Wieder nix

"Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen..." – so beginnen angesagte Absagen.

Von Dennis Kittler

Trotz Aufschwung, angesprungenem Jobmotor und zurückgehender Arbeitslosenzahlen liegen sie zum Leidwesen vieler noch immer im Briefkasten: dicke A4-Umschläge, gefüllt mit der eigenen Bewerbungsmappe und einem Anschreiben, das genau genommen ein Abschreiben ist, weil es die Hoffnung auf eine Anstellung mit wenigen Sätzen zunichte macht. Zum Einstieg ein Häppchen gefällig?

Sehr geehrter Herr Soundso,

wir bedanken uns herzlich für das von Ihnen unserem Unternehmen entgegengebrachte Interesse. Nach Sichtung aller eingegangenen Bewerbungen müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Sie aufgrund der zahlreichen Bewerbungen nicht in die engere Auswahl nehmen konnten. Bitte verstehen Sie diese Entscheidung nicht als Wertung Ihrer Fähigkeiten. Andere Bewerber passen nur besser in das Profil der ausgeschriebenen Stelle.

Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Unterlagen zurück. Für Ihren weiteren Lebensweg wünschen wir Ihnen alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen,
die Absager.

Dieses Schreiben ist konstruiert, doch enthält es alle Eckpunkte einer typischen Absage: (1) eine Anrede, (2) Dankesworte für die Bewerbung, (3) einen Ausdruck des Bedauerns, dass man sich gegen den Bewerber entschieden hat, (4) eine Versicherung, dass es nicht an den Fähigkeiten des Bewerbers lag, (5) die Rückgabe der Bewerbungsunterlagen, (6) gute Wünsche für den weiteren Werdegang und (7) eine Grußformel. So weit, so gut.

Da war ein anderer schneller...

Die Gründe fürs Scheitern offenlegen
Macht es eigentlich Sinn, sich mit einer Absage über das reine Wahrnehmen selbiger hinaus tiefer gehend auseinander zu setzen? Nein, möchte man meinen. Die Trauer ist schließlich groß genug, dass es nicht gereicht hat. Also in den Papierkorb damit. Oder doch nicht?

Eigentlich nicht. Denn: Eine Absage beinhaltet im günstigsten Fall einen Hinweis auf die Gründe, weshalb es nicht zum Job gereicht hat – und zwar über den reinen Vermerk hinausgehend, dass ein anderer besser war. Hat der Bewerber nicht sogar ein Recht, nachdem er seinen eigenen Lebenslauf offengelegt hat, nun auch vom Unternehmen zu erfahren, warum es nicht gereicht hat? Auch das Personalmarketing erkennt inzwischen, dass Schweigen zwar die für ein Unternehmen preisgünstigste Variante ist, aber beim Bewerber zugleich einen unguten Beigeschmack hinterlässt. Das bezieht sich einerseits auf generelles Schweigen – also das komplette Verzichten auf eine Absage – wie auch andererseits auf das bloße Versenden einer Standardabsage mit allerlei Allgemeinplätzen.

Schweigen schadet dem Unternehmensimage
Es ist sogar so, dass das Personalportal Monster.de den Personalabteilungen eines Unternehmens rät, die Absagenkommunikation nicht zu vernachlässigen, da sie Wirkungen auf das Unternehmensimage hat. Selbst mittelständische Unternehmen bekommen mitunter auf eine Stellenausschreibung hundert oder mehr Bewerbungen, von denen letztlich nur eine erfolgreich sein wird. Die anderen – schließlich allesamt nicht nur Bewerber, sondern auch potenzielle Kunden – können mit lieblos formulierten Absagen schnell gegen das Unternehmen aufgebracht werden. Schließlich verlangt ein Unternehmen auch von seinen Bewerbern, dass diese eine Anschreiben personalisiert, also auf die spezifische Stelle zugeschnitten formulieren.

Kurz und knapp.

Der Knackpunkt: Auf Hunderte Bewerbungen kann man nicht individuell antworten. Das würde Zeit und Geld kosten, was speziell bei großen Konzernen mit Zehn- oder Hunderttausenden Bewerbungen im Jahr zur Sprengung des Budgets der Personalabteilungen führen würde. Aber: „Warum rufen Sie nicht bei einem wirklich guten Kandidaten kurz an und teilen ihm persönlich mit, dass er nur zweiter Sieger wurde, bevor er die Unterlagen auf dem Postweg zurück erhält?“, fragt Personalberaterin Doris Brenner in einem Beitrag für Monster.de. Das gehöre zu einer guten Kommunikation dazu.

