Film und Ton in Powerpoint einbinden
Man kann Videofilme und Musikdateien in eine Präsentation einbauen. Powerpoint greift auf das Multimedia-System des jeweiligen Betriebssystems zurück. Ist Windows nicht mit diesen Fähigkeiten bestückt oder sind die Multimedia-Einstellungen unterschiedlich, tauchen Probleme auf. Falls die Präsentation auf einem anderen Rechner gezeigt werden soll, sollten die am häufigsten verwendeten Formate für Multimedia-Dateien gewählt werden. Das sind AVI für Filme und WAV für Sound. Das ist zwar immer noch keine hundertprozentige Garantie, dass die Dateien auch wirklich abgespielt werden, aber die Fehlerquote ist bereits auf ein Minimum reduziert.

 

Dateiformate
Powerpoint kann folgende Formate für Video- und Audio-Dateien einfügen und abspielen:

 

Audio
• Microsoft Wave (*.wav)
• Audio Interchange File Format (*.aiff, *.aif, *.aifc)
• Motion Pictures Expert Group Layer-3 (*.mp3, *.m3u)
• Musical Instrumental Digital Interface (*.midi, *.mid, *.rmi)
• Unix-Environment (*.au, *.snd)
• Microsoft Streaming Format (*.asf, *.asx)
• CDAudio (*.cda)

Video
• Audio Video Interleave (*.avi)
• Windows Media Video (*.wmv)
• Quicktime-Dateien (*.mov), die mit der Quicktime-Version 1 oder 2 entstanden sind
• Motion Picture Experts Group (*.mpg, *.mpeg, *.m1v, *.mp2, *.mpa, *.mpe)
• Microsoft Streaming Format (*.asf, *.asx)
• Animated GIF (*.gif)

 

Was ist mit DivX-Videos?
DivX ist ein spezieller AVI-Codec. Es werden leider (noch?) keine DivX-codierten AVI's abgespielt! Eine Einbindung von DivX-codierten AVI's ist deshalb nicht möglich. Auch dann nicht, wenn auf dem PC der DivX-Codec installiert ist.

 

Videos umwandeln

Falls ein nicht unterstütztes Video (z.B. DivX-AVI) vorliegt, empfiehlt es sich, dieses vor dem Einbetten in die Präsentation in ein anderes AVI-Format (cinepak, Intel Indeo) oder MPG umzuwandeln. Das kann man z.B. mit dem MovieMaker von WinXP selbst erledigen. Unter Programme --> Zubehör --> MovieMaker starten, Datei importieren und anschließend aus der Timeline den fertigen Film im wmv-Codec erstellen. WMV spielt PowerPoint auf jeden Fall ab.

 

In Powerpoint einfügen
Filme können über das Menü "Einfügen --> Film und Sound --> aus Datei" eingefügt werden. In Powerpoint 2003 (XP) wird man sofort danach gefragt, ob der Film während der Bildschirmpräsentation automatisch ablaufen soll. Es brauchen keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden, wenn man hier mit "JA" antwortet.

Alternativ zu dieser Variante kann ein Film auch mit "Einfügen/Objekt" in die Präsentation integrieren werden. Bei dieser Art des Einfügens wird während des Abspielens die Leiste des Mediaplayers angezeigt, mit der der Film gestoppt oder nochmal abgespielt werden kann. "Aus Datei erstellen" wählen und Filmdatei suchen. Das Video wird als Fenster gezeigt, die Wiedergabe muss selbst gestartet werden.

• Markieren des Videosymbols und klicken auf "Bildschirmpräsentation/Benutzerdefinierte Animation".
• In Powerpoint 2003 (XP) wählt man im Arbeitsbereich "Effekt hinzufügen/Objektaktion" und markiert "Wiedergabe".

 

Fehlerquellen
Leider tauchen immer wieder Fehler in Zusammenhang mit Multimedia-Dateien auf. Die Suche nach der Ursache ist schwierig und liegt oftmals an den unterschiedlichen Multimedia-Fähigkeiten der PCs. Je neuer ein Video- oder Audioformat ist, desto größere Schwierigkeiten können beim Abspielen auf verschiedenen Systemen vorkommen.

 

Checkliste bei Problemen

• Quicktime, Generell unterstützt Powerpoint keine Quicktime-AVIs der Versionen 3 und 4
• CODECs Kontrollieren Sie die installierten CODECs unter "Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Multimedia". Auf der Registerkarte "Geräte" sind einmal die Komprimierungs-CODECs für Audio und einmal für Video aufgeführt.
• Treiber, Sind die neuesten Updates für den Treiber der Video- bzw. Soundkarte installiert?
• Sind die Pfadangaben korrekt?

