, Gesundheitsangelegenheiten, Gutachten, Handakten der
leitenden Bediensteten, Haushaltspläne, Aufstellungen, Kassenbücher, örtliche und
überörtliche Kassenprüfungsberichte, Krankenblätter, Krankheitsmeldungen,
Mietverträge, Nachlaßsicherungen, Personalbeiakten, Personalvertretungssachen,
Portobücher, Posteinlieferungsbücher, Sachkonten der Kassen, Schadensakten,
Spendenbescheinigungen, Teilhaushaltsrechnungen, Unfallakten, Vereinsakten,
Verlustmeldungen, Verwahrbücher der Kassen, Vorschußbücher der Kassen,
Wartungsverträge, Zahlungsbeweise |
6 Jahre
| Abgangslisten,
Fernsprechgebührenunterlagen, Kassenbelege, Kontogegenbücher, Rechnungen, soweit nicht
zu besonderen Akten zu nehmen, Rechnungsbelege der Kassen |
5 Jahre
| Aktenregister, Angebote bei
Auftragsvergaben, Arbeitsstundennachweise, Ausschreibungsunterlagen,
Bestandsverzeichnisse, bewegliches Vermögen, Bücherkarteien, Bücherverlustmeldungen,
Dienstausweise, Unterlagen, Einzelakten, Gebührenverzeichnisse, Gerätekarteien,
Handakten, Kontoauszüge, Lagerbelege, Lohnkonten, Lohnzettel, Magazinbelege, Nebenakten,
Postein- und ausgangsbücher, Prüfungsarbeiten, Statistiken, Stundenzettel,
Verbesserungsvorschläge, Verwaltungsgebührennachweise |
3 Jahre
| Arbeitspläne,
Inventarnachweise, Stellenausschreibungen, Wachbücher |
2 Jahre
| Amtshilfeangelegenheiten,
Anfragen allgemeiner Art, Auszahlungslisten, Beschwerden, Gebührenerhebungen,
Lieferscheine, Mahnsachen, Akten über Urlaubsanträge, Urlaubslisten, Vermögenswirksame
Leistungen, Anträge |
Diese
Angaben wurden entnommen:
| Eckard G. Franz:
Aufbewahrungspflichten in Betrieb und Verwaltung. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen,
Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungsformen. Hannover: Klages, 1991. |
Dabei ist
unbedingt zu beachten, daß diese Fristen durch landesspezifische Gesetze in Sachsen
abgewandelt sein können. Die aufgeführten Fristen sind also nur als Anhaltspunkt zu
verstehen. Im Einzelfall müssen die diesbezüglichen Gesetze herangezogen werden. Die
Aufbewahrungsfrist bedeutet auch , daß die Unterlagen vernichtet
werden, sondern entsprechend der Archivordnung
dem Universitätsarchiv angeboten werden sollen.
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Anfragen an:
Universitätsarchiv Chemnitz |