Mit Witz den Bewerber trösten
Dass selbst Absageschreiben nicht ideen- und lustlos formuliert sein müssen, hat vor drei Jahren ein Wettbewerb zweier Personalmanagement-Unternehmen gezeigt: Teilgenommen hatten zahlreiche Firmen, die nicht nur 08/15-Absagen rausschicken, sondern eine persönliche Note beifügen, die potenziell für eine erneute Bewerbung motivieren kann. Auch hier ein Beispiel:

Sehr geehrter Herr Soundso,

wir wollen Ihre Geduld nicht unnötig strapazieren. Wir haben uns sehr bemüht, für Sie das Richtige zu finden. Doch bei Ikea fühlen sich die Mitarbeiter so wohl, dass wir leider derzeit nicht den passenden Arbeitsplatz für Sie haben. Eines ist sicher: Ihre Bewerbung hat uns sehr gut gefallen und wir freuen uns, wenn Sie uns wieder einmal schreiben.

Bis dahin wünschen wir Ihnen viel Erfolg für Ihre berufliche Zukunft. Und richten Sie sich doch einfach mit uns ein.

Freundliche Grüße.

Andere Teilnehmer fragten an, ob sie die Unterlagen des Bewerbers vorerst „zwischenparken“ dürfen, um zu einem späteren Zeitpunkt beim Freiwerden einer passenden Stelle darauf zurückkommen zu können.

Konkrete Angaben, weshalb ein Bewerber etwas schwächer war als ein anderer – falsche Frisur, schlechtere Noten, ungenügende Fremdsprachenkenntnisse – finden sich jedoch auch darin nicht. Damit gehen Unternehmen offenbar traditionell zurückhaltend um. Meist kommt es auf die Initiative des Bewerbers an, zum Telefonhörer zu greifen und aktiv nachzufragen. Selbst das führt aber nicht immer zum Erfolg, da sich viele Personalverantwortliche auf den Standpunkt zurückziehen, sie könnten nicht für jeden Bewerber eine Einzelbewertung abgeben.

Standardiert, aber freundlich.

Vorsicht Diskriminierungsgefahr
Seit August 2006 ist die Zurückhaltung noch etwas größer geworden: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, im Sprachgebrauch Antidiskriminierungsgesetz, trat in Kraft. Es verbietet, einen Menschen „aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen“, heißt es in Paragraf eins des Gesetzestextes. Die Folge: Personaler bemühen sich, Absagen so allgemein wie möglich zu formulieren, um bloß nicht in den Verdacht zu geraten, einen Bewerber gesetzeswidrig benachteiligt zu haben.

Für den Bewerber ist diese Art der Nicht-Kommunikation nicht ideal, schiebt doch nun ein Gesetz einer offenen Kommunikation einen Riegel vor. Auskünfte zu den wahren Gründen, ob in einem Schreiben oder in einem persönlichen Gespräch, dürften in Zukunft zu kurz kommen, da sich Unternehmen vor Klagen fürchten müssen. Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Personalführung vom November 2006 zeigt, dass vier von fünf der teilnehmenden 123 Unternehmen nach eigenen Angaben seit der Einführung des Gleichbehandlungsgesetzes nur noch inhaltsleere Absageschreiben verschicken. 30 Prozent der Unternehmen machen auch auf Nachfrage keine Angaben über die Gründe für das Scheitern eines Bewerbers.

Mal den Absagern absagen
Bei aller Standardisierung, Bürokratie, Geheimniskrämerei in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Bewerber: Eine Initiative, die es schon seit zweieinhalb Jahren gibt und sich „Absageagentur“ nennt, regt zum Verschicken von Absagen an – nur dass nicht der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer absagt, sondern umgekehrt. Das Prinzip: Schreibt etwa Coca Cola eine Stelle aus, dann kann jeder für sich entscheiden, ob das Unternehmen für ihn als Arbeitgeber in Betracht kommt. Falls nicht, könnte eine Absage wie folgt lauten:

Sehr geehrte Frau Soundso,

ich muss Ihnen leider mitteilen, dass ich das von Ihnen angebotene Praktikum im Hause Coca Cola nicht annehmen möchte. Meine Gründe dafür sind weniger durch das beschriebene Aufgabenprofil bedingt als durch die Politik Ihres Unternehmens. (...)

Ich bedaure, Ihnen keine günstigere Nachricht geben zu können und wünsche Ihnen und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihrer Firma weltweit für die Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen.

Die Ehrlichkeit ist erfrischend. Oder?

Link:
Sie dreht den Spieß um: die Absageagentur.

Veröffentlicht am 18.12.2007
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