Es gibt eine Reihe von Videoformaten, die am gebräuchlichsten sind: AVI, MPEG2, MPEG4, Quicktime oder Streaming-Formate. Grundsätzlich gilt: Wenn die Präsentation auf anderen Rechnern laufen soll, ist der kleinste "gemeinsame Nenner" richtig. Und das sind momentan AVIs und WAVs. Bei allen anderen Formaten kann es vorkommen, dass sie nicht abgespielt werden, wenn der Zielrechner nicht über die entsprechenden Einstellungen und CODECs verfügt.

 

WICHTIG
Denken Sie daran, dass Videos und Sound niemals in der Präsentation eingebettet sind! Sie sind immer nur verknüpft. Wenn Sie Präsentationen weitergeben oder auf CD brennen wollen, müssen Sie unbedingt vor dem Einbinden der Dateien alles in den gleichen Ordner speichern, in dem später Ihre Präsentation gespeichert wird. Nur Dateien aus dem exakt gleichen Ordner werden ohne Laufwerks- und Pfadangabe in die Präsentation übernommen. Aus anderen Ordnern oder Unterordnern merkt sich Powerpoint immer den kompletten Pfad und den Laufwerksbuchstabe. Spielt man die Präsentation später auf einem anderen System ab, das andere Laufwerkskennbuchstaben hat, findet Powerpoint seine Medien-Dateien nicht mehr.

 

Mit PowerPoint unterwegs
Eine weitere Problematik stellt das Abspielen der Präsentation mit unterschiedlichen Office-Versionen dar. In Abhängigkeit von der Version, laufen Präsentationen auf anderen Systemen fehlerhaft, bzw. überhaupt nicht. Abhilfe schafft hier, alle PCs mit der gleichen Software-Version auszustatten. Ist das nicht möglich, bzw. ist Ihnen die PowerPoint-Version auf dem Fremd-PC bekannt, sollten Sie beim Speichern der Präsentation die entsprechende Version angeben. Um ganz sicher zu gehen, ist das Speichern in verschiedenen Versionen empfehlenswert. Eine recht elegante Lösung beim Einsatz auf "unbekannten" PCs (Dienstreise), bietet der Einsatz des PowerPoint-Viewers.

Der Microsoft PowerPoint-Viewer ist ein Programm, das zum Ausführen von Präsentationen auf Computern verwendet wird, auf denen Microsoft PowerPoint nicht installiert ist. Mit Hilfe der Funktion Pack & Go-Assistenten (bei PP 97-2000), bzw. Verpacken für CD... (PP Version 2003) können Sie den Viewer auf demselben Datenträger speichern, auf dem bzw. in dem sich auch die Präsentation befindet. Anschließend können Sie den Viewer und die Präsentation zusammen auf einem anderen Computer ausführen. Zu finden ist diese Funktion in PowerPoint unter dem Auswahlfenster Datei -->

Der Viewer, der gratis und ohne zusätzliche Lizenzen vertrieben wird, ist ebenfalls auf dieser Seite unter Downloads (Programme) verfügbar.

Der Viewer2003 unterstützt alle Funktionen von PowerPoint 97 und PowerPoint 95 sowie die meisten Funktionen von PowerPoint 2000 und PowerPoint 2002. Zu den nicht unterstützten Funktionen von PowerPoint 2000 zählen Bildaufzählungszeichen und die automatische Nummerierung. Auch einige der Animationseffekte von PowerPoint 2002 werden vom Viewer nicht unterstützt.

Kennwortgeschützte Präsentation können nicht im Viewer gestartet werden.

Ist die CD fertig gebrannt, kann sie in jeden Rechner eingelegt werden und startet unabhängig von der Windows-Version automatisch die Präsentation, egal ob auf dem System Powerpoint installiert ist oder nicht.

 

Zusammenfassung:

• PowerPoint-Viewer installieren
• Präsentation erstellen und speichern
• Datei --> Pack & Go (bzw. Verpacken für CD) ausführen
• CD brennen
• Fertig und läuft

Tipp:
Man kann den PowerPoint-Viewer auf dem "fremden" PC fest installieren und die Präsentationen generell darüber ansehen. Bei Aufruf öffnet sich ein Fenster und man muß nur noch die entsprechende PowerPoint-Datei suchen und öffnen.

Was noch alles mit PowerPoint zu beachten ist, erfährt man ganz ausführlich von Dipl. Ing. Sven Pfeiffer vom Institut für Baukonstruktion, der Universität Stuttgart - hier mit freundlicher Genehmigung als pdf-Datei | Download

d.b.